Препятствия общения в проекте

Общение настолько важно для успеха проекта, что оно считается его жизненно важной "артерией" многими профессионалами. Общение очень важно среди интерфейсов проектов - тех интерфейсов, которые являются границами между различными группами в широкой проектной команде. Интерфейсы - это своего рода ограничители, которые ограничивают успех проекта. Многие проблемы с общением в проекте по-настоящему происходят на границах данных интерфейсов. В данной статье мы рассмотрим понятие интерфейса в качестве препятствия на пути к успешному общению в проекте.

Для большей конкретики мы будем основывать наше обсуждение и примеры на контексте проектов в корпоративной ИТ-среде. Для данных проектов наиболее важными интерфейсами являются те, которые наблюдаются:

• между организациями (к примеру, клиент-поставщик)
• между отделами в пределах организации (к примеру, отделы маркетинга-ИТ)
• между командами в пределах отдела (к примеру, тестеры-разработчики) и
• в пределах рассредоточенных команд (к примеру, часть команды находится в Бостоне, а другая в Сиднее).

По опыту можно сказать, что основными препятствиями в общении (среди перечисленных выше интерфейсов) могут быть три обширные области. Далее мы перечислим точки, которые должны быть рассмотрены:

• Политические: когда в проект вовлечено множество групп, то есть вероятность скрытых интересов и игр власти в диалогах. Такие политические препятствия обычно происходят на высших уровнях организационной иерархии, на один-два уровня выше, чем те, где планируются и выполняются проекты. Тем самым руководители проектов должны сделать кое-какие усилия для того, чтобы быть в курсе того, кто является ключевыми политическими фигурантами в организации. В корпоративной среде это могут быть как функциональные менеджеры, так и менеджеры среднего звена, которые могут быть не совсем явными участниками проекта.
• Как только политические игроки будут определены, руководитель проекта должен предпринять некоторые шаги для получения их поддержки и уверенности в проектных целях. Это должно помочь удалить из проекта политические барьеры в общении. Лучше устранить политические проблемы на уровне, где они возникли - передача политических проблем вверх по иерархии (то есть, от менеджера к менеджеру) не поможет, а может даже ухудшить ситуацию. Помните, что политические проблемы должны быть обработаны тактично и искусно; нелепая обработка может быть опасна.
• Культурные: теперь мы поговорим об организационной культуре, что является суммой предположений и ценностей, заключенных в организации. Очевидно, что это может значительно различаться между организациями - некоторые могут быть более открытыми, чем другие. Общение на границе между двумя организациями с широко различающимися культурами может быть не такой легкой задачей. К примеру, во время семинара планирования общего проекта организацию могут ожидать некоторые различия во мнении, например, между предусмотрительным, исполнительным поставщиком и консервативным, нерасположенным к риску клиентом. Другим примером может быть организация, где для разработчика может быть нормой оглашать раскольническое мнение на собрании, а в какой-то другой компании это может быть совсем не нормой. Руководители проектов могут избежать эти трудности, понимая различия в отношениях между участниками, а затем действуя в качестве посредников для установления канала общения.
• В географически распределенных (или виртуально) командахразличия между региональными культурами могут сыграть свою роль. Эти различия могут быть представлены в различных способах, таких как различия в частоте общения или социальном отношении и поведении. И тут лидер проекта, а также остальная часть команды, должны быть в курсе всех различий и учитывать их присутствие в общении.
• Лингвистические: здесь мы используем термин лингвистический в виде специализированной терминологии, используемой в различных дисциплинах, таких как бухгалтерия, информационные технологии, маркетинг и т.д. Зачастую, когда специалисты из различных областей собираются для обсуждения тем, связанных с проектом, существует тенденция для каждой стороны предполагать в уме, что специализированный жаргон/сленг понятен всем. Это приводит к неполным (в лучшем случае) или неправильным (в худшем) каналам общения. Вам стоит улучшить общение между представителями различных дисциплин в проектах. При верном подходе общение в проекте может помочь в сопоставлении целей ИТ-отдела с общим бизнесом.

Мудрые руководители говорят, что большая часть проблем проектов, встречаемых в проекте, может быть связана с проблемами в общении. Общепринятая идея, которая включает в себя общее понимание инструментов, терминологии, культуры, политики и т.д., позволяет осуществлять эффективное общение в пределах группы. Руководители проектов могут установить общее понимание их проектов путем анализов и разрешения ограничений в общении на границах интерфейсов.