Пошаговое руководство управления проектами для начинающих

Для успеха проекта все члены команды должны участвовать в работе и активно сотрудничать, имея доступ к информации. Общий желаемый результат, конкретные даты выполнения задач и все необходимые инструменты для завершения проекта увеличат шансы на успех.

Если члены группы работают без энтузиазма, ваш проект обречен или же будет невероятно скучным и утомительным

Вся работа проекта держится на очень простых вопросах: что, где, кто, как, когда и как много. Также большое значение имеет установка конкретных дат и обязанностей членов группы. Ключом к успеху является руководство и поддержание энтузиазма у работников, наряду с нужными ресурсами, доступными инструментами и общим чувством крайней необходимости, для того чтобы привести проект к завершению.

Здесь приведена простая схема, которая может помочь объединить участников и организовать работу проекта.

1. Определите цель и конкретный желаемый результат. Запишите это.
2. Определите и объедините людей, которые могут быть заинтересованы в проекте или необходимы для его завершения. Предложите им поучаствовать, дайте знать, что вы надеетесь на их энтузиазм и веру в успех проекта.
3. Определите лидера и координатора проекта, они должны быть одобрены всеми участниками. Если вы не пришли к общему мнению, продолжайте попытки.
4. Начните применять методы мозгового штурма и создайте план действий для достижения желаемого результата, который может быть разделен на подзадания. Установите дату завершения креативной работы, затем распечатайте и распространите письменный вариант проекта.
5. Определите факторы, которые влияют на проект или ограничивают его работу, а также факторы, находящиеся вне вашего контроля (мировые экономические факторы, природные катастрофы, конкуренция и т.д.). Также обозначьте факторы, которые вы можете контролировать (инвестированный капитал, персонал, цены и т.д.). Определите риски или потенциальные проблемы, которые могут возникнуть. Запишите все это.
6. Определите нужные инструменты (капитал, оборудование, машины) для работы над проектом. Также подберите людей (администрация, отдел продаж, поставщики, клиенты), с которыми предстоит работать. Установите необходимое время для достижения цели. Запишите это.
7. Объедините людей, вовлеченных в проект. Пересмотрите предложенный проект, факторы влияния, инструменты, сотрудников и сроки. Определите лучший путь, инструменты и временные рамки. Запишите это.
8. Спланируйте задачи и подзадания в хронологическом порядке и запишите.
9. Узнайте у каждого участника, обязуется ли он принимать участие в проекте, закончить задачу вовремя и достигнуть конечного результата. Если он не берет на себя эти обязательства, выясните, почему и решите эту проблему.
10. Разработайте список первоначальных действий и результатов. Определите ответственные стороны и сроки завершения работы. Запишите это.
11. Запросите точные (реальные) даты завершения задач, подзадач и целей. Запишите это.
12. Работа лидера должна соответствовать всем срокам и соглашениям. Сделайте эту информацию общедоступной для вовлеченных в проект лиц. Сотрудничайте с группой, относительно результатов подзаданий или их отсутствия.
13. Убедитесь, что группа осведомлена о состоянии проекта на всех этапах. Каждый должен ждать информацию и итоги, или активно работать для получения информации и доводить задачу до конца.
14. Если член группы неспособен или не имеет желания заканчивать задание вовремя, выясните, почему и немедленно предпримите действия, чтобы помочь или заменить этого сотрудника.
15. При любой значительной проблеме или неудаче соберите группу вместе, чтобы разработать новый план действий и даты завершения.
16. Празднуйте завершение проделанных этапов и достигнутые победы.