Создание или разрушение: почему важна точная оценка стоимости

Точность вашего процесса оценки стоимости может привести проект к успеху или к неудаче. Изучите стратегии, которые помогут вам управлять этой ключевой областью и обеспечьте выгодность будущего проекта.

Одной из самых больших трудностей для руководителя проекта является успешное приведение всех аспектов проекта в соответствие с ожиданиями клиента и с рамками выделенного бюджета. Часто бывает так, что один или другой аспект выполняется, но не обязательно оба. Когда речь идет об управлении расходами, важно на первом шаге сделать соответствующие оценки в начале проекта. Наличие возможности управлять расходами - это в большей степени вопрос соблюдения установленных рекомендаций, зачастую полученных из предыдущих проектов, и реагирование на текущие обстоятельства разумно и эффективно.

Перед тем как вы начнете оценивать

Чтобы лучше понять, как поддерживать контроль над расходами, включенными в проект разработки программного обеспечения, важно начать с проверенных рекомендаций, основанных на оценке. При изучении данного вопроса была найдена интересная модель оценки расходов.

Доктор Рикардо Валерди, создатель Модели затрат на структурное проектирование систем (COSYSMO), предлагает пояснение данного вопроса и объясняет цель разработки COSYSMO следующим образом: "Модель COSYSMO соответствует нуждам организаций, которым требуется систематически оценивать затраты (или объем работ) на разработку систем. Ряд выгод включает возможность понимать, почему конкретные системы более сложные, чем другие, и как определенные характеристики групп делают их менее эффективными (например, нарушение процесса разработки, незнание продукта, низкий уровень развития процессов)".

Оценка первоначальных расходов

Первоначальные финансовые требования к проекту могут быть установлены с самого начала. Использование данных и опыта, полученного из предыдущих проектов, безусловно, обеспечит хорошее начало. Оценка вашего текущего проекта по аналогии, сравнение его с другими подобными проектами, повторное использование, информация, полученная во время работы над прошлыми проектами, и результаты, полученные при завершении проекта, могут помочь в установлении финансирования и ресурсов в совокупности, которые должны быть в распоряжении проекта. Важно тщательно рассмотреть требования, уникальные для каждого проекта и выполнить необходимые ассигнования.

"Многие организации используют несколько методов для оценки проектов", - уточняет доктор Валерди. "Моими любимыми являются параметрические модели расходов и аналогия. В случае аналогии полезно рассмотреть сходные черты между предыдущей системой и новой системой, которые можно оценить. Это также дает возможность рассмотреть допустимость повторного использования компонентов из аналогичной системы ", -  добавляет он.

Управление рисками

Другое важное соображение по организации и поддержке финансирования проекта разработки программного обеспечения - это наличие эффективного плана управления рисками, позволяющего компенсировать непредсказуемые затраты. Хотя использование опыта предыдущих проектов является важным краеугольным камнем, включение управления рисками как фактора в оценки предоставляет страховку на случай неожиданных событий, которые могут произойти.

Все модели затрат содержат какой-то вид оценки риска в своем выходе. Хотя оценка стоимости – это субъективная и объективная вероятность, ее можно ввести непосредственно в план управления рисками. От правительственных учреждений требуется оценка с 80-процентным уровнем доверия.

