Как избежать ошибок при управлении проектом

Удавалось ли вам успешно спланировать день рождения, свадьбу, благотворительную работу? Если да, то есть вероятность, что вы в состоянии справиться с основными процессами планирования и управления проектом. Что интересно, эти типы проектов часто имеют те же основные проблемы, что и у больших корпоративных проектов. Даже решительные, организованные и опытные планировщики иногда имеют дело с проектами, которые заканчиваются беспорядком и приводят к пропуску сроков завершения и перерасходам бюджета.

Хотя это и не исчерпывающий список, ниже приводится несколько обычных ошибок, которые допускаются при выполнении проекта, и несколько советов, как сделать проект более успешным и избежать беспорядка в нем.

Ошибка #1: Не создается общий замысел проекта в начале работы над ним

Совместный замысел (или цели) и ожидаемые результаты проекта, разработанные вместе с ключевыми заинтересованными лицами, - это ключ к управлению объемом работ по проекту и избеганию расползания границ проекта.

• Вовлеките руководителей в разработку замысла проекта и убедитесь, что все ожидаемые выгоды четко поняты и согласованы.
• Определите критерий успеха и будьте точны. Например, общие расходы по проекту не превысят определенного количества долларов, и проект будет выполнен в пределах конкретно установленных временных рамок.
• Определите границы проекта, зная, что лежит вне его масштаба (а также и в рамках его масштаба).

Слово мудрости: Способствуйте тому, чтобы ваши заинтересованные лица создали общий замысел проекта, и убедитесь, что у них есть замысел и окончательное решение.

Ошибка #2: Не быть организованным, не оставаться организованным и не организовывать тех, кто рядом с вами

Хорошие навыки планирования и организационные навыки – это важнейшие черты успешного руководителя проекта.

• Разработайте план вашего проекта на уровне задач и сообщите о нем вашей проектной группе и заинтересованным лицам. Это поможет поддерживать организованность вам и всем остальным.
• Составьте разумный план коммуникаций и убедитесь, что это актуализируемый документ.
• Определитесь, с кем вам нужно взаимодействовать, как они хотят взаимодействовать с вами и с какой частотой. Затем определите, как должны отличаться передаваемые каждому заинтересованному лицу сообщения.
• Проведите интерактивное стартовое совещание, чтобы убедиться, что все, кто вовлечен в проект, полностью в курсе дел.
• Просите о непрерывной обратной связи и будьте готовы изменить ваш план в соответствии с изменившимися нуждами заинтересованных лиц.
• Создайте журналы рисков и проблем. Риски и проблемы – это часть каждого проекта. Опережайте ход событий и проведите с людьми коллективное обсуждение потенциальных рисков и способов избежать их перед тем, как они станут проблемами, которые влияют на масштаб, временные рамки, качество и/или бюджет вашего проекта.

Слово мудрости: Просматривайте ваши планы как минимум дважды ежедневно. Это лучшее, на что вы можете потратить 15-20 минут.

Ошибка #3: Подходящие люди не вовлечены в проект

• Включите подходящих людей на всех уровнях вашей организации (не обязательно тех, кто просто хочет присоединиться, потому что это известный проект) для уточнения замысла проекта, избегания расползания границ проекта и реализации.
• Убедитесь, что все заинтересованные лица понимают, что должно произойти, как это должно произойти и когда.
• Определите спонсора проекта, кого-либо с авторитетом и влиянием, и обеспечьте его активное участие в проекте.
• Сообщайте о целях проекта, о ролях проектной группы и обязательствах и четко определяйте ожидания.
• Убедитесь, что лица, принимающие ключевые решения по проекту, понимают принципы правильного управления проектом, и что они должны действовать в рамках их набора.
• Включите передовых сотрудников, которые могут внести основной вклад в проект. Они часто могут проникать в суть того, что происходит в организации, и могут воодушевлять коллектив, когда нужно выполнить определенную работу.
• Определите противников и очень тесно вовлеките их в проект (держите ваших друзей близко, а ваших врагов - еще ближе).

Слово мудрости: Не думайте, что вы должны держать в поле зрения только ваших руководителей. Держите в центре внимания лиц, принимающих решения, и тех, кто непосредственно влияет на ваш проект.

Ошибка #4: Не просить о помощи и не учиться у других

Начинающие руководители проектов или те, кто управляет проектом такого типа, каким они раньше не управляли, смогут быстро обучиться.

• Определите людей внутри организации, которые управляли аналогичным проектом, и поговорите с ними об опыте, приобретенном ими во время работы над прошлыми проектами.
• Определите внешние источники, которые могут научить вас эффективно управлять проектом.
• Используйте Интернет для поиска передовых методов и инструментов управления проектом, а также для понимания новых технологий.

Слово мудрости: Просьба о помощи – это не признак слабости. Лучше попросить о помощи, чем подвергнуть проект риску. В каждом проекте есть свои успехи и неудачи, но руководитель проекта должен управлять хорошим и плохим в нем, чтобы привести проект к успеху и избежать беспорядка в проекте.