Каким на самом деле должно быть управление проектами

Многие из нас ошибочно полагают, что успешного руководства проектом можно достичь, следуя какой-то формуле или просто используя правильную систему. Нельзя сказать, что инструменты не важны, а система не работает, потому что это не так. Дело в том, что система и программное обеспечение только облегчают работу, не являясь составляющей успеха.

Хорошие идеи не являются хорошим продуктом, пока их не воплотят в жизнь и прибыльно не продадут. Выполнение проекта может помочь осуществить это

1. Подберите нужного человека и дайте ему возможность стать руководителем проекта

Руководители проектов должны быть лучшими руководителями компании и быть вовлечены с самого начала. Все же работа у них тяжелая. Они должны управлять разными командами, где у сотрудников уже есть начальники в других отделах компании. Назначая кого-то на место руководителя проекта, имейте ввиду следующие требования:

• Руководитель проекта должен обладать различными функциональными знаниями. Система развития, производства, закупок и качества на фирме довольно сложная. Для руководителя проекта необходим опыт работы во всех этих функциональных областях, и чем больше опыт, тем лучше. Понимание работы этих сфер деятельности послужит решающим фактором для того, чтоб уберечь лидера проекта от насмешек профессиональных экспертов. Доскональные, из первых рук, знания о продукте, план и техническая система, стандарты качества, промышленные технологии и политика вашей компании обязательны.
• Технические проекты должны управляться техническими специалистами.
  Не ждите, что лидер команды, разрабатывающей продукт, будет успешным, если он не говорит на языке технической команды. Маловероятно, чтобы специалист по закупкам или эксперт по логистике полностью смогли понять тонкости процесса планирования и детализации, им будет сложно отличить главные требования от незначительных. Инженеры пренебрежительно относятся к тем, кто технически неопытен и может непреднамеренно спугнуть людей, знающих технологию. Руководители проектов должны быть способны задавать сложные вопросы, чтоб преуспеть. Не все проекты - технические. Переконструирование предложений по обслуживанию или проекты по изменению маркетингового плана должны руководствоваться экспертами.
• Руководители проекта должны иметь превосходные организационные навыки.
  Великий инженер, который никогда не сможет отыскать книгу по спецификации или не найдет последние результаты теста, возможно, не самый лучший кандидат. Управление проектами исключительно детализированное занятие, поэтому найдите того, кто любит детали.
• Убедитесь, что ваш руководитель проекта умеет отлично решать проблемы.
  Проект ничего не значит, если не тренироваться в решении проблемы за проблемой, удостоверьтесь, что ваш руководитель знает, как поступать с такими вопросами.

Вам необходимо совершенствовать руководителя проекта. Запросив ряд требований и навыков, вы, скорее всего, не найдете подходящего человека для работы. Отберите того, кто обладает большей частью навыков, затем помогите получить нужный опыт и обучайте его, пока он не будут готов к работе.

Подходящий руководитель проекта будет с легкостью использовать системы, которые вы используете, и иногда это будет выглядеть слишком просто. Неподходящий руководитель превратит лучшую систему в настоящий кошмар, тратя недели на подготовку к обычной проверке и добиваясь результатов, ниже установленных стандартов.

2. Убедитесь, что полностью определены ограничения проекта

С самого начала проекта сложности с управлением изменяют или добавляют ограничения. Многие из этих изменений фактически являются недосмотром, который должен заранее определяться в процессе. Без точного определения всех ограничений, значительные изменения проекта можно осуществить слишком поздно. Чтоб добиться правильного определения, сделайте это до начала процесса.

Ограничения, или масштаб проекта, имеют несколько элементов. Ограничения клиента руководят списком, устанавливая пределы, время выпуска продукта на рынок, эстетические вопросы, в свою очередь, правительственное или промышленное регулирование также добавляет ограничения. Во многих проектах процесс планирования масштаба проекта упускается. Здесь приведены несколько простых правил, которые могут помочь вам определить все ограничения.

• Перед тем, как начать работу, потратьте некоторое время, чтоб распределить ответственность за каждый элемент проекта. Это особенно важно, когда компания сотрудничает с другими фирмами как с партнерами, поставщиками или клиентами. Например, необходимо определить, на ком лежит главная и второстепенная ответственность за планирование, тестирование, подтверждение и производство частей проекта.
• Помните: принятие на себя ответственности плохо лишь в том случае, если это не подтверждено документально. Убедитесь, что вся ответственность задокументирована.
• Имейте в виду: проекты всегда предполагают перемены. Будьте готовы к этому, и найдите подходящее решение, чтоб справиться с изменениями масштаба проекта. Должно ли быть установлено право утверждать решения? Управление масштабом проекта создает или рушит проекты? Когда торговый отдел или клиент решают, что детали должны быть из нержавеющей стали, вместо пластика, меняется масштаб проекта, и, соответственно, обновляются параметры.

