Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорум

Заключение контракта с поставщиком: разрушение стереотипов

При обсуждении контракта и условий с поставщиками, коммерческие покупатели продуктов информационных технологий и услуг становятся заложниками своего собственного поведения, которое может завести в тупик. Пришло время воспользоваться более действенным подходом.

Переговоры с поставщиком технологий обеспечивают лучшие контракты для технических проектов, а лучшие контракты приносят хороший доход. Таким образом, вам стоит ломать стереотипы и менять подход к обсуждению  сроков и условий для последующих технических проектов.

Расчет времени – главный пункт в контракте поставщика

Предположим, что вы уже спланировали большую часть работы и собрали всю необходимую информацию для предложенного технического проекта. После того, как завершился процесс выбора поставщика, приходит время зафиксировать сделку.

На стадии технического процесса закупок, самой обычной практикой, а на деле самой универсальной, является распространение среди проектной команды контрактов, которые предлагает поставщик, для рассмотрения и обсуждения. Затем, как будто инстинктивно, в контракте начинают искать подвохи. Никто не давал таких установок. Вы просто считаете, что все знают, как надо действовать. Сотрудники из проектной команды начинают бороться против определенных необъективных положений и делают заметки для улучшения других пунктов. Наверняка стоит устранить или лимитировать необъективность поставщика, но сейчас нет времени на осуществление этих задач.

Креативность и привлечение идей

Если вам уже приходилось руководить техническими проектами, наверняка вы осознали, что на ранней стадии процесса составления контракта необходимо сконцентрироваться на сроках и условиях, которые важны для вас, а не для поставщика. Поставщик включил в образец контракта, изменив прежний вариант, все сроки и условия сделки, которые важны для него. Фактически, их очень легко определить, так как они в первую очередь выгодны для поставщика. Это крайне важные условия, поэтому они целенаправленно не соответствуют действительности, таким образом, их устанавливают с очевидным преувеличением и излишеством. Даже если поставщик вынужден заключить сделку, согласившись с чем-то из этих положений, он все еще находится в безопасной позиции, так как отправная точка была критической.

Как действовать в таких ситуациях

На начальной стадии вы должны проигнорировать контракт, предложенный поставщиком. Просто отложите его в сторону на какое-то время. На это есть две причины. Во-первых, для того, чтобы письменно установить сроки и условия, которые вам наиболее выгодны, фактически нужно подумать, какими они должны быть. Поставщик не включит в представленный контракт положения, наиболее важные для вас и для проекта, в частности. Необходимо самостоятельно предложить подходящие условия.

Во-вторых, пока вы не узнаете, какие сроки и условия наиболее важны для проекта, невозможно будет оспорить необъективные требования поставщика, за исключением их устранения или лимитирования. Нельзя точно знать, какое влияние каждое положение окажет на проект, но есть вероятность, что это не поможет делу. Оспаривание положений на пустом месте также не принесет пользы.

Общая картина

Пришло время начать работу с новыми перспективами. Множество деталей следует заменить. Возвращаясь к ранним стадиям процесса закупки, пересмотрите ваши решения, предположения и различную информацию, которую вы получили. Результатом многих совещаний и принятых решений могут быть моменты, которые вы считаете само собой разумеющимися. Сюда можно отнести специальные условия поставщика, организацию отдельных частей проекта, чрезвычайно рискованные аспекты и т.д. Вспомните похожие проекты вашей организации и примените знания, полученные из прошлого опыта.

Ознакомьтесь еще раз с проработанными процессами, открытиями и предположениями. Опыт поможет запомнить аспекты, которым вы заранее уделяли особое внимание. Составляя существенный риск, они крайне важны для успеха проекта. Возможно, в первый раз вы рассмотрите важность других элементов. Данный процесс поможет расширить сроки и условия, которые предельно увеличат возможность успеха и уменьшат риск, что принесет выгоду и защитит вас.

Составьте подробный список сроков и условий, которые важны для проекта, затем выполните следующие действия:

1. Распределите их по предмету обсуждения

Например, развитие требований и система приоритетов, отображение данных, вопросы бизнес-процесса, развитие программного обеспечения. Сюда же можно отнести интеграцию приложений, баз данных и систему, тестирование, выполнение, защиту покупателя, методы управления услугами поставщика, гарантию и т.д. Когда вы приблизитесь к обсуждению с поставщиком пунктов вашего списка, у проектной команды уже будут в наличии расчетные точки.

