Оценка объема работ: пособие для начинающих - Часть 2

Это вторая из трех статей, посвященных оценке. Сначала мы сосредоточились на определениях, потому что люди часто используют термины «оценка» и «бюджет» как синонимы, в то время как в реальности они сильно различаются.

Здесь приведено краткое повторение ключевых определений, используемых в этой статье:

Оценка. Обоснованная оценка недостоверного события. Обоснованность означает, что у вас есть установленная основа для оценки. Недостоверность означает, что возможны несколько результатов.

Объем работ. Объем работ – это затрата физических или умственных усилий со стороны члена проектной группы. Объем работ обычно измеряется на основе рабочих часов.

Бюджет. Административный показатель, выводимый из оценки значимой работы.

Целевой план. Распределенный по времени бюджет, получивший все необходимые одобрения.

Давайте начнем с довольно простого примера создания концептуальной основы, затем мы усовершенствуем эти идеи, чтобы помочь вам понять, как разбираться с более сложными проблемами оценки.

on those ideas to help you understand how to deal with more difficult estimating problems.

Что вы оцениваете?

Это может показаться банальным, но первое требование к выработке оценки – это знание о том, что же вы оцениваете. Пока давайте предположим, что вас попросили оценить, какой объем работ (сколько вашего времени), вероятнее всего, потребуется, чтобы покрасить/отделать вашу спальню. Хотя это довольно небольшая работа, в ней есть немалая доля неопределенности:

• Должны ли вы покрасить потолок, или только стены?
• Будете ли вы красить окна? Имеют ли они крепежи?
• Есть ли мебель в комнате? Можно ли ее передвинуть? Если ее можно передвинуть, является ли возврат ее на место частью отделки комнаты?
• Является ли выбор цвета частью этой работы? Собираетесь ли вы пойти в магазин, чтобы купить краску?
• Сколько слоев покрытия нужно? Есть ли какое-либо специальное завершающее покрытие (например, отделка под мрамор)?
• Будет ли кто-то вам помогать? Или вы будете выполнять всю работу сами?

Если вы не знаете ответов на эти вопросы, у вас есть несколько вариантов действий. Вы можете полностью отказаться от создания оценки; вы можете создать оценку, допускающую большую долю неопределенности; вы можете предположить, какими должны быть ответы на эти вопросы, и использовать эти предположения для оценки; или вы можете попытаться уменьшить неопределенность, получив ответы на вопросы перед выполнением оценки. Любой из этих подходов допустим, при условии, что ваши заинтересованные лица знают, какой подход вы используете!

Большей частью вы будете использовать комбинацию различных подходов. Вы сделаете ряд обоснованных предположений (и вы всегда будете документировать свои предположения!). Вы зададите ряд вопросов. Затем вы используете трезвый расчет.

Оценка диапазона значений

Вы можете улучшить ваш трезвый расчет, выполняя оценки в диапазоне значений. Как работает оценка в диапазоне значений? В самой простой форме вы оцениваете нижнее значение и верхнее значение для числа рабочих часов, которое, как вы думаете, вам потребуется. Например, в случае покраски вашей спальни, и предполагая, что масштаб ограничен окрашиванием стен, вы можете предположить, что вам потребуется 2-3 часа.

Основная идея, лежащая в основе оценки в диапазоне значений, состоит в том, что вы не обязаны знать точное число рабочих часов, которое вам требуется. Вы не обязаны знать, что вам не потребуется полный свободный день в вашем графике. Вы не обязаны знать, что это не простое дело, которое можно выполнить за несколько минут. Если реальный результат находится где-то между 2 и 3 часами, то вы выполнили хорошую оценку.

Даже если реальный результат выходит за пределы этого диапазона, вы все же выполнили хорошую оценку, поскольку это была лучшая оценка, которую вы могли дать на основе того, что вы знали в тот момент. При этом вы можете извлечь урок из этого расхождения (реальный результат выходит за пределы предсказанного диапазона) и использовать этот опыт, чтобы попытаться улучшить ваши будущие оценки.

Использование оценок в диапазоне значений устраняет большую часть трудностей из процесса оценки. Если вы привыкли использовать одноточечные оценки (смотрите ниже), то может быть очень сложно выбрать между 2 часами и 3 часами. Может быть сложным даже предложить 2,5 часа как оценку, потому что вы знаете, что работа может занять большее или меньшее количество времени. Использование оценок диапазона значений позволяет вам работать в условиях неопределенности.

Одноточечные оценки

Одноточечные оценки – это нечто ужасное! Не предлагайте никому одноточечных оценок ни под каким предлогом! Если ваш руководитель настаивает на одноточечной оценке, он, скорее всего, ищет бюджет, а не оценку. В предоставлении ему бюджета нет ничего сложного, но вы действительно должны с ним поделиться также и вашей оценкой, чтобы он понял, насколько вы уверены в надежности этой величины бюджета.

Трехточечные оценки диапазона

Вы можете еще больше улучшить свою оценку, выполняя трехточечные оценки диапазона. В дополнение к верхнему и нижнему значениям простой оценки диапазона, вы добавляете оценку наиболее вероятного среднего результата.

Предположим, что вы живете в мире Дня Сурка, где вы можете покрасить вашу комнату 100 раз и вести записи о том, сколько времени реально заняла работа. Мы обнаружили, что вы никогда не тратили менее 2 часов и никогда не тратили более 5. Мы также выяснили, что ваши результаты порождают треугольное распределение с пиковым значением 3 часа (смотрите ниже).

