Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Знакомство с уставом проекта

Устав проекта существует давно, с тех пор как появилась концепция работы. Египтяне использовали уставы проекта, чтобы создать пирамиды. Так же поступили и греки, чтобы воздвигнуть Парфенон. Даже римляне использовали устав проекта, чтобы создать Колизей. Маленький Джонни использовал устав проекта, чтобы создать макет дома из элементов конструктора Лего.

Несмотря  на  то, что приведенные примеры разнятся во времени  и в методах, использованных для создания этих структур, объединяющей их красной нитью проходит успех, основанный на создании, поддержании и наблюдении за уставом проекта.  Египтяне могли создать устав проекта с помощью иероглифов на песке, Греки могли высечь  его на горе Олимп, Римляне могли описать  его на латыни, и маленький Джонни мог использовать мел на кухонном столе. Суть не в том, насколько сложным или продуманным был устав проекта, а в том, что он был необходим, так как от его подготовки  и функционирования в качестве основы зависело создание всех вышеперечисленных структур.
Хотя научное сообщество может тратить дни на создание определений сложностей, информационных требований и внутренней динамики устава проекта, любой может понять его идею, используя простые слова: "что мы пытается сделать?"

Хотя термин «устав проекта» в рабочем порядке применяется и признается в рамках сферы информационных технологий (IT), концепция устава проекта применима к организационному стратегическому планированию, формированию корпоративного бюджета и рабочему контролю. Сложно представить президента корпорации или генерального директора, выполняющего свои задачи без определения и документирования того, "что мы пытаемся сделать?", или финансового директора, поддерживающего финансовый контроль без определения и документирования того, "что мы пытаемся сделать?". Концепция " что мы пытаемся сделать?" проникает в каждую грань каждой организации. Достаточно сказать, что  недолгим было бы пребывание в должности генерального директора того, кто не может четко сформулировать и получить одобрение того, " что мы пытаемся сделать?" от заинтересованных лиц.

На первый взгляд, для генерального директора, финансового директора или руководителя информационного проекта  рассмотрение устава проекта, с точки зрения вопроса " что мы пытаемся сделать?", кажется простой задачей. В реальности это может стать очень сложной задачей. Объем определений и объяснений, требуемый в уставе проекта, зависит от значительности и сложности вопроса "что мы пытаемся сделать?". Устав проекта, документирующий то, как один человек должен выкапывать яму в земле, может быть записан на половине листа бумаги, в то же время устав проекта, документирующий то, как отправить космический корабль на луну и обратно, мог бы занять много страниц.
Использование устава проекта имеет столько вариантов, каково число организаций, создающих и применяющих его. В некоторых случаях устав проекта является краеугольным камнем проекта и зависит от всего проекта. В других случаях устав проекта является названием проекта и его кратким описанием. Устав проекта адаптирован и изменен организациями так, чтобы он мог решить множество проблем. Ниже перечислено несколько ситуаций, в которых используется устав проекта.

Корпоративная: описание проекта

Как начальный документ проекта, устав проекта устанавливает цели, исходя из которых проект будет начат, спланирован, выполнен и завершен. Описание проекта отразится на его размере и сложности. Он может включать в себя следующее:

  • Назначение проекта.
  • Масштаб.
  • Цели.
  • Ресурсы (человеческие ресурсы и прочие), используемые в проекте.
  • План.
  • Оценка затрат.
  • Иерархия и организация проекта.
  • Риски и влияние, которое проект окажет на организацию.

Устав проекта не является инертным документом, он развивается и поддерживается в таком состоянии, чтобы отражать изменяющиеся обстоятельства и условия, связанные с проектом. Устав проекта устанавливает среду и границы проекта, чтобы обеспечить то, что все заинтересованные лица проектной группы и ресурсы имеют общую точку отсчета и понимания проекта на протяжении всего срока его существования.

Корпоративная: авторизация проекта

Устав проекта дает возможность заинтересованным лицам организации рассмотреть и оценить приоритеты. Использование устава проекта для получения формальной авторизации гарантирует взаимосвязь между корпоративной стратегией, планированием и организацией бюджета и организационными ресурсами, выделенными для завершения проекта. Это обеспечивает сосредоточение организационных ресурсов на авторизованных проектах.

Корпоративная: управление масштабом проекта

После установления среды и границ проекта и получения формального одобрения устав проекта можно использовать для отслеживания и оценки масштаба проекта от начала до конца. Заинтересованные лица проекта могут ссылаться на устав проекта, чтобы отслеживать прогресс и направление проекта по отношению к исходной среде и границам, которые они изначально одобрили. Это дает заинтересованным лицам возможность остановить, задержать или ускорить приоритеты проектной группы IT, чтобы лучше отражать производственные потребности организации. Это также позволяет проектной группе IT пересматривать свою работу, основываясь на решениях и утверждениях заинтересованных лиц организации.

Корпоративная: формальный предоставляемый результат

Устав проекта создает рабочую предпосылку для содействия развитию структуры и формальной документации. Это очень важно для получения эффективных результатов в сфере IT. Данная концепция структуры и документации может быть применена организацией для введения контроля качества и улучшения обслуживания и поддержки приложений.

Проект: планирование и контроль над показателями

После авторизации устав проекта может действовать как основа для планирования проекта. Руководитель проекта может ссылаться на изначальное описание, принятое и авторизованное в уставе проекта, чтобы обеспечить большую ясность и подробную информацию о том, как проект будет выполняться. Планы проекта, графики проекта, ресурсы проекта, распределения бюджета проекта получаются из авторизованного устава проекта.

Проект: обмен информацией в группе

Авторизованный устав проекта предоставляет механизм, на который проектная группа будет полагаться в течение всего времени существования проекта. Он является основой для предоставляемых результатов и рабочих продуктов, указанных в плане проекта и в графике проекта. Наличие готовой формальной документации предоставляет несколько выгод. Проектные группы разработчиков будут иметь доступ к необходимой информации, что позволит сделать обмен информацией между проектными группами согласованным и основанным на формальных утверждениях, все члены проектных групп разработчиков могут полагаться на авторизованные предоставляемые результаты, что позволит обеспечить их согласованную работу. Группы поддержки и обслуживания приложений будут иметь общую исходную точку, которую они могут использовать для эффективного обслуживания приложений и включения новой функциональности в них.

Заключение

Хотя концепция устава проекта и потребность в его создании означают разные вещи в различных условиях для разных аудиторий в разное время, его главное назначение всегда остается одинаковым. Будь то египтяне или маленький Джонни - пока существует концепция работы, успех всегда будет зависеть от необходимости спросить, ответить и предоставить результаты в соответствии с вопросом "что мы пытаемся сделать?".

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.