Введение в управление проектами

Цель данной статьи – дать понимание управления проектами и краткий обзор методологии, поддерживающей большинство формально выполняемых проектов. Многие организации не нанимают руководителей проектов на полный рабочий день, и сплочение проектной группы для решения конкретной проблемы является обычной практикой. Хотя многие формально не имеют знаний о проектной методологии, выполнение роли в проектной группе может быть отличной возможностью для получения знаний и способно улучшить резюме (карьеру) человека.

Что такое проект?

Проект – это временная и одноразовая задача, имеющая различную продолжительность. Он выполняется для удовлетворения определенной потребности организации, которая может быть созданием нового продукта или услуги или изменением бизнес-процесса. Это прямо противоположно тому, как организация обычно работает на постоянной основе для производства своих товаров или услуг. Например, организация может постоянно заниматься производством грузовиков, поэтому работа рассматривается как функциональная, когда организация неоднократно создает одинаковые продукты и услуги, и люди выполняют свои задачи на почти неизменной основе.

Что такое управление проектами?

Проект обычно инициируется воспринимаемой потребностью в организации. Выполняемый проект имеет начало и конец, ограничения по бюджету, времени и ресурсам, и требует участия специально сформированной группы. Проектные группы состоят из множества различных членов группы, например, конечных пользователей/заказчиков (продукта или услуги), представителей информационных технологий (ИТ), главного инженера проекта, бизнес-аналитиков, инструкторов, спонсора проекта и других заинтересованных лиц.

Управление проектами – это дисциплина управления всеми различными ресурсами и аспектами проекта так, чтобы ресурсы производили весь продукт, требуемый для завершения проекта в рамках определенного масштаба, сроков и ограничений на расходы. Они согласовываются на этапе запуска проекта, и к моменту начала проекта все заинтересованные лица и члены группы будут иметь четкое понимание и согласие с процессом, методологией и ожидаемыми продуктами. Хороший руководитель проекта использует формальный процесс, который можно проверить и использовать как предварительный план для проекта, и это достигается путем применения методологии управления проектами.

Методология управления проектами

Обычно проекты делятся на три этапа: начало, реализация и закрытие. Каждый этап имеет множество контрольных точек, которые должны быть выполнены перед началом следующего этапа. Степень разбиения проекта зависит от его размера. Сложный проект в большой организации, требующий много людей, ресурсов, времени и денег, требует более структурного подхода, при этом каждая стадия проекта должна разбиваться на большее число шагов, чтобы обеспечить получение ожидаемого конечного результата проекта. Для простого проекта в небольшой организации согласованные контрольные точки, несколько контрольных списков и какой-либо человек для координации проекта – это может быть все, что требуется.

Начало проекта

Все проекты начинаются с замысла для продукта, услуги, новой возможности или иного требуемого результата. Замысел сообщается спонсорам проекта (людям, которые будут финансировать проект) путем использования того, что называется техническим заданием или уставом проекта. Техническое задание – это документ, структурированный таким образом, чтобы четко излагать метод предлагаемого проекта и вести к созданию экономического обоснования проекта. После утверждения экономического обоснования готовится более подробный документ, поясняющий проект, известный как “Отчет – описание проекта” (PD). PD используется не только для представления подробной информации о проекте, но и является отчетом, по которому делается оценки относительно того, нужно ли продолжать выполнение проекта. Он касается таких ключевых аспектов, как масштаб проекта, результаты анализов реализуемости, и того, какой результат планируется получить. Кроме того, в нем указываются ключевые участники проекта, требуемые ресурсы, расходы и расчетная продолжительность, а также выгоды для организации. Обычно проект имеет цель (общую картину), которую необходимо разбивать на меньшие цели, которые можно использовать для определения того, достигнуты ли ваши цели.

На основе данного списка выявляются ключевые факторы успеха, которые являются целями, важнейшими для успеха или неудачи проекта – даже если другие цели выполнены. Безусловно, они разные для каждого проекта. Как только проект начинает двигаться вперед, составляется документ контракта, который спонсор проекта использует для утверждения официального соглашения по финансированию проекта и для запуска проекта. На этом начальный этап считается завершенным.

