Насколько точны ваши фактические сроки и расходы по сравнению с плановыми?

Из-за расходов и эффективности, доминирующих в корпоративной программе действий в нынешней ограниченной экономической среде умение сравнивать и сопоставлять плановые сроки и расходы с фактическими дает профессиональным фирмам услуг лучшее понимание и более жесткий контроль производительности на платных рынках, где время - деньги.

Умение эффективно планировать имеет решающее значение для профессиональных фирм услуг, работающих на платных рынках, таких как бухгалтерский учет, консультирование и юриспруденция. Но умение распределять время и стоимость (ресурсов) с абсолютной уверенностью, что финансовые и проектные цели будут достигнуты, тяжело даётся, если инструменты планирования ресурсов и системы табелей учета рабочего времени используются отдельно, что и наблюдается сейчас.

Табели учета рабочего времени дают точное представление о часах, за которые выписывается счет в конце каждой недели или месяца, упрощая расчет фактической стоимости снабжения проекта ресурсами и порождаемого в результате дохода. Но если эти расчеты не сравниваются регулярно со сроками и ресурсами, изначально выделенными проектам, невозможно оценить, работает ли фирма или ее персонал максимально эффективно.

Аналогично, при отсутствии формальных механизмов отчетности, позволяющих руководству регулярно сравнивать плановые сроки и расходы с фактическими, практически невозможно оценить точность планирования фирмы. Это создает неопределенность в прогнозировании доходов и влияния на способность реструктурировать ресурсы и быстро реагировать на подъемы и спады проекта, или предоставлять клиентам оценки исходя из динамики количественных показателей.

Оценка уровней отклонения

Для профессиональных фирм услуг планирование ресурсов означает оценку требований к ресурсам в соответствии с процессом продаж. Однако  многие применяемые ныне подходы терпят неудачу по причине отсутствия видимости по всем подразделениям и отсутствия способа соединения конкретных наборов навыков и бизнес-процессов с требованиями отдельных проектов. К тому же, электронные таблицы или программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP) не позволяют пользователям регулировать и упорядочивать распределение ресурсов, чтобы достичь движущихся целей.

Более того, способность планировать распределение ресурсов и точно прогнозировать требуемый бюджет и сроки сдачи сильно зависит от предыдущих знаний и опыта фирмы. Часто они не хранят архивные данные из прошлых проектов, уточняющие, что произошло в начале и в конце, хотя сторонние силы могут означать, что требования могут изменяться вплоть до момента выполнения. По сути, данные табеля учета рабочего времени, прежде всего, обеспечивают проверку на реальных данных в виде оплаченного фактического времени, а значит, и стоимости проекта, что в свою очередь вводится в итоговый расчет полученного дохода и прибыли.
Фирмы, уже проводящие внутренний аудит для оценки производительности, сравнивают предсказанные сроки и расходы с фактическими сроками и расходами, записанными в их табелях учета. Такой анализ позволяет им выяснить, выполняется ли реализация проекта так, как ожидалось, с соблюдением равновесия между фактическим и плановым, измеренным в виде отклонения. Отрицательное отклонение наблюдается, когда фактические расходы по проекту превышают плановые расходы, тогда как положительное отклонение означает, что работа была выполнена в пределах бюджета.

Отрицательное отклонение приводит к перерасходу денег, снижению прибыли и дохода. Но это вовсе не значит, что положительные отклонения обязательно благоприятны. Например, положительное отклонение может указывать на применение плохих рабочих методов. Персонал является самым дорогим ресурсом профессиональной фирмы услуг, и если они не заняты оплачиваемой работой с клиентом, то они должны делать что-то другое, полезное для фирмы. Положительное отклонение также может означать, что проект мог быть выполнен менее опытным персоналом с соблюдением согласованного бюджета и сроков.

