Пять советов для успешного выполнения проектов

Обычно нам часто напоминают о том, что большинство проектов завершается с превышением бюджета, нарушением желаемых/предполагаемых/сроков и пределов установленного масштаба. Лучший опыт в управлении проектами напоминает нам о том, что нам необходимо успешно стартовать, планировать, выполнять и закрывать проекты - от этого статистика результатов выполнения проектов, конечно же, будет лучше.

Тем не менее, в управлении проектами подразумевается гораздо больше, чем просто использование методологии. Далее мы приведем пять простых советов для завершения данного сложного процесса и улучшения результатов проекта.

1. Поймите цель вашего проекта

Первый совет звучит просто, но, тем не менее, часто в организациях руководители проектов на вопрос о том, зачем они выполняют какой-либо проект, отвечают: "Потому что меня обязало начальство". Способность понять то, почему ваш проект критически важен для миссии организации и как он подходит к общему стратегическому плану, является ключевым компонентом к успеху. Способность связать успех проекта с общими целями и стратегиями организации является  наиболее простым способом увеличения преданности членов команды, их моральных принципов и чувства значимости. В то же время понимание цели проекта или того, как он связан со стратегическим планом, покажет высшему руководству значимость проекта. Более того, если проектная команда получит постоянную поддержку высшего руководства, то она будет иметь больше шансов на получение адекватных ресурсов, необходимых для завершения проекта, и тем самым сможет успешно завершить начатую инициативу.

2. Имейте четкое представление о реальности

Часто организации  дают старт большим проектам, которые вдохновляют всех участников. К примеру, строительство нового футбольного стадиона или открытие нового интернационального офиса в Лондоне. В таких ситуациях легко поддаться эмоциям при оценке, что может стать источником сомнительных, нереалистичных представлений о бюджете, сроках и масштабе.

3. Убедитесь, что роли и ответственности ясно определены

Футбольная команда успешна только тогда, когда каждый игрок на поле успешен относительно своих стратегий и  ответственности, и все точно так же в управлении проектами. Каждый участник играет определенную роль в общем управлении проектом. Определение роли и ответственности каждого члена является одним из первых шагов к успеху. Мы предоставим далее таблицу основных ролей и ответственности участников проекта.

4. Полноценно используйте структуру декомпозиции работ (WBS)

Структура декомпозиции работ представляет собой иерархический вид проекта, детализирующий основные результаты, отображенные в хронологическом и легком для понимания формате. Совет: создавайте свою структуру декомпозиции при помощи наклеек и доски, для легкого редактирования действий и создания идеального потока своего проекта. Несмотря на это, большинство проектных команд не вполне осознают  всю выгоду от данной структуры. И напрасно, ведь она используется не только для завершения прогнозов по графику и длительности проекта, но также является отличным инструментом для помощи в оценке затрат проекта и процесса спонсирования. Поскольку проект разбит на более мелкие части, становится легче и удобнее оценивать необходимые бюджет для каждого результата и затем добавлять эти оценки для более точного запроса о спонсировании проекта.

5. Управление проектами не решает всех проблем

Из всех пяти советов данной статьи, этот является наиболее сложным в применении для организаций. Управление проектами - это не решение всех проблем в случае, когда проект тонет с бешеной скоростью. Это не лекарство от всех болезней проекта, неверного планирования и выполнения. Управление проектами - это конкретная методология, которая должна быть использована в организации. Неспособность использовать ее и лучший опыт в управлении проектами во всех проектах организаций, независимо от размера  и  ценности, приведет к плохой производительности. Наконец, управление проектами всего лишь настолько хорошо, насколько хороши люди, исполняющие данное управление – то есть те, кто знает и учится этим методам. Демонстрируйте значимость управления проектами вашему руководству и убедите их в принятии новой методологии - это единственный способ гарантировать улучшенные и длительные результаты.