Управление проектами с большой буквы

На сегодняшний день становится все более важным направлять свои усилия к более эффективным средствам коммуникации, тем более что многие из нас сталкиваются с большим количеством команд, оперирующих по всему миру.

Исходная позиция

Начните свои проекты «с правой ноги», с большой буквы и установите коммуникационные процессы как можно раньше. Узнайте все о своих спонсорах так же, как если бы узнавали своих клиентов. Неформальная встреча может стать началом прочных отношений, которые будут сопровождать вас до самого конца жизненного цикла проекта. Построение отношений может стать ключом к получению личной заинтересованности, которая нам необходима, и производить чемпионов для нашего проекта. Если личное общение невозможно, вы можете устроить конференцию с каждым из главных заинтересованных лиц по телефону, интернету, либо с помощью видео-конференц-звонка. Когда мы устанавливаем механизм открытого общения на ранней стадии, у нас гораздо больше шансов заполучить доверие и уважение, которые необходимы хорошим менеджерам по управлению проектом.

Как показывает опыт, спонсор создает устав проекта, однако в рельности менеджеры играют большую роль в процессе его составления и даже в большинстве случаев являются его авторами. Далее нам нужно получить одобрение и поддержку со стороны спонсора или инициатора проекта. Это наш шанс установить ясное общение и дает нам надлежащие полномочия управлять своим проектом. Процесс начинается с нашего Устава, который может послужить первым документальным средством связи с теми, кто может утвердить успешное направление наших проектов.

Следующий шаг

Следующим шагом в верном направлении может стать командная деятельность на пути к установлению прочного канала общения. Как насчет коллективного составления Устава команды? Этот документ внесет ясность в то, как мы будем действовать как одна команда. Мы можем установить четкие роли и обязанности, таким образом каждый будет иметь глубокое понимание своей ответственной роли в успехе проекта.

Узнайте, как ваш проект вписывается в стратегические цели и задачи организации, и поделитесь этой информацией с вашей командой. Если члены команды понимают, каким образом они вносят свой вклад в стратегическое направление, то они будут с большей вероятностью заинтересованы и действительно будут желать делать проектные работы для общего дела.

С помощью Устава команды установите некоторые нормы в команде, основные правила или кодекс поведения. Определите и отмечайте случаи, когда члены команды чтут и следуют тем правилам команды, которые были приняты, и установите параметры, которые помогут обеспечить выполнение правил, когда члены команды нарушают кодекс поведения. Например, создайте командную деятельность, в соответствии с которой команда будет собираться для обсуждения предложенных основных правил, например таких как:

• Начинать и заканчивать собрания вовремя.
• Не хвастаться титулом руководителя.
• Один разговор в одно время.
• Приносить свои документы.
• Обсуждать с теми, кто посещает собрания практически регулярно.
• Избегать отступления от темы, следуя назначенному для нее времени.
• Уважать мнения друг друга.
• Действия будут назначены владельцу со сроком выполнения.

Если кто-либо нарушает правила и опаздывает, то пусть он кладет рубль в копилку. В конце проекта пожертвуйте эти деньги на благотворительность.

Рассмотрите назначение ролей для вашего проектного совещания, чтобы члены команды приходили на собрания подготовленными и вносили вклад для достижения цели. Будьте образцом для подражания и уважайте правила поведения, общайтесь эффективно и отмечайте даже мелочи.

Планируйте общение в проекте

Как насчет формального плана коммуникации? Составьте его вместе с командой для еще одной возможности сосредоточить внимание на совместной деятельности команды. Пусть каждый будет вовлечен в процесс и извлечет выгоду из общения для команды, проекта и организации. Ключевые компоненты эффективного плана коммуникаций включают в себя:

• С кем нам нужно общаться?
• Когда необходимо общаться?
• Как мы общаемся? (электронной почтой, устно, письменно, встречи и т.д.)
• Что необходимо сообщить?
• Как часто необходимо сообщать статус?
• Когда стоит команде собраться?
• Когда мы общаемся с главными заинтересованными лицами и в какой форме?
• Какой тип средств массовой информации следует использовать и когда? С какой целью?
• Команда общения, внутренняя, внешняя, руководящие команды?

Выберите командой лучший способ общения, частоту и что будет заключаться в общении для того, чтобы установить некие предположения и ожидания для команды и участников

Сохраняйте оживленное общение

Общение должно поддерживаться на протяжении всего проекта и быть просто явлением. Используйте политику открытых дверей и будьте доступны вашей команде. Хоть мы и не можем быть везде и для каждого все время, мы можем установить специальные «часы приема». Регулярно выделяйте немного времени для общения с командой. Это даст каждому возможность общаться с вами лично либо по телефону в назначенное время и поощрит членов команды общаться с вами и привносить свой вклад в проект и команду.

Выберите время для общения, которое будет удобно для всех участников команды. Могут возникнуть проблемы в том случае, когда члены команды разбросаны по всему миру, так что проявите креативность. Будьте тактичными и готовыми пойти на некоторые личные жертвы, чтобы удовлетворить потребности вашей команды, например, встретиться с человеком во время обеденного перерыва, до или после работы. Сохраняйте эти линии связи дейтвующими и постарайтесь быть доступны даже тогда, когда все выходит из-под контроля.

Будьте креативны

Используйте свою креативность на протяжении всего проекта и хорошо узнайте членов своей команды, даже если вы не можете видеть их каждый день. Найдите быстрый и занимательный способ узнать вашу команду и поддерживать общение открытым и активным. Раздайте список из 7 вопросов, таких как «Какие твои любимые конфеты?», «Какая твоя любимая кухня?» или «С какой знаменитостью ты бы хотел поужинать?». Соберите ответы и читайте один-два на каждом собрании, а команда будет угадывать, кому принадлежат ответы. Прежде чем вы узнаете это, вы начнете узнавать друг друга с помощью творческих связей, достигнете лучшего понимания и оценки членов вашей команды и даже выясните, что их мотивирует. Общайтесь, и тогда вы будете на пути к успешному проекту.