Управление документацией проекта

В течение жизненного цикла обычного проекта руководитель проекта может создавать до полусотни различных типов документов, чтобы облегчить планирование, отслеживание и составление отчетов по проекту. Документы начинаются от анализов реализуемости, планов по ресурсам, финансовых планов и планов проекта до контрактов с поставщиками, анализов функционирования внедрённой системы, форм запросов о внесении изменений и отчётов о статусе проекта.

Метод, с помощью которого руководитель проекта управляет документацией проекта, может быть непосредственной причиной успеха проекта или препятствием, ухудшающим состояние проекта и приводящим к его невозможности уложиться в рамки временного графика, бюджета и масштаба.

В этой статье описана эффективная стратегия управления документацией для руководителей проектов и ее практическое влияние на улучшение вашего понимания состояния проекта, чтобы лучше реагировать на неизбежные изменения, происходящие в вашей повседневной работе.

Роль документации проекта

Основная задача руководителя проекта – управлять неожиданностью. Концепция планирования по своей природе предназначена для уменьшения неожиданности и управления ею. Большинство руководителей проектов согласились бы с тем, что документация проекта, как часть процесса планирования, играет центральную роль в стратегической разработке окончательного плана и эффективной передаче информации о прогрессе и изменении состояния проекта всем заинтересованным лицам. Более того, метод управления документацией проекта определяет эффективность реакции руководителя проекта на неожиданность.

Перед обсуждением управления документацией проекта давайте определим "документацию проекта" и то, как она согласуется с обычным технологическим процессом управления проектом в организации. Документ проекта – это законченный (самостоятельный) документ, подробно описывающий специфические действия организации при начале, планировании, выполнении и завершении проектов. Выбранные типы документов проекта, формат, в котором они создаются, и метод их организации, по сути, и есть то, что отличает вашу организацию в реализации проектов. Опытные руководители проектов отлично научились создавать шаблоны для документов проекта. Повторное использование успешных планов проектов, сложных документов экономического обоснования, типовые контракты, подробные листы спецификаций и отчёты о статусе проекта необходимы для эффективной компенсации неуправляемости документации руководителем проекта, мешающей ему сосредоточиться на его основных компетенциях по управлению проектом и вовлеченными в него заинтересованными лицами. Однако, шаблон проекта хорош ровно настолько, насколько хорош отдельный руководитель, применяющий его. Отличных руководителей проектов от хороших руководителей проектов отличает их способность уменьшать свою административную роль в создании документов проекта и при этом максимально повышать свою стратегическую роль в управлении людьми, которые реализуют успешный проект. Чтобы достигнуть этого, руководители проектов должны следовать некоторым основным правилам в разработке основных документов проекта, описывающих все фазы жизненного цикла проекта.

Хотя управление документооборотом проекта может различаться в разных организациях, хорошие руководители проектов разработают некоторое число основных документов проекта, чтобы поддерживать высокие стандарты реализации проектов. Стандартизацию документации обычно можно увидеть в следующих фазах проекта:

1. Описание или концепция проекта: В этой фазе создается основа устава проекта. Определение устава и деталей, окружающих цели проекта, является ключевым для обеспечения успеха проекта.
2. Планирование проекта: В этой фазе руководство проекта планирует неожиданности. Документы, излагающие план проекта, распределение ресурсов, соглашения с клиентами и управление рисками, заключают в себе стратегические детали проекта.
3. Выполнение проекта: В этой фазе главными являются отслеживание и реакция. Документы проекта предоставляют реальные данные и обновления для плана проекта. Отслеживания затрат, времени, произведенной работы и возникающих проблем документируются в этой фазе.
4. Закрытие проекта: В этой фазе документы излагают неразрешенные вопросы и/или предоставляемые результаты, обзор результата проекта и передовые методы, которые руководство проекта будет применять в дальнейшем.

Эти фазы проекта являются указателями того, какие типы документов играют важную роль в течение жизненного цикла проекта. В следующих разделах будут описаны препятствия, создаваемые плохой стратегией управления документацией, и то, как эти проблемы можно разрешить с помощью правильной стратегии.

Неразбериха в документах

“Канцелярская крыса!” “ Бюрократ!”  -  это последние слова, которыми хотел бы быть отмечен руководитель проекта. Неумелые руководители проектов могут легко попасть в ловушку создания кучи документов, что может притупить их рассудительность и привести к неизбежному провалу проекта. Если документацией проекта плохо управляют, она легко может скрыть реальное состояние проекта, создать путаницу и расстроить тех, кому нужны ответы, а также тех, кому нужна реализация проекта. Неправильное использование документации проекта может минимизировать стратегическое значение, которое руководитель проекта имеет для получения результата проекта. По этой причине выявление проблем в документации проекта так же важно, как и эффективное использование документов проекта.

