10 золотых правил для новых руководителей проектов

Сегодня множество новых руководителей проектов начинают свой первый проект с пугающими перспективами. Ниже приводятся советы, которые помогут вам выжить как руководителю проектов.

Правило 1: Разрабатывайте убедительное экономическое обоснование

Следите за тем, чтобы ваш проект имел убедительное экономическое обоснование, обеспеченное высоким уровнем поддержки со стороны вашего спонсора. Экономическое обоснование – это оправдание проекта, поэтому оно должно перечислять ожидаемые выгоды. Это то, на чем могут сосредоточиться все люди, вовлеченные в проект, и причина возникновения  самого проекта. Проекты переводят нас из одного состояния в другое, реализуя изменение, продукт или другой требуемый результат, и экономическое обоснование объясняет смысл всего этого.

Хорошая история не забывается. Целевое исследование – это история успеха. Хорошо написанная история коммерческого успеха – это, вероятно, один из самых эффективных способов создания наглядного образа достигаемых результатов в сознании возможного клиента. Убедитесь, что ваш проект имеет хорошее целевое исследование экономического обоснования.

Правило 2: Определите критические факторы успеха вашего проекта

Определите вместе с вашим клиентом критические факторы успеха, которые покажут успешность проекта. Убедитесь, что их можно измерить, например, “15% сокращение расходов на сырьевые материалы к концу 2011года”. Используйте эти факторы, чтобы измерить степень успешности проекта при его завершении. Необходимо учесть обязательные элементы, которые проект должен реализовать. Все остальные проблемы вторичны по отношению к ним, так как критические факторы успеха ,по сути, формируют договор с вашим клиентом.

Наш излюбленный вопрос таков: "Что бы вы указали в качестве критических факторов успеха для вашего проекта в 25 словах или еще короче?"

Правило 3: Создайте хороший план проекта

Время, потраченное на планирование, потрачено разумно. Убедитесь, что ваш проект имеет достаточно подробный план, чтобы все люди, участвующие в проекте, могли понять его смысл. Хороший план проекта предоставляет следующие преимущества:

• Четко документированные контрольные точки и предоставляемые результаты проекта.
• Обоснованные и реалистичные временные рамки.
• Возможности произвести точные оценки затрат.
• Подробный план по ресурсам.
• Система раннего предупреждения, позволяющая заметить отставание по срокам выполнения задач.
• Возможность поддерживать сосредоточенность проектной группы на прогрессе и предоставлять актуальную информацию о прогрессе.

Недостаточное планирование ведет к проблемам. Убедитесь, что вы включили вероятность во все оценки. Рекомендуемое значение - 10-15 процентов. Лучше быть пессимистом и завершить проект заранее, чем быть оптимистом и завершить проект с опозданием. Хотя будьте осторожны; добавить слишком большую вероятность и недовыполнить оценку так же плохо, как и выйти за ее пределы.

Пункт 10 в списке 10 основных причин провала проектов по созданию программ Рика Клемма таков: "План проекта? Этот проект слишком простой, чтобы тратить время на создание плана проекта!" Такую серьезную ошибку не должен допускать ни один уважающий себя руководитель проектов.

Правило 4: Управляйте ожиданиями

Управление ожиданиями – это самая важная работа руководителя проекта. Один из способов сделать это, более известный как «гибкий подход», – разбить проект на небольшие части или подпроекты с постоянными контрольными точками и предоставляемыми результатами. Таким образом, вы управляете ожиданиями, создавая регулярные предоставляемые результаты и позволяя клиенту наблюдать за вашей работой по мере ее продвижения вперед. Этот подход обеспечивает соответствие предоставляемых результатов проекта ожиданиям клиентов, позволяя им заранее понять то, что вы создаете, и давая им возможность задавать вам вопросы и выражать свое беспокойство.

Потребности и ожидания всех клиентов сильно различаются. Не думайте, что вы знаете потребности ваших клиентов, даже если вы выполняли аналогичные проекты – выясните, каковы они на самом деле!

Правило 5: Поддерживайте заинтересованность вашей группы

Заинтересованная группа сделает все возможное, чтобы завершить проект в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством. Поддерживайте заинтересованность членов вашей группы, полностью вовлекая их в проект и планируя постоянные контрольные точки, чтобы помочь им почувствовать, что они двигаются вперед. Здесь важен обмен информацией – поэтому давайте знать вашей группе, когда она работает эффективно, а не только когда она работает плохо.

Ли Йакокка, прославившийся за счет восстановления корпорации Крайслер в 1980-х, сказал: "Заинтересованность – это все. Вы можете работать за двух людей, но вы не можете быть двумя людьми. Вместо этого вы должны воодушевлять следующего за вами человека, делая так, чтобы он воодушевлял своих людей". Поддержание заинтересованности вашей группы приносит прибыль.