2. Добавьте классификаторы для каждого пункта

Среди прочих составляющих, классификаторы могут включать расположение отдельных пунктов по относительной важности (наиболее важное для успеха проекта, представляет существенный риск, что отражено в списке требований). Приближаясь к обсуждению списка с поставщиком, проектная команда не склонна считать одинаково значимыми все пункты. Определенно, не все требования равноценны. Команда посчитает, что сложно продвигать отдельный пункт, и начнет решать, в каком случае можно пойти на компромисс, а в каком следует сразу уступить, если поставщик не согласится с условиями.

3. Добавьте соответствующие заметки и комментарии к каждому пункту

Среди прочего, примечания к пунктам списка включают комментарии об ответственности. Вы должны определить, кто будет нести ответственность за завершение определенного пункта: поставщик, внутренний штат или все вместе. А также необходимо заранее решить, какие действия предпринять, если ответственный участник допускает ошибку.

С таким списком гораздо легче пересмотреть контракт, предложенный поставщиком. Теперь появилась возможность провести серьезный обзор, обладая нужной информацией.

В контракте поставщика могут встречаться пробелы. Бывает так, что пункт из вашего списка не рассмотрен совсем, или же пункт рассмотрен, но его обработка не соответствует требованиям, пониманию или вашим предпочтениям. Случается, что темы контракта неправильно классифицируются или взаимосвязанные пункты не обрабатываются должным образом. Иногда не ясно распределяется ответственность. В контракте поставщика может быть множество пробелов, по этой причине необходимо проводить обзор.

Лучший подход

Разрушение стереотипов и применение вышеописанного подхода, определенно, поможет подписать лучший контракт для последующих технических проектов, которые принесут хорошую прибыль. Но существует еще один способ, который поможет вам в работе.

Вместо того чтобы начать работу над следующим проектом с контракта, предложенного поставщиком, подумайте о развитии собственных соглашений о стандартах, которые на стадии запроса предложений нужно включить в технический процесс закупок. Во-первых, разработайте нейтральное или подходящее покупателю соглашение о программном лицензировании. Найдите стандартное соглашение и уравновесьте или удалите элементы необъективности. Добавьте содержание со стороны покупателя, которое вы обсудите с обычным поставщиком, работая с соглашением о программном лицензировании. Затем найдите стандарты соглашения консалтинговых услуг и сделайте то же самое.

Вы можете добавить недавно разработанные соглашения о стандартах к следующим техническим запросам предложений, и потребовать, чтобы ответственный поставщик или одобрил типовые соглашения, или противопоставил альтернативный вариант с нормами, которые он считает допустимыми.

Объединив типовое соглашение и технический процесс закупок, вы достигнете двух важных вещей. Во-первых, появится возможность оценить кандидатов на место поставщика, основываясь на предложенных сроках и условиях. Вы сможете узнать его будущий аппетит, до того как сделаете свой выбор, что крайне важно для проекта. Гораздо сложнее добиться подходящих сроков и условий после того, как выбран поставщик. Во-вторых, вы сэкономите время, затраченное на переговоры.
Все больше и больше коммерческих покупателей информационных технологий используют этот подход. Большинство технических поставщиков, достойных уважения, будут учитывать возможность работы по вашим типовым соглашениям, вместо учета своих, так как это сохранит им время и сократит расходы.

Небольшое предупреждение

Разрабатывая собственные типовые соглашения, научитесь определенному порядку. Не переделывайте необъективное соглашение поставщика в необъективное соглашение покупателя. Это не поможет делу. Вместо этого, добейтесь баланса. Разработчики программного обеспечения  могут и должны защищать свои права на интеллектуальную собственность. Также существуют определенные ограничения, за которые они не рискнут перейти, например, широкое предоставление лицензий. Поймите ограничения поставщика и будьте честными. Допускайте необъективность покупателя в разумных пределах, и только если это на самом деле важно для организации.


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.