Повышение производительности

Многие профессиональные фирмы услуг устанавливают предел отклонения в 5 процентов, прежде чем предпринимать дальнейшие действия. Использование внутреннего аудита и анализ уровней отклонения позволяет профессиональной фирме услуг выяснить, происходит ли регулярное избыточное распределение ресурсов или регулярное внезапное перераспределение ресурсов без предупреждения. Часто руководитель проекта присоединяет лишние ресурсы к проекту, следовательно, количество оплаченных часов меньше ожидаемого. Аналогично, если группа регулярно выглядит полностью занятой, но затем выписывает счет на количество часов в два раза меньше ожидаемого, более тщательный анализ их производительности позволит внутренним управленческим отделам обратиться к руководителю проекта и к группе, чтобы спросить, почему.

Более тщательный анализ уровней расхождения между фактическим и плановым может быть очень показательным. Одна фирма обнаружила, что хотя персонал показывал почти 100- процентное использование каждый месяц в системе планирования ресурсов, дальнейших анализ фактических оплаченных часов выявил, что использование составляло 80 процентов. На данном уровне не только применялась премиальная система, также выяснилось, что персонал не работал по пятницам, то есть рассматриваемая фирма теряла 20 процентов своего потенциального дохода.

Разумеется, такая прозрачность является обоюдоострой. При лучшем понимании осуществляемого проекта и уровней отклонения работники способны планировать свое  собственное время более эффективно. Это бывает особенно полезно, когда работники получают оплату в зависимости от качества работы и поэтому должны следить за тем, чтобы не оставаться без работы долгое время. Они могут использовать период отсутствия работы более эффективно путем посещения учебных курсов или предложения себя на интересующие их проекты. Следовательно, отслеживание производительности ресурсов положительно влияет на мотивацию персонала.

Помимо позволения фирме максимально увеличить оплачиваемые часы и отслеживать производительность в течение некоторого времени, предоставление данной информации персоналу дает ему  непосредственный опыт процесса планирования и позволяет  давать более точные оценки для аналогичных проектов впоследствии. Одна фирма недавно расширила использование планирования ресурсов, чтобы позволить своим консультантам регулярно информировать руководителей о прогрессе проектов, поддерживая персонал и делая конвейер более управляемым и явным.

Оставаться на верном пути за счет информированной точности

Путем постоянного повышения общей эффективности планирования фирма повышает свою производительность и уровень обслуживания, предоставляемого клиентам, потому что результаты соответствуют требованиям. Чем чаще прогнозы и ожидания клиента оправдываются, тем сильнее увеличивается опыт и уверенность в фирме.
В текущих условиях сокращения штатов, прибылей и бюджетов необходимо, чтобы персонал распределялся эффективно и использовался полностью. Составление отчета по данным, хранящимся в системе табеля учета рабочего времени, и сопоставление его со временем и расходами, выделенными в инструменте планирования ресурсов, дает руководителям высшего звена коммерческую информацию, необходимую им для оценки производительности на основе фактического в сравнении с плановым. Это также позволяет им накапливать массив статистических данных, обеспечивающих доказательное планирование, при котором цели реализации становятся более точными, уровни отклонений минимизируются, а доходы и прибыль максимизируются.

Более того, отчеты о сравнении фактического с плановым дают руководству лучшее представление о том, как выполняются текущие проекты, вплоть до уровня отделов и отдельных людей. Это позволяет руководителям определять, работает ли конкретный отдел или человек более эффективно, и передавать лучшие практики соответственно. Они также могут быть предъявлены акционерам, чтобы подтвердить, что использование (а значит и прибыль) максимально увеличивается.

В период, когда все фирмы стараются экономить, улучшенное понимание крайне важно. Если фирмы имеют более четкое представление о прогрессе проекта относительно первоначального исходного плана, они могут быть более быстрыми и отзывчивыми при перемещении ресурсов, чтобы гарантировать, что проекты останутся на верном пути и не столкнутся с любыми подъемами и спадами, которые могут произойти. То же самое можно сказать о правильной классификации рабочей силы в соответствии с конвейером проекта и рыночными тенденциями (например, какие специальности пользуются спросом). Анализ фактического развития  в сравнении с плановым развитием проекта может указать на системные проблемы и позволит фирмам принять корректирующие меры, обеспечивая процесс постоянного улучшения во всей фирме.