Важность коммуникаций в управлении проектом

"Поскольку я ничего не слышал, я думал, что все идет хорошо." Важность коммуникаций в управлении проектом.

Приведенное высказывание является вторым по частоте объяснением провала проекта у тех руководителей проектов, которые редко и неэффективно обмениваются информацией со своими сотрудниками.

Коммуникации – это ключ к успешному управлению проектом

Если сотрудники, занятые в проекте, не знают, в чем состоят их задачи или как выполнять их, то весь проект застопорится. Если вы не знаете, что делают занятые в проекте сотрудники, то вы не сможете отслеживать прогресс проекта. И еcли вам неизвестно, чего от вас ожидает заказчик, то ваш проект даже не сдвинется с места.

Информация, которую вы должны предоставлять

Работой руководителя проекта является снабжение информацией определенного числа людей. Важно, чтобы занятые в вашем проекте сотрудники знали, что от них ожидается; что они должны делать, когда они должны это делать, и в рамках какого бюджета, сроков и требований к качеству они работают.

Также вы должны сообщать совету проекта информацию о прогрессе проекта. Совет проекта обычно включает в себя Руководителя (человека, прежде всего отвечающего за проект) и представителей от Пользователя и Поставщика.

Важно, чтобы руководитель проекта регулярно сообщал совету проекта о состоянии проекта, чтобы можно было оценить любые изменения или риски, прогресс проекта можно было сравнить с первоначальным экономическим обоснованием, и проект, не выполняющий свое назначение или не соответствующий количеству вложенных средств, мог быть остановлен.

Информация, которую вам нужно получать

Чтобы передавать информацию соответствующим людям, вы должны иметь регулярный и полный доступ ко всей информации о проекте; потребности заказчика, цели, план, ограничения, изменения/риски и прогресс.

Подход PRINCE2 - государственный стандарт метода управления проектом - предполагает, что установлена система 'продуктов управления' (документов, используемых для повышения эффективности управления).

Например, план качества проекта основан на требованиях заказчика к качеству. Журнал качества – это запись проверок качества, выполненных занятыми в проекте сотрудниками. Оба документа необходимы для эффективного управления качеством продукции.

Метод PRINCE2 также рекомендует руководителю проекта регулярно назначать дни  для отчетов по контрольным точкам (подробно описывающим прогресс отдельных групп и членов группы) и для отчетов, выделяющих основные факты (документы, приготовленные руководителем проекта для совета проекта, описывающие общий прогресс проекта).