Документация проекта

Управление документацией проекта

В течение жизненного цикла обычного проекта руководитель проекта может создавать до полусотни различных типов документов, чтобы облегчить планирование, отслеживание и составление отчетов по проекту. Документы начинаются от анализов реализуемости, планов по ресурсам, финансовых планов и планов проекта до контрактов с поставщиками, анализов функционирования внедрённой системы, форм запросов о внесении изменений и отчётов о статусе проекта.

Знакомство с уставом проекта

Устав проекта существует давно, с тех пор как появилась концепция работы. Египтяне использовали уставы проекта, чтобы создать пирамиды. Так же поступили и греки, чтобы воздвигнуть Парфенон. Даже римляне использовали устав проекта, чтобы создать Колизей. Маленький Джонни использовал устав проекта, чтобы создать макет дома из элементов конструктора Лего.

Выгоды документирования

Как практики и сторонники подходов Agile и Lean, мы убеждены, что все нужно делать не просто так, и делать только то, что повышает эффективность. Поэтому когда дело касается документирования, многие обычные приверженцы Agile могут подумать, что эта методика означает, что документация по проекту не создана. Вместо этого она касается создания эффективных планов, и если имеется в виду документация, то она должна иметь надлежащий объем и повышать эффективность.

Написание проектного предложения

Наличие 100% принятых проектных предложений обычно означает, что внештатный разработчик имеет очень мало клиентов. Низкие процентные ставки обычно означают, что предложения отправляются незаинтересованным в них людям или что автор предложений составляет их не совсем верно. Следующие проверенные на практике советы должны поощрить разработчиков, имеющих 100% принятых предложений, писать еще больше предложений, а тех, у кого низкие процентные ставки - призвать не падать духом и попытаться еще раз. Давайте начнем.

Написание отчёта о работе

Отчет о работе является основной работой, которую проекту необходимо выполнить. Это ключевой инструмент управления, если его использовать для контролирования работы поставщика или подрядчика, а также для направления работы изнутри. Отчет должен включать всю предполагаемую работу. Описание не должно быть подробным, на самом деле для больших проектов непрактично указывать детали. Он должен быть полным и включать работу, предоставляющую результаты и административную работу, такую как доклад о проекте. 

Основные документы для управления проектами

Если вы поговорите с опытным руководителем проекта, то он наверняка даст вам немало советов о том, что вам стоит, а чего не стоит делать для успешного управления любым проектом. В основном все они будут о том, как управлять людьми и их работой (а также и вашей работой), как предоставлять результаты вовремя и согласно бюджету, при этом держать уровень риска на минимуме.

Как снизить уровень документации по управлению проектом

Управление проектом - это необходимый сервис, который должен быть предоставлен всем, кроме малых проектов. А в чем заключается данный сервис? Это сервис для клиентов или упражнение в создании документации?

Устав проекта (Project charter)

Формальная документация, скорее всего, является именно той ступенью, которую чаще всего старается перешагнуть организация при старте нового проекта. Причинами того, что проект идет по неправильному пути либо терпит крах, часто являются "плохая постановка виденья" или "недостаточное документирование". Почему же разработка хорошего устава проекта настолько сложна? Явно это не из-за технических причин - к примеру, отсутствия достаточно продвинутой программы подготовки и редактирования текста для документации информации. Существует несколько причин того, почему проекты обладают неэффективными уставами.

Предложение о финансировании

Если вы уже знакомы с кратким изложением проекта, то вам стоит тогда попробовать написать предложение о финансировании. Отличием будет то, что вам нужно сфокусироваться на целях проекта и способах их достижения, что в целом сложилось бы в оценку успеха проекта. Предложение обычно содержит в себе полную схему ресурсов проекта и затрат, освященных более детально, в отличие от  краткого изложения проекта.