Управление проектами: как избежать переутомления на работе

Было бы хорошо иметь универсальный  способ легко избежать переутомления на работе. Такой способ есть, и называется он - управление проектами. Ниже описано 7 способов, с помощью которых управление проектами поможет вам избежать перерасхода сил на работе:

1. Устанавливайте ожидания в соответствии с проектным соглашением

Не пропускайте проектное соглашение, потому что у вас мало времени, или потому что вы считаете проект слишком незначительным. Часто маленькие проекты приводят к неожиданным проблемам, которые застают нас врасплох, потому что мы думаем, что они будут легкими. Проектные соглашения помогают избежать ненужного конфликта, потому что в них четко определяются цели, ожидания, графики, роли и обязанности. Если некоторые члены группы работают виртуально, важно регулярно обновлять проектное соглашение и публиковать его в совместной рабочей среде или отправлять группе по электронной почте.

2. Заключите четкие соглашения с поставщиками и партнерами

Убедитесь, что вы  перед началом проекта прояснили все соглашения с любыми поставщиками, консультантами или партнерами. Не делайте предположений относительно уровней квалификации и надежности, если вы никогда не работали вместе до этого. Перечитайте сроки завершения и предоставляемые результаты, чтобы убедиться, что вся группа четко понимает свои обязанности. Хотя сегодня стало обычным делом работать со сторонними консультантами, часто возникают проблемы, когда мы работаем с кем-либо первый раз. Хороший метод – это изначально устанавливать ваш первый срок завершения, чтобы вы могли оценить, на каком этапе работы находится каждый из членов  группы, и быстро внести любые необходимые исправления.

3. Регулярно сообщайте о продвижении по графику

Важно регулярно сообщать группе  о прогрессе и о возможных трудностях. Это помогает людям следовать графику и способствует поддержанию порядка в группе. Лучше всего выделять для этого время каждую неделю или каждый месяц, в зависимости от контрольных точек вашего проекта. Помните о своевременной организации обратной связи и инструктажа.

4. Установите правила ответной реакции

Важно определить правила ответной реакции в вашей компании. Это особенно важно, если группа недавно создана, или если вы добавили в нее новых людей. Как быстро люди должны отвечать на электронные письма, на мгновенные сообщения или на телефонные звонки? Какова процедура связи, когда люди находятся вне работы или в отпуске? Если вы работаете в сфере обслуживания клиентов, важно иметь четкие предписания в отношении того, как вы будете отвечать на запросы клиентов.

5. Не забывайте об управлении

Вы когда-либо пропускали конечный срок или важную информацию, потому что вы не прочитали текст дальше первого абзаца? Учите вашу группу эффективно использовать электронную почту и сосредотачиваться на том, что важнее всего. Также призывайте людей использовать старомодный телефон, когда что-то удается сделать с помощью электронной почты. Человеческий голос – это мощный инструмент в мире электронной почты.

6. Создавайте стандарты, формирующие сплоченную корпоративную культуру

Каковы ваши стандарты качества? Как вы определяете высокое качество? Что ваш фирменный знак означает для каждого сотрудника? Для достижения ваших целей и для получения нужных вам результатов весьма важно убедиться в том, что  все знают ответы на эти три вопроса.

7. Серьезно относитесь к приему сотрудников на работу

Мы все  часто принимаем на работу плохих сотрудников, потому что мы не выполняем никакой комплексной проверки кандидатов. У нас есть проект, нам нужно его выполнить, и мы сразу начинаем действовать. Уделите время детальному выяснению навыков, прошлому опыту работы и рекомендациям соискателей и исполнителей (подрядчиков). Убедитесь, что во время собеседования вы слушаете больше, чем говорите. Люди покажут себя, если им дать благоприятную возможность. Разработайте вопросы, над которыми необходимо думать, чтобы вы могли понять, как этот человек будет подходить к решению проблемы. Не задавайте вопросов, которых люди ожидают, таких как: "Каковы ваши сильные и слабые стороны?" Вместо этого спросите: "Приведите мне пример из вашего практического опыта, когда вы потерпели неудачу, и расскажите, как вы справились с ней?"

Если вы работаете с группой, в которой  легко повышается накал, убедитесь, что вы используете свои умения по управлению проектами, чтобы защитить себя и обеспечить продвижение проекта вперед согласно графику. Не бойтесь свободно применять ваши навыки по управлению проектами.