Основная проблема, с которой сталкиваются руководители проектов при управлении множеством документов, - это огромный объем информации, содержащийся во всех документах проекта, которой еще и нужно поделиться со всеми заинтересованными лицами. Хотя сбор информации о проекте очень важен, многие руководители проектов испытывают трудности с эффективным доступом к наиболее существенной информации во всех документах проекта, чтобы быстро реагировать на острые проблемы проекта и предоставлять информацию об изменении состояния проекта заинтересованным лицам.

Причины этого затруднения лежат в обычном методе, который многие организации применяют для работы с документацией проекта. Многие организации не имеют стратегии документирования, обеспечивающей объединение информации и движения документов проекта среди заинтересованных лиц проекта. В итоге, плохое управление документацией проекта порождает следующие симптомы:

• Недостаток ясности: Руководители проекта и заинтересованные лица имеют нечеткое представление о состоянии проекта и всей связанной с ним работе. Документы проекта рассматриваются как отдельные участки информации, между которыми не происходит обмена информацией. Эти документы ведут к избытку информации, обеспечивающему недостаток ясности.
• Слабая безопасность: Плохая безопасность означает, что отсутствуют бизнес-правила и технологические процессы для работы с важными документами. Это может привести к тому, что важная информация о проекте окажется в неверных руках, что полностью разрушит цели проекта.
• Потеря данных: Многие руководители проектов не имеют процессов и возможности сохранить всю документацию проекта в одном хранилище. Информация в этих документах в принципе может потеряться, стать труднодоступной и привести к отсутствию целостности данных, что потенциально может привести к неверным отчетам о принятии решений.
• Ограниченное сотрудничество: Документы проекта (например, электронные таблицы) часто управляются как неструктурированные данные, хранящиеся в электронных письмах, на рабочих столах и в бумажном формате. Большей частью, документы проекта не удается легко распределить среди заинтересованных лиц проекта, которым может потребоваться доступ к информации из множества мест.

Выявление проблем, связанных с управлением документацией, - это первый важный шаг к устранению неразберихи в документах в ваших проектах. Следующий шаг – это внедрение передовых методов, разработанных экспертами по управлению проектами, чьей задачей является упорядочивание управления документами.

Утопия документирования

В идеальном мире руководители проектов могли бы отразить мельчайшие детали в своей проектной документации и при этом имели бы возможность извлечь наиболее важную информацию при необходимости. Перед внедрением стратегии управления документацией руководители проектов должны войти в роль, которую  они играют как "работники умственного труда". Кто такой работник умственного труда?

"Каждый работник умственного труда в современной организации является исполнителем, если на основании своего положения или знаний он отвечает за вклад, который материально влияет на способность организации выполнять работу и получать результаты", -  Питер Друкер в книге «Эффективный исполнитель» (1966).

При понимании того, что успех проекта неразрывно связан со способностью руководителя проекта извлекать наиболее существенную информацию из документов проекта, созданных для принятия обоснованных решений, управление документами больше не играет вспомогательную роль в повседневной работе руководителя проекта.

Учитывая это, специалисты в стратегиях управления корпоративным информационным содержимым и в управлении документами применяют передовые методы в хранении, управлении и отслеживании документов и отчетов, чтобы дать возможность организациям вырастить "работников умственного труда", которые находятся в центре деятельности их организаций.

Ниже приведены несколько элементов передовых методов, найденных в мире управления документами, которые могут применять руководители проектов:

• Сбор документов: способность эффективно сохранять электронные и бумажные документы различных форматов в центральном хранилище. Сбор документов – это не только сохранение информации организованным образом, но и способность легко извлекать существенную информацию из документов и из архивных данных за прошлые периоды.
• Контроль версий: возможность предоставить опции проверки на входе и проверки на выходе и предоставить различные уровни безопасности, такие как доступ на чтение и на запись, чтобы гарантировать целостность данных, находящихся в сохраненных документах.
• Технологические процессы: возможность создавать и применять настраиваемые технологические процессы, соответствующие бизнес-процессам и утвержденному процессу документооборота в вашей организации.
• Отчетность и анализ: возможность обмениваться информацией между документами, а также обобщать данные во множестве документов с целью составления отчетов и проведения анализа, чтобы обеспечить лучшее понимание (ясность) в вашей организации.
• Сотрудничество: способность распределять документы между соответствующими заинтересованными лицами, а также ограничивать доступ к документам тем людям, которые не должны иметь к ним доступ.

Эти передовые методы даже более важны для руководителя проекта, чей обычный рабочий день связан с документами проекта, создаваемыми для производства добавочной стоимости, которую приносит успешное выполнение проекта с их помощью.