Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Соответствует ли ваше проектное предложение критериям принципа READY?

В данной статье приведены советы по написанию убедительного и обоснованного предложения, которое будет трудно проигнорировать.

Сокращение READY (англ.) полезно при создании проектного предложения. Оно требует, чтобы проектное предложение было:
1.    Актуальное
2.    Привлекательное
3.    Надежное
4.    Направленное
5.    Оптимизированное по доходу

1. Актуальное

Удовлетворяет потребность

Удовлетворяет ли ваше предложение истинную деловую потребность? Если нет, то это первая проблема. Почему фирма должна вкладывать время и силы в ваш проект?

Сосредоточенное

Сосредоточено ли ваше предложение на том, как вы будете удовлетворять деловую потребность? Убедитесь, что всем, читающим предложение, понятна суть предлагаемых в нем действий.

Своевременное

Подходящее ли время для этого проекта? Будет ли ваше предложение хорошо принято сейчас, или лучший момент для его представления наступит позже? Если лучшее время еще не пришло, отложите предложение.

Важное

Убедитесь, что проект важен для фирмы.

2. Привлекательное

Привлекательное ценностное предложение

Создали ли вы убедительное ценностное предложение? Объяснили ли вы, как вложение денег в ваш проект, например, повысит доходы, понизит расходы, или сократит срок вывода продукта на рынок?

Понятное

Написано ли ваше предложение таким образом, что читатель сразу же понимает, каковы цели, задачи и выгоды вашего проекта? Пишите простым языком, избегая использования узкоспециальных технических понятий.

Отвечает на вопросы

Отвечает ли ваше предложение на все вероятные вопросы? Проверить это можно, попросив коллегу или друга прочитать ваше черновое предложение, чтобы узнать, возникнут ли у них вопросы после прочтения предложения.

Заинтересованный подход

Передали ли вы в предложении свою заинтересованность в проекте? Пишите предложение уверенным языком. Избегайте пассивного залога и используйте активный залог при письме. Пассивный залог многословен, поэтому использование активных высказываний улучшит стиль вашего письма.

Рациональное обоснование

Есть ли у вас веские доводы в пользу вашего проекта? Приготовьте короткую презентацию, которую вы можете использовать для обоснования своего предложения, и которая объяснит всем заинтересованным людям, почему вы считаете, что ваш проект должен быть окончательно утвержден.

3. Надежное

Точное и конкретное

Являются ли все факты и числа в вашем предложении точными? Обязательно проверьте числа, касающиеся возросших доходов, сниженных расходов или сокращения срока вывода на рынок, чтобы убедиться в их точности. Избегайте догадок и легко оспариваемых заявлений.

Минимизирует риск

Создайте в вашем предложении раздел о риске. Покажите, что знаете о наличии рисков и четко сформулируйте, как вы намерены бороться с ними.

Дает заверения

Успокаиваете ли вы читателей, заверяя их, что проект сможет реализовать ожидаемые выгоды? Дайте заверения, что вы учли риски, проблемы и более широкое влияние проекта на организацию.

Не содержит ненужной информации

Не включайте непонятные или нечеткие утверждения, которые вы не можете подтвердить неопровержимыми фактами и числами. Не добавляйте ненужную информацию, лишь увеличивающую ваше предложение.

Достаточная глубина

Предоставьте достаточно информации, чтобы читатель понял, что вы предлагаете. Найдите равновесие между бездоказательным и несерьезным предложением и слишком подробным и трудночитаемым предложением. Предоставьте достаточно подробностей, но не слишком много.

Задает ожидания

Понятно ли, что произойдет, когда проект будет утвержден, и что произойдет, если нет? Может ли предложение быть неправильно понято, что приведет к разочарованию или к спорам насчет того, был ли результат успешным?

Создает уверенность и доверие

Показывает ли ваше предложение вас (автора) как надежного и уверенного человека? Избегайте нерешительности и создайте впечатление, что вы точно знаете, как проект реализует любой конкретный элемент.

4. Направленное

Что вы будете делать?

Укажите, что именно вы будете делать, если проект будет утвержден. Создайте поэтапный план, чтобы читатель понял последовательность шагов от утверждения до завершения. Будьте точны.

Избегайте беспорядка

Противоречите ли вы сами себе в документе? Строго придерживайтесь вашего соглашения об именовании. Проверьте, сходятся ли безошибочно все ваши числа. Проведите проверку орфографии и грамматики.

Достаточно информации для принятия решения

Поставьте себя на место утверждающих лиц, и спросите себя, есть ли у вас достаточно информации для принятия твердого решения утвердить или отклонить этот проект. Если у вас появятся вопросы, то вы не предоставили достаточно информации.

Поддерживает импульс роста

Покажите, как вы будете заставлять проект двигаться вперед. Укажите все трудности, которые вам нужно будет преодолеть, и объясните, как вы намерены преодолеть их. Покажите, что после утверждения проект будет двигаться вперед своевременным и контролируемым образом до своего завершения.

Продвигает организацию вперед

Объясните, как организация изменится после реализации проекта.

5. Оптимизированный по доходу

Количественно измеримые выгоды

Какие выгоды ваш проект реализует? Перечислите их в предложении вместе с подробной информацией о том, как вы будете измерять их. Если вы рассчитываете добиться 10- процентного роста продаж, объясните, как он будет достигнут и измерен.

Точно соответствует стратегии

Объясните, почему проект точно соответствует стратегии организации. Если это не так, объясните, почему проект должен быть утвержден.

Оптимизировано для получения  лучшего дохода

Покажите, что проект оптимизирован для получения лучшего дохода на инвестиции (ROI). Если не ожидается большого ROI, зачем вы предлагаете проект? Существуют ли нормативные, правовые причины или причины безопасности? Если да, то разъясните их суть.

Реализует выгоды

Объясните, что вы намереваетесь делать для обеспечения конечной реализации выгод, предусмотренных в начале проекта. Какие меры вы предпримете для измерения и подтверждения реализации выгод? Учитывайте, что большинство выгод реализуется спустя некоторое время после завершения проекта.
Когда предлагаете проект, уделите время анализу, является ли ваше предложение актуальным, привлекательным, надежным, направленным и оптимизированным по доходу. Помните сокращение READY и создайте предложение, которое трудно проигнорировать.

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.