Основы управления проектами

Если вы когда-либо несли ответственность за управление проектом, неважно, какого он был размера, вы понимаете множество нюансов и особых факторов, которые нужно принять во внимание. Истории об успешных проектах редко открыто демонстрируют усилия, проблемы или слабость команды. Это можно сравнить с кухней, которая должна быть чистой к приходу гостей.

Понимание принципов управления проектом или методологии по правилам является хорошим справочным руководством и инструментом. Но для того, чтобы преуспеть, руководитель должен понять множество людей, их потребности, потенциальные проблемы и вопросы, которые нужно решить до того, как проект преуспеет. Управление проектом является вершиной опыта и знаний, которые вы приобрели в прошлом и применили, в зависимости от обстоятельств. Однако существует множество рекомендаций, которые можно применить, для большей гарантии успеха проекта.

1. Определение

Четко определите цель или проблему перед началом работы. Цель лучше записать, затем необходимо попросить всю команду просмотреть текст. Далее, убедитесь, что команда согласна с поставленной задачей, и обсудите это на заседании за круглым столом. Цель в письменном виде поможет определить заинтересованность клиента и выявить вопросы, которые нужно будет решить на протяжении проекта. Подобная практика расслоит ресурсы и предотвратит потенциальные конфликты, с которыми может столкнуться команда.

2. Подготовка

Большинство из нас неплохо владеют навыками подготовки. Гораздо сложнее гарантировать, что все члены проектной команды придут к общему мнению. Как часть подготовки, желательно, чтобы каждый подписался под своей ролью. Принимая участие в процессе, люди скорее поддержат то, что они понимают. В переговорах можно использовать документ, который называется «Соглашение о составе и объеме работ», детализирующий работу проекта. Посредством этого документа можно четко определить задачи, этапы и график работы, до того как окончательно оформить договор. Существует один любопытный факт: если вы пытаетесь внедрить систему и не можете объяснить принцип ее работы, то вам не стоит делать этого.

3. Реализация

Просто запомните, что это всегда очень сложно. Постарайтесь сделать реализацию настолько простой, насколько это возможно, и имейте наготове стратегию возврата. Ваша реакция на неожиданные вопросы определит разницу между успехом и провалом. Не деморализуйте команду, работающую часы напролет, оставляя ответственные решения без внимания. Убедитесь, что все члены команды общаются друг с другом и участвуют в проекте. К тому же, не бойтесь возвращаться назад, если непредвиденные события срывают график.

4. Отражение на бумаге

Отражение на бумаге является самым ценным инструментом. Мы все многому учимся после окончания проекта, видим, что и как можно сделать иначе. Очень полезно вести журнал. После завершения проекта его можно использовать как инструмент для улучшения работы. По окончании проекта необходимо провести собрание, где заинтересованные лица, высказывая свое мнение, могут предоставить ценную информацию.

Вывод

Руководители проекта должны освоить официальную методологию и использовать помощь наставников и опытных коллег. Вы не можете променять планирование и практический подход к управлению проектом на что-либо другое. Методология и ряд идей, с которых вы начнете, не заменят результаты тяжелого труда, работы команды, трудолюбия и личного вклада, который необходим для успешного управления проектом. Используя четыре простых правила, вы можете уменьшить число проблем и вопросов, с которыми столкнетесь.