Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Расчет полной стоимости владения при выборе решения

Полная стоимость владения (TCO) – финансовая оценка, помогающая потребителям и руководителям предприятий определять прямые и косвенные затраты на продукт или систему. TCO выходит за рамки цены первоначальной покупки или стоимости реализации, чтобы оценить полную стоимость ресурса за его срок эксплуатации. Анализ TCO часто показывает наличие большой разницы между ценой чего-либо и его долгосрочной стоимостью.

Например, вы покупаете дешевый автомобиль, который постоянно ломается. Когда вы отвозите ее на ремонт, вы обнаруживаете, что ремонтная мастерская далеко и что запчасти дорогие. Она также теряет ценность быстрее, чем более дорогие машины, когда речь идет о перепродаже. Ваше время также ценно, и все поездки в ремонтную мастерскую тоже нужно учитывать.
Давайте проведем расчеты.
•    Машина A
o    Начальная стоимость - $10.000
o    5 лет ремонта, плюс нормальное техобслуживание - $7.500
o    Цена после 5 лет при продаже - $1.000
•    Машина B
o    Начальная стоимость - $20.000
o    5 лет ремонта, плюс нормальное техобслуживание - $2.000
o    Цена после 5 лет при продаже - $10.000

5 летняя TCO машины A равняется $16.500, тогда как 5 летняя TCO машины B составляет $12.000. Несмотря на то, что машина B сначала была более дорогая, она стоит дешевле в долгосрочном плане.

Как TCO рассчитывается и используется для принятия решений

Одна компания использует инструмент управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), отслеживающий потенциальных клиентов, продажи и проблемы поддержки клиентов. Этот инструмент давно используется в компании и глубоко встроен в деятельность компании. Но практичность и производительность -  весьма низкие, и стоимость за месяц непомерна. Есть много конкурентов данной системы CRM, и пора рассмотреть другие варианты.

Чтобы принять данное решение, надо узнать TCO каждого возможного решения. Нужно оценить дальнейшие затраты в течение заданного периода времени. Рассмотрим четыре варианта:
•    Вариант 1: Придерживаться существующего поставщика и не жаловаться.
•    Вариант 2: Создать решение внутри, возможно, с помощью бесплатных инструментов (например, SugarCRM), встроенных в решение.
•    Вариант 3: Выбрать крупного поставщика типа Microsoft.
•    Вариант 4: Выбрать мелкого поставщика, внимательно относящегося к нуждам фирмы.

Данный сценарий допускает, что эти варианты существуют и являются довольно разумными. Чисто гипотетически представим, что это так.

Сравним эти решения за срок в 5 лет.

Для варианта 1 стоимость ежемесячной платы известна, и можно оценить степень возрастания платы за следующие несколько лет. Значит ли это, что мы знаем свои расходы? Не совсем. Требуется оценка стоимости упущенной возможности – она включает в себя все нужные функции, которые решение выполняет. Кроме того, любая компания имеет потенциальный риск слияния, враждебного поглощения, продажи компании, разделения, закрытия или некоторого изменения доступности технологии, способного негативно сказаться на деятельности ее клиентов.

Каждый из этих вариантов требует разных расходов на аппаратуру, резервирование и программное обеспечение операционной системы. ПО, устанавливаемое вашим персоналом ИТ в среде вашей компании, потребует всех перечисленных расходов. Зато решения, поставляемые прямо в ваш браузер из системы поставщика (программное обеспечение как услуга, иначе называемая “облачные решения”), обычно требуют лишь ежемесячной платы и работают с любым веб-браузером.

Риск поставщика – еще один фактор. Будет ли выбранный вами поставщик техники поддерживать продукт несколько лет? Крупные поставщики перестают поддерживать технологические платформы постоянно, и это всегда является риском. Назначьте долларовую стоимость данному риску – он является частью TCO для каждого поставщика. Если система создается внутри, специалист, разбирающийся в программном обеспечении лучше всех остальных, нанимается вашей компанией. Что если этот человек уволится?