• Наиболее вероятное: 3 часа
• Оптимистичное: 2 часа
• Пессимистичное: 5 часов

Вы будете ошибаться, даже если у вас есть столь замечательные статистические данные, на которых вы можете основывать свои оценки, но преимуществом оценки диапазона является то, что вам не нужны отличные данные! При условии наличия обоснованной трехточечной оценки диапазона ошибки, скорее всего, будут нейтрализованы в течение проекта.

Даже в этом случае, с отличными данными, вы не будете знать точно, сколько рабочих часов потребуется для окрашивания вашей следующей спальни - это может быть 2,5 часа, это может быть 3,75 часа. Это не столь важно. Важнее то, что у вас есть обоснованные оценки; что у вас есть оценки, позволяющие вам эффективно управлять проектом.

Подготовка трехточечных оценок диапазона

Механизм подготовки трехточечных оценок диапазона, особенно если вы работаете с членами группы, никогда ранее не применявшими этот метод, весьма важен.

Индивидуальная работа

Давайте снова начнем с простого случая, когда вам нужна оценка от отдельного члена группы в отношении того, сколько рабочих часов ему, скорее всего, потребуется для завершения определенной операции. Первый шаг – убедиться, что вы оба одинаково понимаете такие слова, как "оценка" и "результат". Старайтесь выражаться логично, даже если вы чувствуете себя немного неловко.

Например, всегда есть искушение сказать что-то вроде "сколько времени, по-вашему, это займет?" Этот вопрос, скорее всего, породит оценку длительности, а не оценку объема работ. Помните, что нужно спрашивать "сколько вашего времени, как вы думаете, займет эта работа?"

Начинайте обсуждение с рассмотрения работы, которую нужно выполнить, чтобы убедиться, что вы и член вашей группы имеете взаимопонимание относительно работы. Если есть неизвестные величины, решите, как работать с ними – сделайте предположения, попробуйте получить ответы на вопросы, все что угодно.

Как только у вас будет приемлемый уровень согласия, попросите отдельных людей оценить наиболее вероятное число рабочих часов, которое им потребуется. Мы склонны использовать слова вроде "если эти предположения окажутся истинными, сколько вашего времени, как вы думаете, вероятнее всего, займет эта работа?" Когда они ответят на этот вопрос, можно спросить: "Если все пойдет хорошо, если вы удачно справитесь с этой работой, и все еще будете использовать те же предположения, какое число рабочих часов, по-вашему, займет эта работа?" После этого используйте аналогичный вопрос, чтобы получить пессимистичную оценку объема работы.

Поймите, что первые несколько обсуждений с любым данным человеком, скорее всего, не пройдут гладко. Могут быть заданы дополнительные вопросы, и вас могут попросить  сделать дополнительные предположения в любой момент в течение обсуждения. Позвольте им сделать это. Помогите им обучиться новому методу. По нашему опыту, люди привыкают к новому процессу после 3-5 повторений. Затем они начинают автоматически давать вам трехточечные оценки.

Не стесняйтесь проверять их оценки, но делайте это конструктивно, задавая уточняющие вопросы. Не ставьте под сомнение их оценки. Если их оценка отличается от вашей, вероятно, это объясняется тем, что вы по-другому понимаете работу. Сосредоточьтесь на выявлении и устранении этих расхождений.

Также важно начинать с вопроса о наиболее вероятном результате, затем - об оптимистичном, и после – о пессимистичном. Эта последовательность работает лучше всего.

Работа с группой

Большинство ваших оценок будут вырабатываться не индивидуально, а совместными усилиями небольших групп как часть процесса группового планирования. Основной процесс работы для маленьких групп аналогичен:

• Рассмотрите работу, которую нужно сделать, и договоритесь относительно нее.
• Документируйте предположения.
• Выработайте трехточечные оценки диапазона, начиная с наиболее вероятного результата.

Даже когда некоторые члены группы не очень глубоко разбираются в работе по проекту, их присутствие может помочь выявить незаявленные предположения и обеспечить общегрупповую вовлеченность в работу и понимание оценок объема работ.

Другие подходы к трехточечным оценкам диапазона

Некоторые руководители проектов пытаются ускорить выработку трехточечной оценки диапазона, спрашивая только о двух величинах – наиболее вероятном значении и какой-либо форме отклонения (например, "10 часов, плюс или минус 2"). Хотя это утверждение равняется трехточечной оценке диапазона 8, 10 и 12, по нашему опыту, ему недостает полноты, его создание не требует такой же степени внимания со стороны оценивающего.

Слишком много времени?

Процессы обдумывания и обсуждения, сопровождающие создание трехточечной оценки диапазона, способствуют выработке более точных оценок. Кажется, что сокращение процесса может сэкономить время, но это ложная экономия.

Выработка трехточечных оценок почти всегда занимает меньше времени, чем (для) одноточечных оценок, потому что процесс исключает выработку установки и искусную игру, которая часто задерживает процесс оценки. В нашей практике были группы, тратившие меньше часа на выработку оценки для 4.000-часового проекта – оценки, которая позже доказала свою высокую точность. Недавний клиент потратил меньше дня на выявление того, что критически важный проект разработки нового продукта со стоимостью во много миллионов долларов завершится с восьмимесячным опозданием. От капиталовложения размером менее $10.000 ожидался возврат прибыли (размером) в размере $10.000.000. Потраченное на оценивание время – это не затраты, это недорогая страховка.

В следующей и последней статье этой серии мы опишем более сложные проблемы оценивания проектов: что делать, когда руководство думает, а также обсудим то, что использование оценок диапазона вместе с программными средствами управления проектом должно занять меньше времени; как бороться с обычными ошибками выполняющих оценку людей, и как использовать базовые, простые статистические методы, чтобы создавать оценку для всего проекта.