Эффективные коммуникации в рамках проекта

Руководитель проекта вынужден общаться различными способами со многими людьми, включая заинтересованных лиц проекта, вашу внутреннюю группу, руководство вашей организации, поставщиков и многих других. Коммуникации могут осуществляться в устной форме или по электронной почте, а также через уставные документы и планы проектов, дополнения и отчеты о состоянии. Эти длинные перечни являются незначительным показателем важности коммуникаций для руководителя проекта. В этой статье будут описаны несколько простых методов, позволяющих четко и эффективно взаимодействовать со всеми вовлеченными в проект участниками (людьми).

Поставьте людей в известность

План вашего проекта должен включать краткое описание текущей стратегии общения, описывая то, как вы будете взаимодействовать с вашей группой и клиентом, как часто и в какой форме. Это можно представить в виде простой диаграммы, объясняющей, что вы будете еженедельно каждый понедельник утром звонить и сообщать о состоянии проекта вашему клиенту, дополнительно будет представляться письменный перечень необходимых действий. Независимо от деталей, нужно определить ожидания, описав ваши намерения перед началом проекта. Это даст возможность группе и клиентам предложить другой подход, если он кажется им более эффективным. Люди чувствуют себя уверенно, когда знают, чего ожидать.

Повторение никогда не вредно

Решения и распоряжения, предоставляемые вашей группе или вашему клиенту в устной форме, необходимо также оформить и в письменном виде. Незначительных подробностей у проекта очень много, то, что кажется понятным сегодня, может быть забыто завтра. Никогда не принимайте это без доказательства – выполните комплексную проверку, записав и распределив требующие действий задачи и решения для группы. Простого электронного письма часто бывает достаточно, тем более что наличие документального свидетельства критически важной задачи может оказаться бесценным, если вдруг важные детали будут утеряны.

Дойти до главного

Руководитель проекта должен быть настолько краток, насколько это возможно. Когда члены группы или заинтересованные лица читают, например, электронное письмо, они бегло прочитывают содержание некоторых ключевых моментов: Произошло ли что-то, о чем мне нужно знать?; Как это повлияет на меня?; Должен ли я что-то делать?; Когда? Опишите эти основные положения и оставьте остальное для более подробного обсуждения. Всегда доходите до сути дела быстро, предоставляя ровно столько дополнительной информации, сколько нужно для понимания вашей проблемы.

Коммуникации – это то, о чем приходится думать почти каждый день. Спросите себя, понятны ли ваши сообщения, достаточно ли контекстной информации вы предоставляете, и сделали ли вы очевидными свои ожидания относительно каждого результата. Как многие важнейшие навыки руководителя проекта, коммуникация может непрерывно совершенствоваться. Используйте стандартные методы, чтобы постоянное общение вошло в привычку и привело к стабильности в проекте, а может и к чему-то большему.