Например, рассмотрим резервирование и аварийное восстановление. При варианте 1 особо не нужно беспокоиться об аварийном восстановлении, так как поставщик предлагает систему CRM как услугу. Клиентам не придется проводить резервирование, так как они поручают это делать поставщику. Большинство поставщиков ПО как услуги успешно справляются с этим, и их сертификация SAS70 должна объяснять клиентам процедуры, которым они следуют.

Вариант 3 – крупный поставщик – требует высоких расходов на резервирование. Большинство компаний переоценивает свои возможности аварийного восстановления. Диски постоянно ломаются. Их "среднее время безотказной работы" (MTBF) составляет лишь несколько лет. Поражает, насколько плохо заводы ИТ справляются с данным трудным, но крайне важным процессом.

Вариант 2 – создать решение внутри – имеет все проблемы резервирования из варианта 3, плюс необходимость резервирования изменений исходного кода, произведенных внутри, созданных наборов тестов и всего остального, что связано с созданием и поддержкой внутрифирменной программной системы.

Знайте о скрытых мотивах поставщиков

Всем руководителям надо иметь в наличии какую-либо систему TCO при принятии решений о выборе решений. Поставщики будут пытаться подтасовать и запутать истинную TCO своего решения, и она будет отличаться для каждой установки. Клиенты обязательно должны владеть определением и расчетом TCO и не позволять поставщику управлять планом действий.

Например, некоторые из расходов, такие как риск и возможность, являются неясными и     трудноопределимыми. Поставщики будут пытаться представить решения других поставщиков как сомнительные. Крупные компании любят говорить, что иметь дело с мелкими компаниями опасней, но это не обязательно так. Крупные фирмы могут внезапно исчезать. Кроме того, крупные поставщики могут не рассматривать вас как достаточно крупного и важного клиента, если они игнорируют ваши потребности. Данный сценарий показывает преимущество варианта 4 – выбор мелкого поставщика.

Стоимости упущенной возможности (например, если мы создадим решение сами, получим ли мы в результате новые возможности на рынке, или это отвлечет нас?) надо назначить значение в долларах, что тяжело сделать. Но клиенты должны предложить некую оценку стоимости упущенной возможности для каждого рассматриваемого решения.

В конечном счете, вы - главный. Все зависит от вас. Вы должны определять расходы и убеждаться, что они являются верным представлением проблем, с которыми сталкивается ваша фирма. Не позволяйте продавцу поставщика взять этот процесс на себя. Но не выплескивайте ребенка вместе с водой – поставщики знают слабые стороны своих конкурентов и могут помочь в этом смысле.

Каждое решение имеет разные выгоды, риски и стоимость. Только проведение тщательного анализа позволяет сравнить TCO всех возможных решений.

Применение расчета TCO на практике

Рассмотрите следующий список расходов и рисков, которые часто игнорируются и могут сильно различаться для описанных выше 4 вариантов. Невозможно провести данный анализ в цейтноте более чем для нескольких возможных решений.
•    Стоимость программного обеспечения
o    Стоимость лицензии + стоимость базы/сервера
o    Стоимость клиентской стороны (если есть)
o    Интеграция
o    Процесс закупок (сколько поставщиков?)
o    Перенос
•    Эксплуатационные расходы
o    Обучение
o    Страхование
o    Персонал ИТ
o    Время, затрачиваемое на управление
o    Электроэнергия
o    Требуемая для оборудования площадь
o    Стоимость простоя
o    Стоимость резервирования/восстановления
•    Годовые затраты
o    Обслуживание
•    Стоимость сервера
•    Прочие необходимые производственные затраты, такие как база данных, веб-сервер и т.д. (Даже если у вас уже есть эти вещи, вам может понадобиться больше, или удерживать или обслуживать их дольше.)
•    Величина потерь вследствие риска
•    Стоимость упущенной возможности

Удачного планирования!


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.