Как отчитываться о состоянии проекта

Ваш руководитель попросил вас возглавить проект в вашей компании. Может быть, вы являетесь руководителем проекта, а может быть, и нет. Несомненно, что немногие люди знают, как  следует отчитываться о состоянии проекта, даже если они являются опытными руководителями проектов. Основная проблема в том, что многие люди не понимают точку зрения руководителя, от которого требуется информация о большом проекте.

Здесь приведены основные правила того, как необходимо отчитываться о состоянии проекта, которые можно использовать для повышения вашей репутации как человека, который способен вовремя сообщать требуемую информацию руководству и проектной группе и обеспечивать успешную реализацию проекта.

Перспектива управления

Если проект является важным, от вашего начальника будут требовать, чтобы он сообщал своим руководителям о ходе его выполнения. Умные руководители всегда ждут новой информации о состоянии важных проектов. Доклад об отличном состоянии означает, что руководители полностью информированы о состоянии и общем направлении ваших проектов без необходимости самим принимать в них участие (вмешиваться). Есть определенная информация, которая необходима вашему начальнику,  чтобы показать своему руководителю, что он держит все вещи под контролем и способен ими эффективно управлять. Если вы будете предоставлять эту информацию так, чтобы ваш руководитель мог регулярно ее использовать, то вы очень быстро подниметесь по карьерной лестнице.

Даже для относительно менее важных проектов эффективный отчет о состоянии позволяет вашему руководителю потратить всего несколько секунд на беглый просмотр вашего отчета, чтобы определить, насколько продвинулась вперед работа над вашим проектом.

Отличный отчет о состоянии свидетельствует о ясности и об отсутствии беспорядка. Ваша задача как руководителя проекта – отобрать из беспорядочного нагромождения информации его самые важные элементы и затем представить их так, чтобы сотни и тысячи часов работы можно было понять за 30 секунд.

Чтобы написать отличный отчет о состоянии, вам нужно понимать следующее:

• Три составляющих состояния.
• Как писать краткие отчеты.
• Какие основные данные необходимы руководству.

Три составляющих состояния

Есть три основных составляющих, которые должны входить в отчет о состоянии проекта:

• Общее: Нужно увидеть общее состояние проекта. Руководитель должен иметь возможность определить, что с проектом есть какие-то проблемы. Иногда требуется принять решение относительно проекта. Вы можете не обладать всей требуемой информацией. Ваш проект может быть в худшем состоянии, чем вы думаете.
• Контрольные точки: Ваш проект включает в себя основные задачи, которые должны быть выполнены до определенных моментов времени. Руководитель должен видеть, какие контрольные точки уже достигнуты, к каким из них проект приближается, и какие из них должны быть достигнуты в дальнейшем. Это позволяет проанализировать план и решить, устраивает он вас, или его нужно переделать.
• Трудности: Вероятно, ваш проект имеет препятствия на пути его завершения, которые были обнаружены. Нужно представить краткое описание каждой проблемы, чтобы можно было принять решение о том, следует ли вмешиваться в разрешение этой проблемы.

Организация вашего отчета о состоянии

Хороший отчет о состоянии проекта должен начинаться с самых высоких уровней детализации и идти дальше ко все более низким уровням.

Таким образом, первым должно идти общее состояние проекта. Если руководителю понравится то, что он увидит здесь, он может не читать дальше. Основные контрольные точки должны следовать за общим состоянием проекта. Если руководителю не нравится общее состояние проекта, или ему нужна более подробная информация, он может проверить приближающиеся плановые сроки и степень близости проекта к ним. Трудности могут задержать эти сроки, поэтому, когда руководитель увидит проблему в вашем графике выполнения проекта, он сможет прочитать отчет дальше и увидеть, в чем она состоит. Хорошие руководители проектов сообщают о проблемах в приоритетном порядке, первой показывая проблему, которая несет в себе наибольшую опасность срыва реализации проекта.

Краткие отчеты

Ваша работа состоит в том, чтобы сообщать о деталях вашего проекта в кратких, лаконичных отчетах о состоянии, с которыми руководитель мог бы быстро ознакомиться без необходимости тратить на это много времени. Вы можете потратить 30 минут на написание отчета о состоянии, но всегда помните, что ваш руководитель не может потратить 30 минут на изучение отчета. В реальности он имеет только 30 секунд на ознакомление с состоянием проекта, поскольку он может отвечать за 30, 40, 100 или даже за большее число проектов.

Умение руководителя проекта отчитаться о состоянии проекта без излишне подробных комментариев имеет огромное значение. Рекомендуется писать отчет так же, как вы бы писали телеграмму. Более подробно об этом будет рассказано далее.

Что должно быть включено в краткие отчеты

Как можно представить описание состояния проекта без многословности? Это трудноразрешимая задача, но она не является невозможной. Здесь приводится несколько советов:

• Пишите в виде списка, а не сплошным текстом. В вашем отчете о состоянии нигде не должно быть абзацев.
• Избегайте излишнего использования заголовков и двоеточий. Очевидно, что 7/4/2008 – это дата. Написав "дата: 7/4/2008", вы не сообщите никакой дополнительной информации.
• Сокращайте отчет, насколько это возможно. Сокращайте все обороты речи и предложения.
• Избегайте использования наречий (действительно, очень, много) и прилагательных (хороший, плохой, скверный).

