Основные документы для управления проектами

Если вы поговорите с опытным руководителем проекта, то он наверняка даст вам немало советов о том, что вам стоит, а чего не стоит делать для успешного управления любым проектом. В основном все они будут о том, как управлять людьми и их работой (а также и вашей работой), как предоставлять результаты вовремя и согласно бюджету, при этом держать уровень риска на минимуме.

Это не так сложно, но по какой-то причине многие люди считают, что управление проектом - это слишком накладно. Вы зачастую можете услышать фразу: "Не тратьте время на планирование - просто делайте проект!" или "Зачем тратить время на запись наблюдений, ведь мы все знаем, что делать!"

"Осознайте необходимость некоторых документов, которые вам надо будет создать и регулярно пересматривайте их во время вашего проекта."

1. Устав проекта

К примеру, в начале вашего проекта вам понадобится создать одностраничный документ - устав проекта. Данный  документ должен обеспечить то, что вы и ваш клиент понимают основные цели проекта. Если  вы не знаете, куда идете, как же вы поймете, что вы у цели?

Для получения данной информации вам стоит устроить встречу с вашим клиентом и задать следующие 3 важных вопроса:

• Каковы цели вашего проекта?
• Что вы хотите производить или предоставлять?
• Каково бизнес-обоснование для выполнения данного проекта?

После встречи запишите все ответы на данные вопросы в вашем уставе проекта и вышлите его клиенту для получения подтверждения.

Теперь вы выполнили наиболее важную часть вашего проекта, то есть осознали и согласовали  с вашим клиентом предназначение вашего проекта.

Если вы изучите время, потраченное на выполнение данного шага в вашем проекте, то у вас получится примерно две встречи и 30 минут для записи всей информации, то есть примерно два часа на маленький проект. Не так уж много.

2. План проекта

Теперь вы можете создать второй документ - план проекта. Он должен включать в себя список всей работы, которая должна быть выполнена (другими словами, масштаб проекта), кто ее будет выполнять, затраты и время на выполнение данной работы и наконец простой обзор того, что может пойти не так, или же исследование рисков.

3. Отчет о прогрессе

Обычно раз в неделю или в  месяц вам необходимо предоставлять отчет об успехе вашим клиентам. Они хотят знать, что было выполнено, как и сколько времени и средств было потрачено. Они также хотят знать о том, необходима ли вам их помощь в решении проблем. В ваши обязанности входит сбор данной информации, чтобы вы могли создать данный документ.

Напоследок

Я описал минимум информации, которую вы должны собрать и использовать для проекта. Ключом к успеху является понимание необходимости некоторых важных документов, которые вы должны создать, используя данную информацию - устав проекта, план и отчет о прогрессе. Я надеюсь, вас это приведет к успеху.

Sam Elbeik