Правило 6: Обменивайтесь информацией и никогда не предполагайте ничего заранее

Слова «никогда не предполагайте ничего» особенно верны по отношению к управлению проектами. Хорошая коммуникация -- с клиентами, конечными пользователями, вашим спонсором и особенно с проектной группой  --  важна для успеха проекта.

• Все ли члены группы понимают вас?
• Знают ли они точно, что от них ожидается, или вы только предполагаете, что они знают?
• Эффективно ли они обмениваются информацией друг с другом, с клиентом и с другими отделами?

Важность хорошей коммуникации нельзя переоценить, поэтому убедитесь, что вы регулярно беседуете со всеми заинтересованными лицами. Не предполагайте, что люди понимают, что от них ожидается.

Убедитесь, что вы избежали 9-й причины из списка 10 основных причин провала проектов по разработке программ: "Так как я ничего не слышал, я предполагал, что все идет хорошо". Это признак руководителя проекта, которому не удается наладить эффективный обмен информацией.

Правило 7: Говорите «нет»!

Наиболее ценным и наименее используемым словом в словарном запасе руководителя проекта является слово  'нет'. Никогда не обещайте того, чего, как вы знаете, вы не сможете реализовать - это обеспечит проблемы в дальнейшем. Оставайтесь непреклонным, независимо от того, насколько важный человек находится перед вами – он поблагодарит вас за это позже. Если он этого не сделает, возможно, вы ошиблись с выбором работы. Говоря «нет», будьте решительны и готовьтесь обосновать причины, лежащие в основе вашего решения.

Учитесь говорить «нет» в ситуациях, когда сказать «нет», может быть, трудно, когда это может грозить увольнением. Говорите «нет», потому что это может принести вам большие благоприятные возможности

Правило 8: Избегайте увеличения масштаба

Расползание масштаба – это одна из самых распространенных причин выхода проектов за рамки бюджета и их завершения с опозданием. Клиенты часто забывают о дополнительной работе и усилиях, которые вам приходится вкладывать. Убедитесь, что вы установили ожидания в начале проекта, и четко определите, что входит и что не входит в масштаб проекта. Запишите все это в основной документации по проекту. Не предполагайте, что клиент прочитает и поймет эти документы. Рекомендуется потратить как минимум час на объяснение клиенту сущности проекта и убедиться, что он понимает масштаб проекта и согласен с ним. Не продолжайте без получения твердого согласия.

В пункте 5 списка 10-ти основных причин провала проектов по разработке программ указано: "Одно это маленькое изменение не должно было повлиять ни на что". Это не верно! Маленькие изменения разрастаются и приводят к выходу за границы бюджета и к нарушению графика. Избегайте этого!

Правило 9: Определите риски для вашего проекта

Никому не нравится думать о рисках, особенно в начале проекта. Однако избегать управления рисками опасно. Рекомендуется создать список рисков с планом действий по уменьшению каждого риска. Отправьте ваш план рисков всем заинтересованным лицам вашего проекта и потратьте время на обсуждение данных рисков с ними. Если вы будете знать, какие действия вы предпримете, если произойдет самое ужасное, то это намного уменьшит стресс.

Управление рисками  сулит проектам огромные выгоды. Вы сможете заработать много денег, если сможете заранее предпринять определенные меры по избеганию непредвиденных случаев в рамках проекта. Не позволяйте рискам исподволь разрушить ваш проект.

Правило 10: Закройте ваш проект

Проекты по определению имеют ограниченный срок существования. Не закрытый проект будет продолжать потреблять ресурсы. В конце проекта согласуйте с клиентом, были ли удовлетворены критические факторы успеха. Попросите клиента утвердить завершение проекта, в противном случае устраните любые имеющиеся недостатки. Можно использовать Форму приемки заказчиком (клиентом), которую мы применяем вместе с Отделом управления проектами (PMO). На данном этапе вы можете попросить вашего клиента написать обзор степени удовлетворенности запросов заказчика. Это может стать ценной информацией, которая поможет вам улучшить ваши будущие проекты.

В течение процесса закрытия вы официально принимаете предоставляемые результаты и завершаете проект или его фазы. Вы также рассматриваете проект и его результаты с вашей группой и с другими заинтересованными лицами проекта. В конце проекта вы создаете официальный документ о закрытии проекта и отчёт об оценке завершённого проекта.

В заключение...

Работа руководителя проекта требует огромного напряжения сил; однако, она не будет очень тяжелой, если вы будете следовать данным 10-ти золотым правилам. Удачного выживания в качестве руководителя проекта!