Стартовое совещание в управлении проектом: в чем его смысл?

Во время встречи с клиентом нас спросили, в чем смысл стартового совещания по проекту? Видимо, руководитель проекта вынуждал спонсора организовать такое рабочее совещание. Руководителя проекта нужно поздравить за это предложение. Рабочее совещание может быть встречей двух людей, длящейся 30 минут, или продлиться неделю и вовлечь в себя всю группу. Рабочие совещания важны для современного проекта, потому что скорость является его сущностью.

Это может показаться странным; рабочее совещание замедляет начальный этап работы над проектом, при этом помогая завершить весь проект намного быстрее! Как так? Вместо того чтобы быстро начать планировать проект, у вас есть возможность:

• Проверить, что есть четкое понимание вводной информации о проекте.
• Проверить, что то, что вы имеете – это проект, с помощью разработки его экономического обоснования.
• Определить роли в проекте: орган управления проектом, спонсор, руководитель проекта.

Конечно, рабочее совещание можно использовать множеством различных способов, и у вас может быть больше одного рабочего совещания. Некоторые люди проводят совещание в начале каждого этапа своих проектов.

Мы рассказали клиенту о курсе подготовки руководителя проекта, который мы организуем для определенной группы сотрудников. Это была группа из 7 человек, которые занимались реализацией ключевых стратегически важных проектов и хотели улучшить свои умения управлять проектом. В течение утра первого дня стало очевидно, что группа не имеет понятия о вводной информации проекта, а также не знает о том, что ожидалось от них в переводе на результат – был ли это отчет или программа обучения. Это вызвало растерянность. Группа смогла связаться со спонсором, который пришел и рассказал обо всем проекте более подробно.

Это было начальное рабочее совещание. Его нужно было провести на две недели раньше, но это не было сделано. Попросив спонсора прийти и пояснить вводную информацию проекта, группа вскоре разработала экономическое обоснование, которое было согласовано со спонсором. Группа смогла использовать этот путь для создания плана проекта. Они организовали совещание, чтобы проверить, что сделанная до настоящего времени работа дала свой результат, и чтобы рассмотреть аспекты мониторинга и контроля, так как они осознали, что им нужны спонсорские вложения. Они ускорили процесс управления проектом, организовав начальное рабочее совещание во время курса обучения.

Когда мы объяснили все это руководителю проекта, он назначил дату совещания и решил, какие ключевые заинтересованные лица должны быть приглашены. В результате руководитель проекта и спонсор четко поняли, чего им нужно достигнуть. Заинтересованные лица были привлечены к работе и поняли свою роль в проекте и получили четкое предписание приступить к работе.

Начальные совещания требуют времени на организацию, времени на проведение, но если они проходят успешно, то это оказывает значительное влияние на проект.

Удачи на вашем следующем совещании!