12 советов по точной оценке проекта

Проекты обычно включают в себя много динамических аспектов, тем не менее, они часто ограничиваются конечными условиями. Это противоречие затрудняет определение требуемых времени и усилий с высокой точностью. Используя набор упреждающих методов оценки масштаба, плана и ограничений, накладываемых на ваш проект, вы сможете значительно повысить эффективность ваших методов оценки, сократить и уменьшить риски, и повысить вероятность успеха вашего проекта.

Насколько хорошо вы предсказываете время, финансирование и ресурсы, которые потребуются вашим проектам?

Если ваша компания планирует разрабатывать новый продукт или сервис, обновите существующую систему или создайте новый веб-сайт - эти мероприятия потребуют людей, планов, финансирования, ресурсов, требований, тестирования, исправления, разработки, вычисления и многих других элементов.

Вы могли уже наблюдать это явление: проекты притягивают риск. Почему?

Возможные причины включают тот факт, что проекты обычно включают в себя много динамических аспектов, тем не менее, они часто ограничиваются конечными условиями. Это противоречие затрудняет определение требуемых времени и усилий с высокой точностью, и может привести к ошибкам в бюджете и плане проекта в течение жизненного цикла проекта.

Хотя этот проект или задачу вы выполняли много раз раньше – каждый раз при очень похожих условиях и с хорошим результатом, – вам может быть довольно трудно выполнить точную оценку. Когда вы пытаетесь представить все этапы и шаги проекта, а также измерить неизвестные переменные или вещи, которые могут привести проект к неудаче, то не удивительно, что вы вряд ли сможете угадать 100% правильно, особенно для новых начинаний (проектов).

Методы оценки могут помочь управлению рисками

Вы знали, что оценивание – это бесценное средство для предвидения и управления факторами неопределенности этого проекта?

Когда мы можем определить наши требования к затратам и плану проекта с относительной точностью, это сокращает риск исчерпания времени, ресурсов и бюджета в течение работы над проектом.

Несмотря на то значение, которое мы придаем созданию точных оценок и цен, мы все еще испытываем трудности с осуществлением реалистичных предсказаний требуемого времени и наших усилий. Если мы внимательно изучим факты, мы обнаружим три основных ключа к причинам наших трудностей с оцениванием проекта:

1. Существование скрытых или неизвестных переменных, которые трудно или невозможно предвидеть, и иногда еще труднее разрешить.
2. Наши идеализированные представления о собственных возможностях. Мы часто уверены, что можем достичь намного большего, чем возможно в течение доступного нам времени.
3. Сильное человеческое желание угодить другим людям, говоря им то, что они хотят услышать.

12 советов по увеличению точности оценки

Чтобы помочь вам устранить эти недостатки, ниже приводятся 12 советов по повышению точности ваших оценок:

1. Непрерывно поддерживать базу данных "фактического времени работы" с записями о времени, потраченном на каждый аспект ваших проектов. Используйте эти данные для облегчения оценки будущих проектов и определите исторически точное резервное время, действительно необходимое для выполнения работы.
2. Создавайте и используйте документы по планированию, такие как спецификации и планы проектов.
3. Выполняйте детальный анализ рабочего задания для работы, которую собираетесь выполнять.
4. Используйте "показатель сложности" как множитель, чтобы определить, является ли текущий проект более или менее сложным, чем предыдущий.
5. Используйте более одного метода при выполнении оценки и выбирайте среднее значение среди всех полученных оценок.
6. Задайте набор предупреждений (пояснений), ограничений и допущений для сопровождения ваших вычислений, которые будут связаны с условиями, при которых ваши оценки будут иметь смысл. (Все, что происходит за пределами данных ограничений, следует считать выходящими за рамки масштаба проекта.)
7. Если планируемый бюджет или график кажутся несоответствующими выполняемой работе, попробуйте изменить в сторону увеличения или уменьшения один или более из 4 критериев определения масштаба проекта: стоимость, график, качество и свойства.
8. Попытайтесь найти более простые или более эффективные способы организовать и выполнить работу.
9. Спланируйте и оцените завершение работы над проектом от самого начала, чтобы оно в конце не превратилась в хаотическое нагромождение. Например, вы можете предложить использование подхода с минимальными разрушениями, такие как экспериментальная программа или фазовая реализация.
10. В действительно неопределенных ситуациях попробуйте использовать основанный на фазах подход, где первая фаза сосредоточена в основном на сборе требований и оценке.
11. Разработайте план действий в непредвиденных обстоятельствах (план непредвиденных расходов), с самого начала расставив предоставляемые результаты по приоритету согласно категориям "необходимые" и "желательные".
12. Обратитесь к вашей базе данных накопленного опыта для "20:20 прогнозирования" параметров новых проектов и учтите ваш практический опыт в будущих оценках.

Используя набор упреждающих методов оценки масштаба, плана, и ограничений, накладываемых на ваш проект, вы сможете значительно повысить эффективность ваших методов оценки, сократить и уменьшить риски, и повысить вероятность успеха вашего проекта!