5 ключевых компонентов правильного выполнения проекта

Есть множество факторов, влияющих на конечный результат проекта, большого или маленького, простого или сложного. Но лишь некоторые из этих факторов определяют конечный успех проекта.

Проекты принимают разные формы –  от простых улучшений продуктов или порядка работы до анализа нового товара или разработки крупного программного обеспечения. Но ключевые компоненты, вносящие вклад в успех проекта, совпадают, независимо от того, насколько прост или сложен проект, и выполняется ли он в малой организации без какого-либо формального каркаса проекта или в крупной организации в рамках установившегося каркаса в действующей программе проектов и с поддержкой отдела проектов.
Самые важные факторы, влияющие на успешное завершение проекта, делятся на следующие 5 категорий:

1. Стратегическое планирование

Понимание вашей рыночной ниши, более широкой отрасли и ваших конкурентов необходимо, чтобы конкретные коммерческие цели проекта были точно определены и, более того, удовлетворяли истинную потребность или ожидаемую потребность рынка, на который будет нацелен конечный продукт. Для простых проектов в маленьких организациях "рыночной нишей" может быть маленькая внутренняя группа или отдел, но принцип понимания их и их целей одинаков и столь же важен.

2. Разработка продукта

Любой новый продукт, процесс или услуга должны разрабатываться или создаваться исключительно для достижения установленных деловых целей, которые должны быть сформулированы и задокументированы в самом начале проекта. Если проект требует нового процесса, надо помешать ему стать возможностью добавить или изменить сопутствующие процессы, если они не увеличивают реальную коммерческую выгоду и не влияют на конечный результат или не вносят вклад в общие коммерческие цели.

3. Маркетинг

Целенаправленный маркетинг, направленный на правильную целевую аудиторию, или одинаково большое значение для простейших внутренних проектов, предназначенных для изменения существующего процесса работы и для создания нового продукта для мирового рынка. Разумеется, суть такого маркетинга сильно различается – внутренние проекты вряд ли требуют крупнобюджетных рекламных компаний – но все же важно "продавать" продукт/процесс тем, кто будет его покупать или использовать. Во многих внутренних проектах, предусматривающих сильные изменения существующего порядка, наибольшей трудностью является, ввиду типичного человеческого сопротивления изменениям. убедить конечных пользователей, что новый процесс принесет им пользу.

4. Поддержка

Для множества проектов, круглогодично осуществляющихся в организациях, предоставление механизма поддержки до и после реализации является еще одной основной составляющей успеха проекта. Поддержка может иметь вид поддержки ИТ (предоставление нужной аппаратуры и программного обеспечения), управления кадрами для набора и удержания надлежащих кадров, площади для предоставления необходимых офисов или иное помещение и любое количество прочих служб поддержки, относящихся к проекту.

5. Люди

В проектах участвуют разные категории людей, и все они играют разные специальные роли, при этом являясь заинтересованными лицами с личной заинтересованностью в успехе проекта:
•    Спонсор: Спонсор(ы) проекта часто является членом высшего руководства организации, но также может быть лицом извне организации, если был заключен стратегический союз. Его роль – устанавливать коммерческие цели, являющиеся побудительной причиной начала проекта, следить, чтобы выделялось достаточно ресурсов для выполнения проекта, и влиять на дату завершения проекта путем назначения приоритетов. Он склонен иметь хорошее общее представление о проекте, но не вникает в детали.
•   Руководитель проекта: Профессиональный руководитель проекта обязан создать подробный план проекта, соответствующий бюджету, графику и масштабу, которые определены спонсорами. Он консультирует, обучает и мотивирует членов группы; разрешает конфликты и проблемы с предоставляемыми результатами и крайними сроками и хорошо понимает все задачи, требуемые для выполнения проекта. Также он стремится управлять рисками и изменениями.
•    Члены группы: Они могут варьироваться от профильных специалистов до недавно нанятых новичков, но все члены группы вносят вклад в производство конечного продукта. Каждый обязан выполнять отдельные задачи к крайнему сроку, включая решение возникающих проблем, связанных с их задачами. Более опытные члены группы должны помогать менее опытным членам, отвечая на вопросы и давая советы, чтобы максимально увеличить способность всей группы успешно реализовывать проекты.

Если вы сможете правильно внедрить указанные 5 компонентов, то вы можете сделать следующее для вашего проекта:
1.    Четко определить цели проекта.
2.    Оставаться сосредоточенным только на данных целях.
3.    Успешно "продавать" проект конечным пользователям.
4.    Предоставлять поддержку для всей проектной группы при необходимости.
5.    Выбрать преданную группу, работающую совместно.

Это имеет большое значение для обеспечения успешного конечного результата проекта. Конечно, стоять за всеми перечисленными компонентами и вести проект к успеху будут профессионалы, набравшиеся опыта на работе и прошедшие обучение управлению проектами по общепризнанной методологии, такой как PMP или APMP.