Как сделать собрания по проекту более эффективными

Бывают моменты, когда вы просто не можете достучаться до руководителя проекта. Такое встречается часто и не только с руководителями проектов. Все они почему-то засиживаются на собраниях.

Агентство по проектам собирало статистику за последние годы, и около 1120 человек заполнили опросный лист, один из вопросов которого оказался очень интересным:

"Собрания по проекту являются коллективными событиями, в течение которых  вы изучаете достижения, а не ошибки прошлого".

Ответами на данный вопрос были:

• Более чем согласен - 1.3% (15 человек)
• Согласен - 25.6% (289 человек)
• Не согласен - 57.3% (648 человек)
• Более чем не согласен - 12.6% (143 человека)
• Не знаю - 3.2% (36 человек)

Не самое лучшее положение дел, не правда ли? А ведь 36 человек даже не знают о том, насколько полезны данные собрания.

Так что стоит предпринять? Вот некоторые золотые правила относительно собраний на тему управления проектом (да и вообще насчет собраний):

Правило 1: Убедитесь, что у вас в команде только нужные люди. Может это и очевидно, но как много собраний проводится с неверными людьми, а нужные люди «в пути» или ключевые участники попросту не приглашены?

Правило 2: Заведите план расписания каждого собрания по каждому элементу, который вы собираетесь обсуждать (длительность обсуждения одного элемента). Убедитесь, что вы следуете запланированному графику.

Правило 3: Установите четкую цель. Будь это получение отчета, или подготовка отчета. Будь это обзор прогресса проекта на основе контрольных точек, или разработка части вашего плана, или все вместе. Если вы сойдете с плана/цели, то вы можете поступить следующим образом: каждому раздать по цветной карточке. Если человек тормозит вас своим опозданием, то вам стоит поднять свою карточку и показать всем.

Правило 4: Обобщите все до того, как переходить к следующему шагу. Это обеспечит то, что у всех будет четкая идея того, о чем вы договорились или сказали.

Правило 5: Устраивайте стоячие собрания, без стульев – это ускоряет собрание и по-настоящему концентрирует внимание.

Правило 6: Никаких документов, ведь мы живем в веке без бумаг. Убедитесь, что собрание не заполонено бумагами, используйте отчеты с маркировкой главного для сокращения количества бумаг и ускорения собраний.

Правило 7: Правила. О каких правилах вы договорились? К примеру, правило не впускать никого, кто опоздал на собрание. А какие у вас правила насчет собрания и знают ли все про них? Здесь вы можете использовать свои карточки (Правило 3).

Правило 8: Тренируйте людей, чтобы они активнее участвовали в собраниях. Ведение собрания, вклад посредством соответствующих вопросов, выслушивание, подготовка плана расписания – всему этому можно научиться.

Правило 9: Изучите то, как успешно проходят ваши собрания. Если вы планируете собрание на полтора часа, а оно прошло всего за час, то вам стоит похвалить себя (если собрание достигло желаемого результата). Если оно продлилось 2 часа, то вам стоит проанализировать, почему это произошло.

Помогите своим собраниям и перепрыгните свою собственную планку.