Основные данные

Руководству необходимо получить от вас определенные данные, чтобы увидеть общее состояние проекта, степень его выполнения относительно контрольных точек и трудности, связанные с реализацией проекта. Для описания общего состояния проекта может требоваться следующее:

• Название проекта
• Идентификационный номер проекта, если ваша компания использует средство для хранения проектов.
• Общее состояние проекта (красное, желтое, зеленое – более подробно об этом в следующей статье).
• Процент выполненной работы по проекту, запланированный на текущий момент (планируемая завершенность).
• Реальный процент выполненной работы по проекту.
• Число дней, на которые вы опережаете план или отстаете от плана.
• Число серьезных трудностей, с которыми вы столкнулись (более подробно об этом далее в данной статье).
• Число обычных трудностей, с которыми вы столкнулись.

Эти элементы данных должны предоставлять общий обзор состояния проекта для рядового сотрудника, который не держит в уме все детали и не заинтересован в серьезном вовлечении в ваш проект.

Вашему руководителю может потребоваться увидеть больше, чем только общее состояние проекта. Он может захотеть увидеть состояние проекта относительно конкретных контрольных точек, чтобы принять решение о том, нужно ли больше уделять внимания проекту. Одна из самых сложных вещей, которую руководитель должен делать всегда, - это решать, дать вам больше возможностей или вмешаться в вашу работу. Руководитель не хочет выполнять вашу работу вместо вас, но он также не хочет, чтобы вы потерпели неудачу с ней.

В этом смысле полезно предоставлять в отчете контрольные точки проекта. Это позволяет руководителю оценить ваш план, определить его приемлемость в данных условиях и предсказать ошибки, которые могут привести вас к провалу.

Контрольные точки имеют 6 составляющих:

• Название контрольной точки.
• Доля завершенной работы в процентах для контрольной точки.
• Плановое начало.
• Плановое завершение.
• Реальное начало.
• Реальное завершение.

Некоторые люди предпочитают предоставлять красное, желтое, зеленое (RYG) состояние для каждой контрольной точки в своем проекте. Завершенные задачи обозначаются зеленым. Все последующие контрольные точки имеют такое же состояние, что и текущая контрольная точка, поэтому нет смысла различать их. Состояние RYG всего проекта имеет значение.

Лучше всего начать с более ранних задач и закончить сроком сдачи проекта. Если вы перечислите их бессистемно, то внесете больше беспорядка, чем ясности.

Разрешение проблем

Заключительной частью вашего отчета о состоянии должен быть список основных трудностей, с которыми сталкивается ваш проект. Важные данные о проблемах, которые нужно предоставить:

• Номер сертификата: если имеется система сертификации, предоставьте (нам) ссылку на сертификат или на номер сертификата.
• Название проблемы: оно должно быть очень наглядным и кратким.
• Дата и время сообщения: нужно, чтобы увидеть срок давности проблемы. Чем он больше, тем больше вероятность возникновения серьезных неприятностей, если проблема не будет быстро разрешена.
• Приоритет или серьезность проблемы: ваша проблема является очень важной, если она останавливает реализацию проекта. Если проблема останавливает продвижение проекта вперед и единолично ставит под удар срок его сдачи, то это очень серьезная проблема. Если проблема – это очередная ошибка в программе, то она может быть быстро разрешена, и не является серьезной.
• Имя человека, который в данный момент занимается разрешением этой проблемы.
• Предполагаемое время завершения: Руководителям желательно предоставить время и дату, когда проблема будет разрешена. Если это невозможно, то предоставьте время и дату, когда вы перейдете на следующий этап в процессе разрешения проблемы. Если и это невозможно, предоставьте предполагаемое время следующего обновленного состояния проблемы.
• Текущие действия: Что в данный момент делается для разрешения этой проблемы? Организуете ли вы селекторное совещание? Просите ли вы помощи у конкретной группы специалистов? Что делается для смягчения последствий? Есть ли альтернативные варианты решения проблемы.

Ожидаемые результаты

Если вы регулярно представляете действительно хороший отчет о состоянии проекта нужным людям, вы должны ожидать одного из двух результатов. Руководство успокоится и перестанет уделять вам очень много внимания, что обычно означает, что они думают, что вы держите проект под своим контролем и можете управлять им без их вмешательства, или они будут чаще входить с вами в контакт, чтобы более подробно разузнать детали и определить, нужно ли им вмешиваться.

Любой результат лучше, чем его альтернатива: руководство просит вас представить отчет о состоянии проекта. Ваша работа как руководителя проекта состоит в том, чтобы прояснить состояние проекта для проектной группы и для руководства. Эта работа связана с анализом и с взаимодействием. Если руководство просит вас представить отчет о состоянии проекта, то это значит, что вы не отправляете его нужным людям, или недостаточно часто его отправляете, или вы не отправляете хороший отчет о состоянии.

Руководство должно иметь возможность разобраться в вашем отчете о состоянии без необходимости связываться с вами непосредственно. Скорость, с которой вы его отправляете, аудитория, которую вы выбираете, и содержание ваших сообщений должны быть доступны для них легко и быстро.

Руководитель проекта, который может написать отчет о состоянии проекта технически грамотно и кратко, является редкой находкой. Нет необходимости создавать яркие слайд-шоу или многостраничные документы, чтобы представить хороший отчет о состоянии. Многие идут этим путем и заваливают руководство ошибочными данными. Многословность и сплошной текст всегда нежелательны в отчетах о состоянии, однако многие пишут так, как будто они сочиняют новеллу, и создают отчет, на который руководство вынуждено тратить огромное количество времени, чтобы получить нужную им информацию. Другие вовсе не могут представить достаточное количество информации, или, еще хуже, они представляют отчеты нерегулярно или редко.

Во всех системах обучения управлению проектами и сертификации, доступных сегодня, почти никто не учит, как отчитываться о текущем состоянии и следующих этапах проекта. Умение эффективно отчитываться о состоянии ваших проектов даст вам конкурентное преимущество, которое выходит за пределы стандартного инструментария руководителя проекта.