Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорум

Как представлять состояние проекта

Ранее было описано, как составить краткий отчет о состоянии проекта, при этом предоставляющий руководству уровень детализации, требуемый для оценки общего состояния проекта. В данной статье будут даны полезные для вас рекомендации насчет того, как представить отчет о состоянии руководству и проектной группе.

Руководитель проекта отчитывается о его состоянии посредством коммуникации, и любой доступный вам коммуникационный канал можно использовать, как возможный способ отчитаться о состоянии проекта. Есть два основных метода представления информации: с помощью презентации и устный. Когда вы представляете отчет о состоянии в виде презентации, у вас есть справочный (ссылочный) документ, который вы анализируете вместе с группой людей. Когда вы сообщаете о состоянии проекта устно, вы делаете это без существенной подготовки и без ссылок на общий документ.

Вы можете представить отчет о состоянии проекта (устно или в виде презентации):

  • Лицом к лицу
  • Один на один по телефону
  • При помощи конференц-звонка
  • С помощью программы мгновенного обмена сообщениями
  • По электронной почте

Лицом к лицу

Отчет о состоянии лицом к лицу может произойти на производственном совещании, но, более вероятно, случится в коридоре, или когда вы окажетесь в кабинете вашего руководителя для обсуждения другого вопроса.

Когда вы отчитываетесь о состоянии проекта устно, придерживайтесь рекомендованного формата. Сначала представьте общую информацию, такую как состояние проекта, % завершенности, % планируемой завершенности, число дней, на которое вы опережаете график или отстаете от него. Сообщите, в какой контрольной точке вы находитесь, и каковы будут ваши последующие действия. Если спросят, четко опишите самую важную проблему, которая мешает продвижению проекта вперед. Устный отчет о состоянии должен быть кратким. Тренируйтесь отчитываться о состоянии проекта перед зеркалом, и старайтесь, чтобы весь отчет о состоянии проекта занимал меньше 30 секунд. Более того, вы рискуете разозлить своего руководителя ненужными подробностями, или, что более вероятно, вы рискуете бессвязно говорить о тех подробностях, которые не нужны (не верны).

Находитесь ли вы в конференц-зале или в кабинете вашего руководителя, способность устно представить краткий, точный отчет о состоянии проекта может повлиять на восприятие вас как одаренного руководителя проекта или как деревенского простака. Непоследовательные, многословные отчеты о проектах, представляющие случайные и не относящиеся к делу детали, являются частым источником раздражения руководства.

По телефону

Такие же правила касаются и отчета по телефону. Селекторное совещание можно рассматривать как встречу людей за столом. Звонок один на один эквивалентен встрече лицом к лицу. Будьте кратким. Поскольку вы не общаетесь лично, вы можете использовать план или одностраничный отчет о состоянии как справочный материал, не показывая, что вы так делаете.

Программа мгновенного обмена сообщениями

Многие программы мгновенного обмена сообщениями не позволяют использовать графику, поэтому, вероятно, у вас есть отчет в виде текста, который настолько краток, что вы можете вставить его в программу по запросу, когда ваш руководитель отправляет вам быстрое сообщение с вопросом о состоянии конкретного проекта. Отчет должен быть готов у вас в письменном виде, и сначала в нем должна размещаться общая информация. Если вас спрашивают, то представьте контрольные точки в другом сообщении и вашу основную проблему в конце.

Электронная почта

Электронная почта является намного более мощным средством представления отчета о состоянии проекта. Есть одна большая ошибка, которая отделяет электронную почту от других каналов коммуникации. К электронному письму можно присоединить документы, поэтому многие руководители проектов присоединяют один или больше файлов, обычно такую комбинацию документов, как презентация со множеством слайдов и электронную таблицу со множеством вкладок.

На самом деле многие руководители никогда не открывают документы, присоединенные к вашему письму. Если состояние не описано в теле электронного письма, его могут никогда не увидеть. Почему? Электронные ящики очень быстро переполняются. Чем большим числом подчиненных вы руководите, тем больше электронных писем вы получаете. Чем больше вы их получаете, тем меньше у вас времени на обработку каждого сообщения. Чем больше информации в сообщении, тем меньше вероятность того, что вы попытаетесь обработать сообщение. Вложения в электронное письмо указывают на нечто противоположное краткому отчету о состоянии. Вместо этого ваш отчет о состоянии проекта наверняка содержит огромное количество данных, которые руководитель не захочет целенаправленно сортировать, чтобы выяснить текущее состояние проекта.

Поместите весь отчет в тело электронного письма. Сделайте его кратким. Он должен быть доступен для чтения на Blackberry или на других смартфонах. Не заваливайте руководство информацией, но при этом не вынуждайте их задавать вам вопросы.

Строка темы вашего письма должна иметь отношение к проекту. Поместите официальное название проекта в строку темы наряду с идентификатором проекта из вашей системы слежения, если она есть. Это поможет руководству легко отсортировать ваши отчеты о состоянии в ящике входящей почты после того, как они сохранили сообщения из него. Используйте одинаковую тему для всех ваших электронных писем с отчетами.

Как часто вы должны отправлять отчеты о состоянии

Отправляйте отчет о состоянии по электронной почте так часто, как того требует состояние дел по проекту. Если проект зеленый и не находится в списке первой десятки у вашего руководителя, то вы можете вообще не отправлять отчет о состоянии руководителю, если ваш проект легко движется к завершению без участия руководства. Если вы руководите крупным проектом с огромным бюджетом, большой многофункциональной проектной группой и множеством участников - исполнителей, то вы должны регулярно сообщать о состоянии по электронной почте всем участникам и вашему руководителю.

Учтите, что отчет необходимо отправить именно вашему руководителю. Никогда не отправляйте отчет о состоянии проекта коллегам или руководству вашего руководителя в других отделах, не отправив копию отчета вашему руководителю. Если ваш руководитель случайно услышит о вашем проекте от других групп, потому что вы не отправили ему отчет о состоянии, ваш руководитель решит, что вы не умеете отчитываться о состоянии проекта. Никакой руководитель не хочет быть ошеломлен новостями о проекте, которым он управляет в своем собственном отделе.

Если проект достаточно важен, и находится в достаточно тяжелом положении, чтобы требовать тщательного рассмотрения, отчеты о состоянии, вероятно, необходимо отправлять ежедневно. В самых крайних случаях отчеты могут требоваться ежечасно.

Отчеты о состоянии могут даже требоваться каждые 30 минут в определенных средах с быстрым темпом изменений.

Отправка эффективно организованного и правильно составленного отчета о состоянии позволяет руководству быстро получить требуемую информацию, а не тратить долгие часы на звонки, отправку сообщений, и медленно собирать информацию. Это позволяет избежать возникновения срывов (стресса) у руководства и повышает вашу ценность как руководителя проекта.


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.