Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Общение - источник сил для проекта

Кровь с кислородом поддерживает жизнь в человеке, точно так же общение является жизненно важной частью проекта и организаций. Также, как сердце служит для распространения кислорода по телу, так и руководитель проекта постоянно распространяет информацию от внешних участников, по документации проекта, внутренним участникам, а также плану проекта. Такое распространение общения и потока информации итеративно и продолжается на протяжении всего проекта. Без этого участники и проектная команда могут остаться без понятия о том, что у них есть, и какие решения были приняты.

 

План общения, так же, как и план проекта, является необходимой частью всей работы. Тем не менее, думая о роли руководителя проекта в планировании общения, организации и проектные команды зачастую думают лишь о документах, которые устанавливают частоту, роли, ответственности, получателей и канал, для которого общение будет распространено во время проекта. Если вы не видите ничего за документацией и направляющими, подготовленными на ранних этапах проекта, то вам лучше быть готовым к потерям. Хотя вам стоит знать, кто вовлечен в проект, также важно понимать то, какая необходима информация и тот уровень, на котором ее нужно получить.

Есть некоторые необходимые пункты для плана сообщений. Такой план должен быть расширяемым и готовым на основе масштаба и глубины проекта. Вам не стоит подготавливать план общения для простых проектов, которые включают в себя малую группу людей. Понимание нужд участников и разработка соответствующего плана для сообщения прогресса, успеха, рисков и изменений проекта - является первостепенным. Основным словом при создании документа плана является слово "соответствующий". Будьте осторожны и не переусердствуйте с сообщением несоответствующей информации, иначе участники и проектная команда могут стать перегруженными информацией и не обращать внимания на соответствующую информацию в будущем.

Главное правило, которое вам стоит учесть, заключается в сообщении информации тогда, когда ее наличие или отсутствие будет иметь некое прямое влияние на успех проекта. Как определить, что информация будет напрямую влиять на проект? Обычноесли что-то влияет на масштаб, сроки, затраты, риски или качество задачи, то это подразумевает передачу информации по соответствующему каналу общения. Сразу, без предварительного анализа, не будет ясно видно, что  что-то влияет на критический путь, но для изменений относительно предопределенных действий критического пути это именно та область, которая требует особого внимания и уровня сообщения. Информация, которая имеет влияние на проект, будь она хорошей или плохой, важна для участников проекта.

Точно так же важен сбор соответствующей информации от участников. Данная информация может быть получена как в формальных, так и в неформальных встречах. Несмотря на то, как вы ее будете собирать, как только информация будет получена и проверена, она должна быть проанализирована для того, чтобы определить ее влияние на проект. Любые изменения, влияющие на результаты или ожидания, должны обсуждаться с участниками, а необходимая документация должна быть обновлена и сообщена.

Давайте более детально рассмотрим область управления ожиданиями. Искусство общения и понимания нужд участников находится на верху списка двигателей успеха проекта, независимо от размера проекта. Для продолжительной поддержки проекта необходимо соответствующее масштабирование плана общения, подходящего для аудитории. Для успешного управления проекта важна способность общаться с индивидуумами на различных уровнях,  с различными интересами в проекте. Вы должны хорошо познакомиться с нуждами и опытом индивидуумов, вовлеченных в ваш проект, для того, чтобы передать соответствующие сообщения для каждого члена команды, как внутреннего, так и внешнего. Различные люди в проектной команде и те, кто обладают своими предпочтениями и целями в проекте - все заинтересованы в нем. Сохранение интереса к проекту со стороны всех индивидуумов наблюдается во всех частях проекта.

В то время как документы плана помогают установить некоторую стойкость процесса, не усердствуйте и позволяйте общение во время выбранных периодов. Если вы заметили, что участники требуют более частого общения, то это наверняка показатель того, что документ плана должен быть обновлен, потомучто он не настолько прост, как казалось. Для более мелких сред дополнительные уровни общения могут подразумевать личное общение, а в больших средах, в более территориально распределенных группах это может вовлечь более формальные методы. Важно понимать стили общения тех, кто вовлечен в проект, и подобрать подход, который будет наиболее эффективен для вашего уникального проекта и участников.

Наконец, обдумайте метод предоставления - существуют различные каналы предоставления общения в проекте. Анализируйте вашу аудиторию, тип сообщаемой информации и срочность - все это должно быть внедрено в метод. Вам доступны различные инструменты и хранилища для распространения информации относительно проекта. Но будьте осторожны и не бросайте инструменты другим, ожидая от них выполнения вашей работы. Инструменты являются отличным дополнением, позволяющим людям получать информацию. Тем не менее, предложение метода предоставления, который не подходит вашей аудитории, может завершить проект с неизвестной информацией. В дополнение к тому, что инструменты и общение соответствуют области, инструмент должен уже быть принят, здорово продвинут и полностью интегрирован в вашей организации до использования.

Единственным наиболее важным фактором в проекте, определяющим его успех, является общение. Оно требует понимания всех сторон проекта и особого внимания. Как только канал будет установлен, и информация будет передаваться на определенных уровнях, может быть установлено доверие, и настоящие проблемы бизнеса могут быть решены. Успех проекта и перспектива участников - всё зависит от этого. Руководитель проекта служит сердцем усилий, обеспечивая то, что все получают необходимую информацию, тем самым правильные решения будут сделаны в правильное время на протяжении всего проекта.

Проектная команда, наделенная эффективным общением, может осуществлять более уверенные, обдуманные и ясные решения. Помните, как кровь не может течь сама, также и общение само по себе не будет существовать - все требует взаимодействия со стороны команды и участников.  

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.