• Клиент не знает, чего он хочет (требования нестабильны). Финансирование может стать сложным вопросом в случае, если клиент постоянно изменяет или выдвигает дополнительные требования к необходимому ему программному обеспечению. Может быть, сложно представить клиенту реальные цели и сроки завершения работы в рамках выделенного бюджета. Клиент, сначала имеющий идеализированные представления о проекте, может стать недовольным, и разрыв во взаимоотношениях с клиентом будет увеличиваться. Помогите клиенту принять обоснованное решение, четко и разумно представив ему варианты выбора.
• Неотработанные технологии. Неотработанные технологии являются основным фактором риска, который может увеличить реальные расходы. Один способ ввести это в действие – с помощью Уровней готовности технологии NASA (TRL), которые описывают 9 уровней зрелости технологии. В терминах расхода низшие уровни TRL (1 или 2) требуют намного больше расходов для развития в отработанную технологию по сравнению с чем-либо, что уже было коммерчески отработано (TRL 8 или 9). Когда клиент ищет самое последнее и самое лучшее в программном обеспечении, чтобы усовершенствовать свои собственные методы и запросы в бизнесе, такие новые технологии иногда требуют большей стоимости и большего периода времени, в зависимости от степени сложности, связанной с требованиями.
• Заниженные оценки погрешности. Реалистичность оценки финансовых перспектив проекта – это важная часть честности перед клиентами в отношении того, что действительно требуется, чтобы привести их требования к программному обеспечению в соответствие с реальностью. Это исключает ряд сюрпризов. Каждый в производстве хочет представить лучшую оценку, соответствующую отчету, но в разработке программ более важна достоверность, особенно когда рассматриваются специальные требования, соответствующие индивидуальным нуждам клиента.
  Д-р. Валерди добавляет, что заниженная оценка погрешности может помочь получить одобрение проекта, но она приведет к проблемам по мере дальнейшего развития проекта. Правительство США советовало своим подрядчикам представлять реалистичные оценки стоимости, потому что они понимали, что недооценка объема работ, требуемого для разработки продукта, может привести проект к провалу. Один пример занижения оценки обнаруживается в оценке графика проекта. Инженеры часто переоценивают свои способности к выполнению задач, что ведет к напряженным графикам проектов, которые трудно выполнить.
• Используйте специалиста по программному обеспечению, чтобы управлять оценками стоимости. Лучшими людьми для этой работы являются специалисты по программному обеспечению, так как у них есть опыт в этой области. В некотором смысле, вам необходимы мнение эксперта и модель стоимости программного обеспечения, чтобы получить надежную оценку.

Преодоление финансовых препятствий

Если руководитель проекта может предсказать каждое финансовое препятствие или обстоятельство, которое может возникнуть во время работы над проектом, то проект может быть завершен вовремя и без выхода за рамки бюджета. В то время как есть набор параметров, устанавливаемых клиентом, ожидание неожиданностей является частью готовности управлять этими переменными, когда они неожиданно возникают.

Хотя организация совещаний, сбор данных и создание отчетов являются отличными способами внутреннего поддержания актуальности информации о проекте, способность переводить эту информацию в реальные финансовые показатели и быстро и эффективно реагировать на изменения очень важна. Использование таких технологий может помочь перегруженному руководителю проекта наилучшим образом использовать свое время. Эффективное управление временем необходимо, чтобы успешно справиться с проектом. В этом смысле все влияет на бюджет.

Исходя из своего опыта, д-р. Валерди нашел наилучшие способы преодоления финансовых препятствий, которые возникают во время проекта - это итерационные методы разработки, например, спиральные модели, управляемые рисками. Непрерывная проверка и повторение того, что действительно работало для прошлых проектов, закладывает основу для текущих и последующих проектов. Д-р. Валерди также рекомендует изучать программы, которые могут помочь в оценке расходов и в управлении ими в течение всего времени работы над проектом.

Одно из преимуществ использования параметрической модели для управления стоимостью и ее оценки состоит в том, что она основана на статистических данных. Это предоставляет хорошую информацию о том, находится ли ваш проект в пределах диапазона вероятности при сравнении с базой данных опыта, содержащейся в калибровочных данных, лежащих в основе модели. Когда организации включают свои собственные данные в калибровку параметрических моделей, почти всегда происходит повышение точности оценки. Единственный недостаток того, чтобы полагаться на параметрические модели, основанные на статистических данных, состоит в том, что они, по большому счету, необъективны, благодаря тому, что для калибровки используются  успешные программы. Программы были успешными, потому что они были завершены вовремя или приблизительно вовремя, в отличие от неудачных программ, данные которых никогда не окажутся в калибровочной базе данных.

Финансирование от начала до конца

Хотя даже самые лучшие планы потребуют изменений, когда со временем обнаружатся непредвиденные и неожиданные обстоятельства, важно быть готовым и закладывать необходимую основу в начале проекта как фундаментальные принципы, которым нужно следовать при подержании контроля над расходами в течение всего времени существования проекта. Эти принципы должны включать рассмотрение непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть, путем включения утверждения и реализации эффективного плана  управления рисками. Расходы можно контролировать с помощью объединения членов группы, соответствующих технологий и других ресурсов, доступных для информационной компании. Коммуникация всегда является самым эффективным средством, ключом к успеху проекта и к предоставлению всех аспектов проекта, согласно требованиям клиента и в рамках выделенного бюджета.