Хорошо усвойте этот урок. Это может сохранить вам миллионы. Встречаются проекты по разработке, в которых клиенты постоянно требуют добавления к масштабу новых или обновленных деталей. В то время как уже составлен детальный, одобренный масштаб проекта, а также эффективная система управления изменениями масштаба. В конце программы, когда команда закупок клиента пытается понизить цену проекта, проект полностью выполнен. Все изменения масштаба проекта одобрены, и команда способна улучшить границы масштаба.

3. Используйте подход планирования результатов, вместо подхода планирования задач.

Основные сложности с руководством проекта заключаются в том, чтобы держать проект в рамках графика и бюджета. Из-за несоблюдения требований в этих областях может произойти негативная реакция на уровне деталей, внесенных в начальный план проекта. Короткая фраза: «Он не планировал потерпеть неудачу, он потерпел неудачу в планировании» - искажает реальный ход вещей.

Задача, основывающаяся на планировании, фокусируется на работе, которую необходимо выполнить, и на времени, которое предполагается потратить для завершения работы. В более сложных моделях мы оцениваем минимальное время, ожидаемое время и, что более вероятно, время, которое займет каждое отдельное задание или подзадание. Доказано, что чем детальнее план, тем предсказуемее результаты. Работа руководителя проекта – убедиться, что задачи выполняются в соответствии с планом.

Но задача, основывающаяся на планировании, делит проект и впоследствии, ведет к управлению микрозадачами. Разделения случаются редко, потому что мы не придерживаемся графика. Часто происходит так, что задачи не включаются в план или требуемые ресурсы сильно недооцениваются. Одним словом, план заменяет ответственность, и такие извинения, как: «Мы делали это согласно плану, он просто не сработал» - слышатся все чаще.

Решением этих вопросов будет создание более детального плана, который, вероятно, закончится с такими же ошибками, потому что настоящие причины неудачи проекта не рассматривались.

Подход планирования результатов предлагает абсолютно другой метод. Вместо того чтоб сфокусироваться на задачах или на работе, этот подход фокусируется на желаемом результате. Например, планируя проверку пригодности, подход планирования результатов определяет цели и временные рамки проверки. Это определяет уровень готовности плана и типы инструментов, которые необходимо использовать. План точно определяет уверенность, необходимую команде в результате, и методы или индивидуальные тесты, которые следует выполнить. Если существуют любые второстепенные задачи или цели, к примеру, использование построения событий, таких как изучение возможности объединения производства, они должны быть внесены в список. Объединение этих планов для каждого контрольного события становится планом проекта. Проектная команда осуществляет подход планирования результатов и руководит необходимыми ресурсами, чтобы добиться результатов для контрольных событий, в то время как проект продолжается.

Даже тем проектам, в которых используется методология подхода планирования результатов, понадобится планирование задач. Однако такие случаи краткосрочны. Это специфические события, на которых в определенный момент сфокусирована команда. Например, если необходимо завершить прототипирование для облегчения теста на пригодность, выход заказа на закупку, достижение результатов компонентов и планирование лабораторных ресурсов должно выполняться на микроуровне и в мельчайших деталях. Это необходимо для успешного проекта.

Не пытайтесь спланировать все заблаговременно. Слишком много неизвестного, чтобы это имело смысл. Члены команды разочаруются, анализируя план, а руководители в итоге сдадутся и перепланируют проект.

Не тратьте свое время, создавая план в Microsoft Project, который точно определит, когда специфические задачи необходимо выполнить. Невозможно сразу осознать всю работу, которую потребуется завершить, чтоб добиться результатов. Вместо этого сфокусируйтесь на достижении конечных и промежуточных результатов, которые нужно достичь на специфических, заранее установленных этапах. Затем убедитесь, что у вас есть квалифицированная команда, знания, ответственность и полномочия определять, когда и как закончить работу, чтобы гарантировать успешное выполнение проекта.

