Контроль стоимости проекта посредством интерактивного планирования

Если время – это деньги, тогда сохранение проекта в рамках бюджета требует интерактивного использования оценки проекта, расписания, прогнозирования расходов и системы заработанной стоимости.

Все мы знаем, что время и деньги равноценны. Все же в нашем мире, где приходится экономить бюджет, мы почти забыли, что для того, чтобы сохранить деньги, фактически нужно выборочно их потратить.

Идет тенденция сокращения бюджета в тех областях, которые сберегают деньги и время, а именно в сфере планирования/составления графика и контроля уровня затрат. В некоторых компаниях эта задача отводится руководителю проекта. В этом случае можно поднять красный флаг, потому что контроль над бюджетом и графиком будет проводиться только часть времени. Частичный контроль над проектом ведет к худшему достижению результатов.

Единоличный контроль не гарантирует, что проект вложится в бюджет и график. Как же в таком случае можно разработать стоимость проекта наиболее быстрым способом?

Замечено, что успешные лидеры проектов кардинально меняют способ мышления, который сложно сравнить с традиционным. Старый метод мышления тормозит команду управления построением плана в начале работы и особенно в конце. Это слишком задерживает жизненный цикл проекта. На данном этапе происходит предварительная оценка и развитие графика. При завершении планирования бюджет и график могут оценить неверно, так как оценка основывается на предварительном планировании, выполненном по большей части инженерами и владельцами. Чтобы еще больше не усугубить ситуацию, нужно определить дату начала строительства посредством прогнозирования даты получения прибыли, отраженной в предварительном графике.

Таким образом, вышеупомянутые кардинальные изменения в мышлении стоит применять заранее, на протяжении всего этапа планирования или предварительного проектирования. Такой тип мышления охватывает следующие три принципа и использует их в соответствии с оценкой, графиком и системой заработанной стоимости.

Принцип первый - команда

Заранее соберите подходящую команду. Начните с собрания, на котором вы сформируете команду проекта. Она должна состоять из основных лиц, представляющих владельца, а также из архитектора/инженера и руководителя строительных работ. От этих участников зависит масштаб проекта. Когда проект уже разработан, затраты на построение и ввод в эксплуатацию объекта интерактивно связаны с оценкой и графиком. Этот принцип гарантирует то, что установилось согласование бюджета и графика, и все основные члены команды знают, как оценивался проект. Это делается для того, чтобы на совещании, где пересматривается окончательная оценка, все понимали, как вы пришли к такой цифре.

Принцип второй – планирование проблем

Признайте, что проект столкнется с проблемами, и заранее спланируйте непредвиденные обстоятельства. Это настолько важно, что не обсуждается. У проекта появятся проблемы, в таком случае начните искать их прямо сейчас. Чем раньше вы их найдете, тем меньше влияния будет оказано на стоимость проекта. Необходимо перестать вести оборонительную политику и оставить надменное поведение. Запомните - оценка и график были разработаны целой командой, а не только вами, оценщиком или проектировщиком.

Как определить проблемы? Используйте инструменты, которые есть в наличии. Первый инструмент – это отчет о затратах, который преобразовывает оценку в запрограммированный бюджет, где приводятся данные о предназначенных и затраченных деньгах и времени. Но чем являются предназначенные деньги в завершении проекта, и как это соотносится с бюджетом команды? Должна ли здесь быть разница? Если потенциальные проблемы с расходами определились заранее, и вы не применяете оборонительную тактику, то можно исправить упущения.

Так как затраты и расписание взаимосвязаны, нужно обратить внимание на график, как на инструмент прогнозирования и гарантии. Мы используем его как метод критического пути в планировании, чтобы предвидеть, где проект вложится в сроки, а не только получить отчет о завершенных действиях.

Чтобы определить проблему посредством третьего инструмента, необходимо применить систему заработанной стоимости, которая используется архитектурными и инженерными фирмами, а также руководителями проектов для измерения доли завершения работы в процентах. Для архитекторов и инженеров лучше всего взять разработанный бюджет и преобразовать его в часы посредством средней нормы для отдельной дисциплины, затем назначить часы работы описаниям дисциплин и типам спецификаций. Контрольную точку, которая может быть подтверждена, нужно использовать, чтобы гарантировать, что преувеличение прогресса не случится. Система заработанной стоимости управления строительством должна быть связана с количеством, которое необходимо установить. Очень важно сохранить количество в умеренных рамках на уровне, соответствующем данному типу проекта. Мы стремимся предсказать потенциальные проблемы, которые можно детализировать, когда они определены, вместо того, чтобы отслеживать каждую часть установленной формы.

Эти инструменты, используемые интерактивно для прогнозирования, отразят дату окончания расчетов и затрат. Используя профессиональный опыт, необходимо выяснить, является ли определение результата проблемой. Если это так, то у вас есть время все исправить. Для управления проектом альтернативой послужит «поведение страуса». Большинство из нас знает, что случается, когда мы прячем голову в песок и принимаем защитную позицию. Перестаньте использовать защитную тактику, это тормозит команду, которая стремится к цели.

Принцип третий – прекратите мыслить «разрозненно»

Вам необходимо перейти от специализированного «разрозненного» мышления к инициативному общественному подходу. Действия в процессе работы проекта напрямую влияют на бюджет и сроки. Это влияние более очевидно в начале, так как каждый имеет свое собственное видение, каким образом и когда задачи проекта должны быть выполнены. Большинство разработок реальны и значимы. Однако все планы проекта должны направляться в одно русло. Проектирование рекомендуется организовать заранее вместе с основными членами команды. Это называется «интерактивный семинар по планированию».

Данный семинар по планированию определит основные этапы и даты окончания работы. Это установит задачи, необходимые завершить для поддержания ключевых моментов и формирования базового уровня целого графика работ. Основные задачи определяются интерактивно, когда команда вносит их в основное расписание. Эти задачи охватывают все этапы проекта и включают в себя предварительное проектирование, различные пакеты предложений для детальной разработки, покупку и доставку основного оборудования и материалов из свинца. Также сюда входит финансирование требований владельца, получение разрешений и выполнение предписаний по охране окружающей среды, важная стратегия субдоговора о закупках, утилизация, строительство, принудительный ассортимент товаров и ввод в эксплуатацию/утверждение, зависящее от проекта. Эти значительные усилия определяют проблемы заранее и дают команде возможность перестроиться, если потребуется. Данная деятельность превращает индивидуальный план в генеральный план проекта и показывает взаимозависимость между задачами.

Выписывая счет на определенное число и проверяя расходы, не всегда удастся гарантировать, что проект вложится в бюджет. Ответ лежит в изменении текущего мышления. Бюджет проекта состоит из оценки, проектирования затрат/заработанной стоимости и системы планирования/построения графика. Чтобы поддержать бюджет, все составляющие должны работать сообща. Если не хватает одного элемента, возникает риск. По этой причине команда должна гарантировать, что она охватывает и объединяет отчет миссии контроля проекта в своей работе, а также в поддержку управления проектом применяет комплексное использование оценки, разработку затрат/заработанную стоимость, планирование/разработку графика на соответственном уровне программного обеспечения.

Необходимо сделать все возможное, чтобы проект стал общим усилием команды. Команда может изменить средства достижения целей. В этом случае защитная политика понижается, и члены команды могут искать решения проблем, что позволяет более разумно и эффективно идти к цели, вкладываясь в сроки и бюджет. Через интерактивное планирование и работу над общей задачей, возрастает понимание того, что один член команды имеет прямое влияние на другого, а также на основные цели.