Управление проектами: управление риском заинтересованных лиц

В данной статье рассматриваются люди, втянутые в сферу вашего проекта – заинтересованные лица. Вы найдете несколько советов и другие ресурсы для оптимизации участия заинтересованных лиц в вашем проекте.

• Кто беспокоится?
• Что их беспокоит?
• Что я собираюсь делать с этим?

Это три простых вопроса, которые проектная группа должна задать, чтобы понять своих заинтересованных лиц и разработать стратегию  их удовлетворения.

Когда мы провели рабочее совещание по управлению заинтересованными лицами, основываясь на этих трех вопросах, один из наших экспертов по управлению проектами соединил вместе все части, сказав: "Это всего лишь управление риском для людей".

Мы думаем, что он прав. Рассмотрите данный классический процесс управления риском. Можете ли вы увидеть параллель?

1. Выявить риски.
2. Проанализировать и измерить риск.
3. Разработать реакцию на риск.

В вашем следующем (или текущем) проекте примените рассмотрение ваших заинтересованных лиц как благоприятные возможности или угрозы.

Шаг один: выявить риски (кто беспокоится?)

Так же, как и с управлением риском, мы можем управлять только теми заинтересованными лицами, о которых мы знаем, поэтому подходите к выявлению заинтересованных лиц творчески и активно. Широко забрасывайте вашу сеть и учитывайте всех тех заинтересованных лиц, которые не обнаружатся, если вы не ущемите их интересы. Регулятивные органы, конечные пользователи, клиенты вашего клиента и внутренние рядовые сотрудники, такие как бухгалтерия или отдел закупок – слишком многие руководители проектов не включают этих второстепенных заинтересованных лиц в свои обычные планы коммуникации, однако возмущаются, когда они  начинают мешать проекту. В управлении рисками выявляются угрозы и благоприятные возможности. Заинтересованные лица так же легко могут быть врагами проекта, как и защитниками.

В то время как вы пытаетесь выявить скрытых заинтересованных лиц, не забывайте об очевидных: ваша группа, ваш спонсор, и люди, которые будут утверждать финансирование.

Совет: Убедитесь, что ваши заинтересованные лица имеют имя и адрес электронной почты. Заинтересованные лица - люди, а не организации. "Учреждения" не станут утверждать ваш запрос на изменение, но Синди, управляющий отделом, может.

Шаг два: Проанализировать и измерить риск (что их беспокоит?)

Управление риском требует определения приоритетов рисков в зависимости от вероятности и воздействия. Аналогично можно определить приоритеты заинтересованных лиц – по полномочиям и заинтересованности. Заинтересованность означает "насколько они беспокоятся?", а полномочия равняются их способности влиять на проект.

Теперь проанализируйте самых важных заинтересованных лиц. Заинтересованных лиц нельзя измерить так же, как и риски проекта, но можно систематизировать некоторую ключевую информацию: О чем они беспокоятся? Как проект повлияет на них? Насколько проект соответствует их приоритетам? Что вам нужно от них, чтобы проект выполнялся гладко?

Шаг три: Разработать реакцию на риск (Что вы собираетесь делать с этим?)

Что мы делаем для эффективного использования наших сторонников и минимизации воздействия наших противников –  зависит от ответов на вышеприведенные вопросы. Чем больше мы знаем о наших заинтересованных лицах, тем лучше можем спланировать работу с ними. Одна вещь несомненна: игнорирование их истощит их поддержку и вызовет их противодействие, поэтому планируйте коммуникации.

Быстрые изменения в информационных технологиях продолжают давать нам новые способы предоставления данных заинтересованным лицам, но не обязательно делают нас эффективными коммуникаторами. Кому нужна информация? Какая информация? Как часто? В каком формате? Эти вопросы образуют основу вашего плана коммуникаций. Во время разработки плана коммуникаций помните следующие два совета:

1. Положительные личные отношения – основа эффективной коммуникации. Личные отношения увеличивают значение технологии, используемой для доставки информации.
2. Используйте два или больше средств коммуникации для каждого заинтересованного лица. Например, совещания должны сопровождаться документацией.

Секрет успеха

Каков секрет управления риском? Добивайтесь успеха. Дальновидное, систематическое управление риском означает выявление проблем до того, как они найдут вас. Управление риском не должно быть сложным, но оно должно быть упорядоченным. То же самое верно в отношении заинтересованных лиц. Понять, кем они являются и чего хотят, часто не так сложно. Главное – быть дальновидным, поддерживать с ними связь и воздействовать на них до того, как они повлияют на вас.