4. Общайтесь

Управление проектами тесно связано с общением. Руководитель, который не обладает коммуникативными навыками, потерпит неудачу. Внутри команды должно иметь место общение, касающееся ответственности, целей и требований.

Кроме того, команда должна общаться с руководством, клиентами и поставщиками. Руководители должны знать, когда члены команды не оправдывают ожиданий, или когда их превосходят. Если существуют вопросы, которые препятствуют успеху, или появляются новые возможности, руководству необходимо об этом знать.

Если появляется препятствие, касающееся технических вопросов, обратитесь к экспертам или к другим командам. Скорее всего, у кого-то уже был такой опыт, что облегчит способ решения проблемы. Если обнаружатся инновационные идеи, обязательно объявите об этом успехе.

Хорошим навыкам общения невозможно быстро обучиться. Как правило, в течение первого опыта в качестве руководителя программы мы испытываем значительные сложности, которые являются результатом слабого планирования. Бывают случаи, когда люди умалчивают о проблемах до тех пор, пока не решат их. К счастью, через несколько недель, когда проблема уже разрастается, кто-то из членов команды выдает секрет, и руководство полностью осознает ситуацию. Чем раньше вы известите руководство о возникших проблемах, тем легче будет их решить.

Гордость или страх непозволительны, так как это мешает общению с командой и руководством. Общение – первостепенная цель управления проекта, не пренебрегайте им.

5. Развивайте свою собственную систему разработки нового продукта

В современном бизнес-климате требования к разработке продукта очень большие. Природоохранное законодательство или нормы переработки отходов устанавливаются государством, требования к испытаниям на долговечность устанавливает клиент, разрешение на строительство или окраску необходимо местным властям, так же обстоит и с внутренними корпоративными требованиями, и на этом список не заканчивается. Для каждой области существуют свои специфические требования. А это не так просто запомнить.

Командам требуется список для гарантии того, что решаемые задачи по разработке не останутся без внимания. Чтобы убедиться, что проект выполняется должным образом, недостаточно полагаться только на память команды или руководства. Установите требования, спланируйте программу, затем проверьте и сделайте отчет о результатах выполненной работы. Используйте эту систему как средство для достижения успеха, а не как ряд задач, которые нужно завершить.

Приведите в порядок систему - позвольте ей меняться и расти как прежде, но не пытайтесь сократить процесс.

6. Высшее руководство должно быть в курсе событий

Проекты - это будущее бизнес-среды. Они заслуживают внимания высшего руководства. Участвуйте в жизни проекта, чтобы убедиться, что дела идут согласно плану.

В хороших проектах есть встроенные механизмы для того, чтобы держать высшее руководство в курсе. Периодический обзор, обеспечивающий тесное взаимодействие между членами команды и высшим руководством, является ключом к успеху проекта. Такие проверки нужно проводить часто, по крайней мере, раз в месяц. Не совмещайте обзор с собраниями персонала или с совещаниями о стратегии, так как это несет в себе неверный смысл. Главные цели этих ежемесячных проверок включают в себя:

• Отчет о состоянии проекта, согласно плану.
• Определение основных проблем, жалоб клиента или препятствий на пути к успеху.
• Отчет об изменении плана или масштаба проекта, а также риска программы.
• Обновление финансовых прогнозов.
• Осуществление прямой и обратной связи между командой высшего руководства и проектной командой.

Опыт высшего руководства может оказаться полезным для проектной команды. Обзор обеспечивает возможность этого типа взаимодействия. Проектная команда будет иметь возможность напрямую сообщать о преградах, препятствиях или о других сложностях.

Система разработки нового продукта устанавливает регулярные обзоры этапов, чтобы обеспечить формальное одобрение проекта, перед тем как приступить к следующему этапу. Встречи для таких обзоров должны устанавливаться на протяжении этапа планирования, требования пересмотра устанавливаются самой системой разработки нового продукта. Эти проверки глубоко вникают в ход проекта и являются решающей частью системы проверок и уравновешивания, которая нужна, чтобы обнаружить потенциальные проблемы на пути к успеху.

Но этих проверок недостаточно. Вовлечение руководствующей команды требует больше последовательности, чем могут обеспечить эти краткие, формальные обзоры. Частые неофициальные визиты руководства должны помочь проектной команде. Проверьте результаты работы команды - если она находится на этапе планирования, пересмотрите план и сделайте свои замечания. Изучите документы отчета о требованиях, убедитесь, что содержание соответствует запланированному. Помните, это ваш будущий бизнес.