В чем заключаются проверки состояния проекта?

Проверка состояния – упражнение рефлективного обучения, снимок состояния проекта или программы с целью определить, что идет хорошо, и какие сферы требуют улучшения. Руководители проектов, спонсоры и проектная группа часто так заняты текущими работами, что не способны осознать истинное состояние проекта.

Цель проверки – получить независимую оценку того, насколько хорошо проект или программа выполняется в соответствии с ее целями и насколько хорошо она придерживается организационных процессов или стандартов.

Зачем используется проверка состояния?

Известно, что в большинстве деловых сфер расходы на устранение проблемы во много раз превышают расходы на ее предотвращение. Надвигающиеся проблемы могут не обнаруживаться или игнорироваться, потому что проектная группа верит, что одно лишь соблюдение плана обеспечит реализацию выгод. На корпоративном уровне проведение проверки проекта позволяет выявлять и решать типовые проблемы и несоответствия экономным способом и использовать их в будущих проектах.

Кто должен проводить проверку состояния проекта?

Лучше всего проверку выполняют независимые оценщики – свободные от внутренней политики, – способные предоставить рациональную оценку. Рекомендации независимых оценщиков охотней принимают и действуют согласно им. Беспорядочные действия при проверке состояния недопустимы. Хороший оценщик будет использовать такую структуру, как PMBOK (Совокупность знаний по управлению проектом) и будет учитывать уникальные особенности организации и применяемые ею методы управления проектами и реализации.

Когда нужно проводить проверку состояния?

Есть два метода проведения проверки проекта:
•    Проводить, когда проект находится в беде, чтобы определить, что нужно исправить.
•    В составе процесса планового анализа проекта для выявления проблем перед их возникновением. Упреждающие проверки гарантируют, что проект максимально эффективно начинается и выполняется, но реагирующая проверка может вернуть превысивший бюджет или запоздавший проект на верный путь.

Оба метода применяются в зависимости от размера организации и сложности проекта.

Проверка состояния проекта: В чем заключаются предупреждающие знаки?

Ниже приводятся пять общих категорий предупреждающих знаков, широко распространенных в организациях, успешно использующих проверки состояния для выявления проблем:

1. Контроль над проектом

Речь идет об ожидаемых затратах, которые будут понесены в следующем месяце или следующем году, среднемесячные затраты на проект. Исходя из них можно оценить размер затрат и принять решения о выделении ресурсов, чтобы сформировать будущее и снизить убытки или повысить прибыль на инвестиции.

2. Согласованность

Суть согласованности заключается во внедрении единого подхода к осуществлению управления проектами во всей организации. Она состоит в слежении за тем, чтобы организационные методологии включали в себя передовые практики, повышали эффективность и упрощали коммуникации.

3. Проверка экономического обоснования

Проекты выполняются по многим причинам, включая повышение удовлетворенности клиента, увеличение эффективности или разработка нового продукта. Проверка тщательно проверяет цели на протяжении всего жизненного цикла проекта, следя за тем, чтобы проект по-прежнему ориентировался на общую картину.

4. Анализ рисков и проблем

Нередко руководители производят 'обязательное' управление риском и оставляют план лежать без дела до завершения проекта. Проверка рассматривает план управления риском, выявляет десять главных рисков, и были ли они должным образом проработаны, и если нет, выдает рекомендации для исполнения.

5. Человеческий фактор

Управление проектами производится командно. Поэтому руководитель проекта должен заботиться об отношениях между различными заинтересованными лицами проекта, повышающих или угрожающих успеху. Отношения надо постоянно развивать. Проверка состояния проекта проверяет работу группы, заинтересованность спонсора, удовлетворенность клиента и прочие человеческие факторы, способные отрицательно повлиять на проект.

Использование предупреждающих знаков для спасения проблемного проекта

После того, как руководители определили, какие признаки проблем нужно искать, следующий шаг – провести проверку и начать исправлять проект. Проблемные вопросы ниже сгруппированы в логические категории для анализа и действий. Проверка состояния включает в себя оценку:
•    Масштаб: начальное определение, изменение, корректировка плана.
•    Расходы: процессы отслеживания, сверка, предполагаемые показатели и изменения.
•    Сроки: пригодность графика, продолжительность, обдумывание  масштаба, использование контрольных точек, отслеживание, планы действий.
•    Качество: наличие плана по качеству, меры по анализу качества, тестирование, выделение ресурсов.
•    Ресурсы: достаточность, пригодность, распределение времени, сотрудничество, командное управление, эффективность, командный дух.
•    Коммуникация: наличие плана коммуникаций, распознавание и привлечение заинтересованных лиц, возникающие проблемы, управление ожиданиями и их контроль.
•    Закупки: использование внешних ресурсов, обсуждение условий контракта и  контроль над ним.
•    Риски: наличие плана по рискам, участие заинтересованных лиц, эффективность стратегии снижения рисков, процесс анализа, регистрация проблем, их разрешение, процессы передачи разрешения проблем на более высокий уровень иерархии.
•    Планирование на случай чрезвычайных обстоятельств: наличие резервного плана, тестирование резервов, надежность резервов.
•    Выгоды: анализ прогнозируемых выгод, изменения в их важности, измерение выгод, ответственность за их реализацию.
•    Бизнес-процесс: влияние на бизнес-процессы, внедрение, планирование и тестирование.
•    Обучение: наличие плана обучения, время изготовления материалов, доступность преподавателя, доступность персонала, предварительная и обзорная.
•    Реализация: наличие планов реализации, поддержка запуска, разрешение, критерии сдачи, тестирование.
•    Управление: наличие контрольных точек управленческого анализа, стандарты совещаний, продвижение через контрольные рубежи, инструменты, навыки и пригодность процессов, контроль за соблюдением, методология компании.
•    Должностные обязанности: формулировка, точность, поддержка группы, поддержка руководства, обязанности, не указанные в формулировке.
• Документация: доступность, организация, легкое нахождение, контроль версий, составление, программы и протоколы совещаний, подписи, словарь терминов, журнал решений.
•    Требования: документирование, отслеживание изменений, документирование изменений и утверждений.
Затрачивая время на независимую проверку состояния проекта, организации не только избегают потенциальных рисков, но и позволяют своим руководителям проектов контролировать все основные элементы, обеспечивающие успех проекта.