Советы по реализации проекта

В быстро развивающемся мире клиенты хотят, чтобы реализация проекта была быстрой и менее навязчивой. Этого тяжело достигнуть, потому что реализация бизнес-решения - это не прямой процесс, и для него нет быстрых решений.

Быстрое завершение проекта может на краткое время обрадовать клиента, но есть большая вероятность того, что впоследствии все потерпят неудачу. Есть много примеров проектов, закончившихся неудачами и разочарованием.

Должны быть хорошие отношения между теми, кто реализует проект, и клиентами, чтобы обеспечить его успех, но при этом обе стороны должны работать над этим. Можно понять, что компании хотят сделать все быстро, в теории это сокращает расходы и не подрывает основную деятельность. Но излишняя спешка неизбежно приводит к ошибкам.

Какие действия должна предпринять организация, чтобы обеспечить беспрепятственную и успешную реализацию проекта?

Продвигайте идею внутри компании

Руководящая группа в любой организации задает тон и уровень ожиданий для всех остальных служащих. Поэтому важно держать группу в курсе проекта и вести ее вперед непосредственно с самого начала. Это даст возможность всему предприятию понять выгоды новой системы и то, как изменятся к лучшему их текущие производственные процессы. Составление расписания для компании или групповые совещания, регулярная рассылка новостей по электронной почте и сводки новостей  - все являются способами передачи этого сообщения.

Также очень важно заранее привлечь сотрудников к работе. Оценка текущей работы фирмы – хороший способ сделать это, что также поможет вам понять, как новое бизнес-решение можно приспособить для работы в организации. Выясните, как люди планируют, какие методы и программы они используют, и как они управляют расходами и сроками завершения. Эти типы вопросов дают важную оценку текущего способа работы организации и дают возможность входящим в нее людям оценить затраты на производство.

Следующий шаг – понять, как можно улучшить текущие производственные процессы. Чтобы обеспечить использование полного потенциала новой системы, ее нужно привести в соответствие с целями тех, кто использует эту систему.

Ищите, и вы найдете

Есть множество различных решений, и важно найти правильное, соответствующее нуждам вашей организации (бизнеса). Выбранное вами решение должно быть способно работать как самостоятельный продукт или объединяться с любой существующей информационной системой. Производственные процессы различаются для разных компаний, поэтому решение должно быть гибким и удобным в использовании. После всего этого, вполне вероятно, что люди будут использовать его ежедневно.

Изменения так же хороши, как и все остальное

Управление изменениями – это самый важный фактор в процессе реализации. Когда компания принимает новую систему управления ресурсами предприятия (ERP) или финансами, происходят большие изменения в ее производственных процессах, поэтому имеется определенная кривая обучения. В идеале, управление изменениями должно контролироваться системой-консультантом, и важно, чтобы начало реализации системы-консультанта пришлось на тот момент, когда для организации был разработан план управления изменениями.

Взаимодействие является основой для успешного создания плана. Система-консультант и клиент должны пояснить, как они будут сообщать об изменениях сотрудникам, будут ли это совещания отдела или всей компании, рассылка новостей по электронной почте, обучающие курсы или WebEx. Как бы вы ни решили делать это, вы должны сосредоточиться на двух факторах: всегда заново оценивайте выигрыш организации от реализации и не недооценивайте поддержку и текущее обучение, которые потребуются вашим сотрудникам.

Очень эффективный способ управления изменениями – это заставить испытательный отдел отработать новый подход. Вместо того чтобы начинать с большим размахом, более продуктивно будет начать с одного отдела - для этого требуется, чтобы только один отдел опробовал систему. Это позволяет консультанту и клиенту отслеживать работу системы на маленьком масштабе и реагировать на любые вытекающие из этого проблемы. Такое стабильное продвижение вперед порождает уверенность и взаимопонимание.

Успешное использование

Когда процесс реализации завершен, необходим период отслеживания и оценки функциональности: как система работает, кто ее правильно использует, а кто испытывает проблемы? Это необходимо сделать, чтобы капиталовложения не были напрасными, и чтобы убедиться, что система полностью эффективна.

Мы обнаружили, что такой подход к внедрению является очень успешным. Это касается связи личных качеств, таких как работа в команде, общение и передача знаний, с логическими и практическими умениями, которые также необходимы, чтобы заставить любую реализацию работать. Никакая реализация не обходится без проблем, но с хорошим поставщиком, отличным консультантом и с учетом вышеуказанных советов процесс будет прямым, предсказуемым и управляемым.