Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Лучшие методы управления масштабом

Управление масштабом проекта

Область знаний по управлению масштабом всецело посвящена обеспечению того, чтобы проект включал в себя только работу, требуемую для успешного завершения проекта. Чтобы эффективно управлять масштабом, нужно научиться контролировать, что входит, а что не входит в масштаб проекта.

Ниже приведено несколько лучших методов для успешного управления масштабом.

  1. Собрать проектные требования
  2. Определить масштаб
  3. Создать структуру декомпозиции работ
  4. Проверить масштаб и получить отзывы
  5. Отслеживать и контролировать масштаб

1. Собрать проектные требования

Умение определять и затем эффективно контролировать масштаб проекта во многом зависит от целей и требований проекта. Поэтому вы должны заранее собрать нужную информацию, до того как вы запустите проект. Четко понимая потребности заинтересованных лиц и возможности и ограничения ваших ресурсах, вы имеете больше шансов добиться успеха.

Простейший способ собрать проектные требования – опросить ключевых заинтересованных лиц. Задавайте вопросы об их взглядах на готовый продукт, о предоставляемые результатах, которые они ожидают получить, и о графике проекта. Как только у вас будет вся нужная информация, вы сможете создать план управления масштабом, чтобы определить процессы, которые будут соблюдаться при определении масштаба, документировании масштаба, проверке и утверждении масштаба, и при управлении запросами на изменение.

2. Определить масштаб

Масштаб проекта обычно состоит из набора предоставляемых результатов, выделенного бюджета и расчетного времени окончания проекта. Ранее собранные проектные требования помогут вам определить масштаб. Обязательно запишите, что именно будет или не будет включать в себя проект. Отклонение любой величины в масштабе проекта может повредить график проекта, бюджет и в конечном счете успех проекта. Формулировка четкого и лаконичного определения масштаба поможет вам управлять изменениями по мере их возникновения. Имея четкое определение масштаба, вы можете просто задать вопрос: "Попадает ли данное изменение в масштаб проекта?" Если ответ – да, то проверьте и утвердите изменение. Если ответ –  нет, отклоните изменение и приберегите его для другого раза или проекта.

3. Создать структуру декомпозиции работ

Структура декомпозиции работ, или WBS - графическое представление иерархии проекта. WBS заставляет проектную группу продумывать все уровни проекта и выявлять главные задачи, которые нужно выполнить, чтобы завершить проект в срок. Начиная с конечной цели и затем, последовательно разбивая его на легко управляемые этапы или компоненты в единицах размера, продолжительности и ответственности, WBS дает высокоуровневую картину целого проекта. Более того, структура существенно облегчает планирование и контроль масштаба проекта, так как вы имеете диаграмму в качестве контрольной точки для задач и подзадач, требуемых для каждой фазы проекта. Как общее эмпирическое правило, задачи внутри WBS должны быть не меньше 8 часов или  не больше 80 часов.

4. Проверить масштаб и получить отзывы

Так как проекты должны укладываться в жесткие сроки, крайне важно проверять масштаб проекта до и в течение периода выполнения проекта. Проверка масштаба может проверяться после завершения каждой основной задачи или фазы, или (если это небольшой проект) после завершения проекта. Чтобы проверить масштаб, встретьтесь с заказчиком проекта или с заинтересованным лицом и заставьте его официально принять предоставляемые результаты проекта. Сюда входит получение письменного одобрения предоставляемых результатов и требование отзыва о выполненной работе.

Получение отзыва от заказчика – отличный способ улучшить процессы и убедиться в том, что клиента устраивает ваша работа и состояние проекта. Самое важное здесь – хорошо и часто поддерживать связь. Проверка масштаба и получение отзывов позволит вам сосредоточиться на приемке продукта заказчиком, контроле качества и подтверждении того, что выполненная работа соответствует определению масштаба проекта.

5. Отслеживать и контролировать масштаб

Теперь, когда масштаб был четко определен, структура декомпозиции работ была создана, и заказчик официально одобрил масштаб проекта, пришло время по-настоящему управлять и контролировать масштаб, чтобы предотвратить расползание масштаба. Расползание масштаба – это поэтапное расширение масштаба проекта, которое может включать и вводить добавочные требования, не входившие в состав начальных этапов планирования, но увеличивающие стоимость и время выполнения исходного проекта.

Чтобы эффективно отслеживать и контролировать масштаб проекта, обязательно установите процесс управления запросами на изменение. Любые запросы должны проверяться и утверждаться перед их вводом в проект. Бюджет и график проекта также придется изменить, чтобы они отражали новые изменения. Эти изменения должны быть официально утверждены заказчиком или ключевым заинтересованным лицом перед их реализацией. Обязательно нужно внимательно отслеживать и контролировать масштаб, чтобы избежать недовольных заказчиков, превышения ожидаемой стоимости, и проектов, не завершенных в срок.
 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.