Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Оценка объема работ: пособие для начинающих

Однажды мы работали с клиентом, который делал оборудование для самолета коммерческой авиации. Их бизнес-модель была аналогична той, которая сейчас имеется у производителей сопел для распыления краски для принтеров, - выдать продукт и зарабатывать деньги на его продаже. Пока они не полностью выдают свой продукт, они зарабатывают большую часть денег на продаже частей, запасных частей и соглашений об обслуживании авиакомпаний.

Этот клиент также был сторонником модели разработки на основе Шести сигм и поэтому был довольно чувствителен к финансовым проблемам. Во время презентации управления для важного нового продукта их финансовые аналитики обнаружили, что стоимость проекта первоначального конструирования и разработки должна превысить его бюджет более чем на 100%, прежде чем изменится вычисленная прибыль на инвестиции!

Но их руководитель проекта не мог принять такое решение на трату денег. Он понял действительную важность сообщения, когда столкнулся с взаимовлиянием между стоимостью, качеством, графиком и характеристиками, он мог позволить потратить больше денег, чтобы соответствовать нуждам заинтересованных лиц в других областях. Этот руководитель проекта понял, что его базовая стоимость не была «выполнена в бетоне», что это было еще одним средством, призванным помочь ему поддерживать связь с заинтересованными лицами и выполнить их требования.

Определения

Многие термины, связанные с оценкой, используются противоречиво или неточно. Для начала нужно определить общепринятую терминологию, используемую в этой статье.

Оценка

Оценка – это оценка неопределенного события на основе имеющейся информации. «Основанная на имеющейся информации» означает, что вы имеете установленную основу для оценки. Неопределенность показывает, что возможно множество результатов. Например, если сказать вам, что за дверью стоят два человека, и один из них мужчина, а другой женщина, и что один из них имеет рост 6' 6", и другой имеет рост 5' 2", то кто из них, по-вашему, является женщиной?

Многие люди предположат, что высокий человек – это мужчина. Большинство людей выполнят оценку неопределенного события на основе имеющейся информации, основываясь на своих знаниях о том, что мужчины чаще всего выше, чем женщины, что редкие женщины имеют такой высокий рост как 6' 6", и что редкие мужчины имеют такой низкий рост как 5' 2". Но если сказать, что женщина – это профессиональный игрок в баскетбол, а мужчина - жокей? Теперь многие люди предположат, что высокий человек – это женщина.

Догадка

Догадка – это особый вид оценки, применяемый, когда у нас недостаточно информации для выполнения обоснованной оценки. В вышеприведенных примерах мы использовали предположение, а не догадку, поскольку мы имели достаточно информации для выполнения обоснованной оценки. Например, если бы вас просили предположить, какой человек за дверью выше ростом, человек справа или человек слева, вы были бы вынуждены угадывать. При работе над проектом редко возникает необходимость в использовании догадки.

Объем работ

Объем работ – это затрата физических или умственных усилий со стороны члена проектной группы. Мы почти всегда измеряем объем работ в пересчете на часы, затраченные персоналом. Во многих прикладных областях многие оценки проекта будут оценками объема работ. Если вы покупаете ресурсы из внешнего для вашей организации источника, вы можете не видеть оценки объема работ, использованные для выработки оценок стоимости, но они все равно там присутствуют.

Затраты

Затраты – это мера использования ресурсов, денег, которые нужно платить сотрудникам и поставщикам, оборудования, которое нужно купить или арендовать, и так далее. Затраты обычно выражаются в денежных единицах (доллары, евро и т.д.), но их также можно выразить в пересчете на часы работы. Одним преимуществом использования денежных единиц вместо часов работы является то, что это должно облегчить сравнения между проектами или между действиями в рамках одного и того же проекта.

Другим преимуществом использования денежных единиц для выражения затрат является то, что отвечающие за финансы люди в вашей компании понимают язык денег. Недостатком является то, что денежные единицы могут исказить числа, если почасовые ставки неразумны. Например, если вы используете ставку почасовой оплаты $100 для сотрудника, зарабатывающего $50,000 в год, и такую же ставку для кого-либо, зарабатывающего $150,000 в год, ваши оценки затрат исказят реальные затраты на любой проект, который имеет преобладающий объем работ от одного или другого.

Цена

Цена – это плата, которую вы запрашиваете у кого-либо за что-либо. Цены всегда (или почти всегда) выражаются в денежных единицах. Цены могут отражать ставки (например, $100 в час) или совокупную сумму ($500,000 за весь проект). Формирование цены – это деловое решение. Она обычно получается из оценки, но оценка – это не цена, если мы продаем продукты или услуги кому-либо, мы можем запросить большую или меньшую плату, чем наши расчетные затраты. Даже если мы точно знаем, сколько составляют или какими будут затраты, мы можем назначить другую цену.

В данной статье мы будем полагать, что многие читатели управляют внутренними проектами (разработка нового продукта, информационной системы, изменение процесса и т.д.) или вырабатывают оценки, чтобы поддержать решение по установлению цен, которое будет принято кем-то другим (часто с этим сталкиваются руководители проектов, работающие в консультативной фирме). Поэтому мы не будем описывать определение системы ценообразования.

Бюджет

Бюджет – это административный контроль или показатель. Бюджет – это вид плана. Многие люди используют этот термин только по отношению к денежным единицам, но у вас также могут быть бюджеты объема работ или бюджеты графика. Бюджеты проекта должны получаться из оценок проекта.

Бюджеты проекта не абсолютны! Или, по крайней мере, они не должны быть абсолютны. Если в бюджет проекта заложено $1,000,000, все заинтересованные лица должны понимать, что это число является целевым. Это то, сколько группа планирует потратить, основываясь на текущих данных. Если группа найдет способ потратить меньше и при этом выполнить весь масштаб проекта, она должна это сделать. Если ей придется потратить больше, то необходимо обсудить со спонсорами, что делать в этом случае.

Бюджет проекта - это не то же самое, что и цена проекта, даже если проект выполнен по контракту. Продавец может назначить цену за работу, отличную от внутреннего административного показателя.

Исходный план

Исходный план практически является синонимом бюджета. Есть два трудноуловимых отличия. Первое - исходные планы проекта обычно являются поэтапными. В то время как можно сказать, что бюджет проекта равен $500,000, у нас на самом деле не будет исходного плана, если мы также не определили, когда мы предполагаем потратить эти деньги, сколько из них за первую неделю, за вторую неделю, и так далее. Второе - термин «исходный план» предполагает какой-либо уровень официального утверждения. Можно подготовить бюджет для операции или для проекта, но он не является исходным планом, пока он не будет согласован с соответствующими заинтересованными лицами.

Пару слов напоследок

Для кого-то оценка является запрещенной темой. Иногда разумные и опытные руководители проектов утверждают, что невозможно оценить работу по их проекту. Эти люди просто не понимают оценку. Они могут путать оценку (выполнение обоснованных оценок неопределенных событий) с экстрасенсорным восприятием (выполнение точных предсказаний неопределенных событий). В ряде случаев они могут пытаться подготовить бюджеты или цены при отсутствии оценок.

Мы знаем, что точные оценки возможны. Мы выполняли их сами (один из наших проектов, согласно оценке, требовал 1.300 часов работы и был завершен за 1.302 часа), и мы научили тысячи других людей делать так же. Вспомните закон Кларка: любая достаточно развитая технология неотличима от магии. Хорошая оценка – это навык, который с помощью практики можно развить до такой степени, что для неосведомленных людей он будет подобен магии.


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.