Как получить наибольшую пользу от использования нисходящего и восходящего типов управления проектами

В настоящее  время восходящий  тип управления проектами становится все более популярным. Все чаще организации меняют нисходящий тип управления на восходящий. Такими организациями стали New York Times, Tribune Co., Ernst & Young и многие другие. Даже такие большие корпорации, как Toyota и IBM, пытаются реализовать элементы восходящего стиля управления в своих отделах.

Тем не менее, руководители все еще спорят о том, какой из стилей более выгоден их организациям. Для того чтобы понять причину таких изменении в процессе управления, нам необходимо сравнить два типа управления.

Проблемы, вызванные нисходящим типом управления (пример New York Times)

Сущностью нисходящего метода является то, что все потоки идут сверху. Руководство устанавливает цели проектов и предоставляет направляющие, информацию, планы и спонсирование. Руководитель четко сообщает свои ожидания каждому члену проекта. В таком случае существует слишком большая свобода для допущения ошибки, поэтому руководители должны  как можно четко сообщать о своих ожиданиях.

Одна из организаций, которая приняла нисходящий метод управления, является лидером в газетной индустрии - New York Times. Высшему руководству казалось, что то, что они делают, не способствовало созданию энергичной рабочей среды и успешной корпорации. Власть была централизована. Главные редакторы обладали основной силой, и они зачастую вводили одни и те же шаблоны управления во вверенные им проекты. Таким образом, эмоции и мнения руководителей влиял  на все решения в проекте. В результате люди чувствовали, что их голос не в счет, их не слушают. Журналисты не были морально мотивированы на выполнение работы. Между ними не было эффективного общения. Управляющее руководство понимало, что им необходимо предоставить большую свободу. Понадобилось немало времени, чтобы представить элементы восходящего стиля в управлении. Тем не менее, это стоило потраченных усилий и времени, поскольку теперь  команды могут больше общаться и работать более продуктивно.

Похожие проблемы можно увидеть во многих организациях, применяющих традиционный стиль управления. Практика показывает, что нисходящий подход может снизить продуктивность и вызвать всякие проблемы или блокировки в работе. Блокировки предоставляют руководителям как можно больше контроля над командой, а такое отсутствие гибкости может вызвать чрезмерную трату усилий и замедлить работу проекта.

Чем восходящий стиль лучше нисходящего

Факторы, указанные выше, могут привести даже лучшие проекты к краху. Поэтому многие организации, такие как New York Times, пытаются реализовать восходящий стиль управления или хотя бы  некоторые его элементы. Восходящий стиль управления активно находит то, что команда вкладывает в процесс выполнения проекта. Сотрудников просят участвовать в каждом шаге данного процесса. Команда всецело должна одобрить список принимаемых действий. Такой подход позволяет руководителям сообщать  свои  цели и выгоду посредством планирования контрольных точек. Члены команды разрабатывают свои собственные списки дел, которые включают в себя шаги, необходимые для достижения контрольных точек для каждого сотрудника в отдельности. Им стоит выбрать методы и способы выполнения своих задач. Преимуществом данного подхода является то, что оно дает членам команды возможности мыслить творчески. Они знают, что их инициатива будет признана, а потому их желание работать и достичь успеха возрастает. Процесс планирования протекает гораздо быстрее, поскольку он выполняется несколькими людьми. Списки задач каждого члена команды собраны в один единый план. Графики, бюджеты и результаты прозрачны. Руководитель делает все, чтобы проблемы были ясны и видны, и тем самым получить возможность их избегания.

Тем не менее, несмотря на все перечисленные преимущества, восходящий подход не является идеальным решением. Иногда ему не хватает четкости и управляемости. Многие эксперты сходятся во мнении насчет того, что восходящий стиль не может помочь достичь успеха сам по себе. Умнейшим поступком руководителя будет использование  наилучших особенностей обоих подходов и  применение  какого-либо гибридного метода.

Использование преимуществ обоих стилей

А возможно ли предоставить наилучший опыт восходящего метода в организации при помощи традиционных инструментов? Традиционное управление проектом изначально было разработано с учетом нисходящего подхода. Традиционные приложения не годятся для восходящего стиля управления. Они слишком сложны, и их сложно усвоить. Данные приложения фокусируются на руководителе, и он становится ключевым звеном в сети коммуникаций проекта. Члены команды зачастую не имеют доступа к плану проекта и не могут вкладывать свои идеи. Они должны посылать электронные письма руководителю в отдельных файлах. Руководитель затем должен собрать все данные и сложить всю информацию в план проекта вручную. Затем он должен сообщить изменения высшему руководству. Несопоставимость между лучшими принципами восходящего стиля и старыми инструментами может стать причиной таких ситуаций, когда талант руководителя будет закопан рутинной работой. Иногда руководителям просто не хватает времени на проявление своего лидерства.

Старые методы того, как люди сообщали и получали информацию, были кардинально переработаны в нынешнее время. Теперь существует гораздо больше способов успешной реализации лучших принципов восходящего стиля управления. Таковыми являются технологии Enterprise 2.0, вики (общедоступная доска объявлений на базе Web), блоги и инструменты сотрудничества. Новые технологии вошли в организации и изменили старые способы управления проектами. Они используют традиционное управление при помощи ПО Project Management 2.0 и привносят новые шаблоны сотрудничества, которые основаны на коллективном интеллекте. Коллективный интеллект является набором ценных знаний из различных областей, в которых сотрудники являются экспертами. Данные знания теперь успешно собраны и доступны в более гибкой, совместной среде, благодаря программному обеспечению по управлению проектами нового поколения. Руководитель проекта является тем, кто выполняет работы и выбирает направление развития проекта на основании информации, полученной от сотрудников.

Роль, которую играет руководитель в изменениях проекта. Программное обеспечение Project Management 2.0 помогает в создании полного отчета. Люди становятся менее зависимыми от руководителя, а он в свою очередь становится лидером, который устанавливает каналы общения в команде, предоставляет креативную рабочую среду и направляет команду. Он становится провидцем, который может использовать сильные и слабые стороны команды и улучшить развитие проекта относительно внешних изменений.

Инструменты нового поколения позволяют руководителям объединять преимущества двух подходов в управлении проектами. Данные приложения позволяют комбинировать управление с сотрудничеством, четкость целей проекта и прозрачность внутренних процессов организации.

Тысячи компаний теперь могут сказать, что новый восходящий стиль управления, реализованный при помощи инструментов Enterprise 2.0, улучшил производительность их бизнеса. Такими компаниями являются Bell Canada, Sun и Yahoo. Данные корпорации создали свои блоги для того, чтобы ускорить общение в проекте. Даже такие гиганты, как IBM, осознают все преимущества в разрешении сотрудникам иметь более активное участие в том, как организуется работа.

Демократизация управления проектом не является последним шагом. Основная цель всегда заключается в нахождении путей придания большей эффективности управлению и каналам общения в проектах. Новые технологии, примененные к проектам, предоставляют нам возможность выполнения более успешных проектов и составления более продуктивных команд. При помощи инструментов нового поколения проекты могут быть предоставлены быстрее, и от этого выгодно будет всем.