Реализация проекта

Этап реализации связан с отслеживанием проекта и управлением им. Первое, что нужно сделать в начале проекта – это использовать отчет-определение проекта для создания плана проекта, определяющий, как выполнять то, что подробно описано в отчете-описании проекта. PD ближе к краткому изложению проекта, поэтому нужно создать детальный план, чтобы предоставить информацию о мелких деталях выполнения проекта. План проекта – это основной документ, используемый для управления проектом в течение всего его существования, поэтому нужно получить согласие и одобрение всей группы касательно таких аспектов, как контрольные точки, этапы и задачи проекта, кто отвечает за каждую задачу, связанные с ними сроки, и в какие конечные сроки нужно уложиться.

Некоторыми из стадий реализации проекта являются контроль качества, контроль над ходом работ, контроль над изменениями и управление риском. Сначала нужно обсудить управление риском, так как если вы спланировали проект, важно оценить любые факторы, способные повлиять на него. Риск в данном случае рассматривается как что-либо, способное отрицательно повлиять на выполнение проекта в установленный конечный срок. Например, потеря членов группы из-за болезни или отсева, не учтенные очередные отпуска сотрудников, возможная необходимость переобучения новых членов группы, не доставленное в срок оборудование или прекращение существования подрядчиков. Журнал рисков используется для записи и классификации рисков и содержит связанный с ними план действий по минимизации установленных рисков. Управление проблемами – это связанная область, относящаяся к связанным с проектом проблемам, поднятым любым заинтересованным лицом. Этот этап также подразумевает контроль качества со стороны руководителя проекта, в соответствии с чем на официальных совещаниях выполняются регулярные проверки, дающие гарантии того, что производимый в ходе проекта продукт проверяется на соответствие конкретным заранее установленным стандартам.

Контроль над ходом работ – это еще одна обязанность руководителя проекта, касающаяся мониторинга проекта и составления регулярных отчетов о выполнении работ, чтобы сообщить о прогрессе проекта всем заинтересованным лицам проекта. Так как многие проекты не выполняются точно по плану, контроль над ходом работ позволяет следить за направлением проекта и за соблюдением плана, и предпринимать соответствующие действия, если проект отклоняется от плана, путем применения регулярного отслеживания проекта. Это достигается благодаря наличию регулярных контрольных точек в течение хода выполнения проекта, установленных в определении проекта. Эти совещания могут проводиться еженедельно и использоваться для мониторинга и контроля всего, что происходит с проектом, а также для сбора статистики от каждого члена проектной группы касательно реальных сроков начала и завершения назначенных им задач, а также оценки для ряда последующих задач.

По сути, многие проекты никогда не выполняются точно по плану, так как потребуется внести изменения в длительность, направление и тип задач, выполняемых группой. Это должно быть полностью документировано руководителем проекта в виде контроля над изменениями. Контроль над изменениями связан с документированием запросов о внесении изменений, определением влияния на проект реализации изменений (например, повлияет ли она на срок окончания проекта, превысят ли расходы бюджет проекта, есть ли достаточно ресурсов) и информированием всех заинтересованных лиц о последствиях и альтернативах, которые выявил запрос о внесении изменений. Этап реализации заканчивается, как только выполняются цели проекта, определяемые ключевыми критериями успеха в отчете-определении проекта.

Закрытие проекта

Все проекты предназначены для определенного периода времени, и процесс закрытия проекта – это важный аспект управления проектом. Цель официального закрытия проекта -  рассмотрение всех проблем, порожденных проектом, освобождение сотрудников от проекта и тщательный разбор полученных уроков. На этом этапе получается официальное принятие со стороны заказчика (человека, для которого создавался продукт), указывающее на подтверждение им завершения проекта. Обычно это выполняется в форме приемки продукта заказчиком и официального подтверждения от заказчика, что проект закончен. После этого проектная группа распускается и больше не выполняет никакой работы. Но проектная группа может собраться на совещание по анализу проекта, чтобы официально закрыть проект и рассмотреть любые нерешенные вопросы, такие как текущее обслуживание, закрытие файлов проекта и проведение группового рассмотрения проекта. В итоге создается отчет о закрытии проекта, формально описывающий то, насколько успешно были выполнены цели проекта, и насколько хорошо проект был выполнен по сравнению с его исходным экономическим обоснованием, масштабом, планом проекта, бюджетом и отведенным на него сроком.

Руководитель проекта может создать документ о модернизации процесса, рассматривающий использованные проектом процессы (например, что было сделано удачно, какие ошибки были допущены), чтобы организация могла учиться на этом проекте и выполнять последующие проекты успешней. Поскольку проект выполнялся группой людей, тративших много времени на успешное выполнение отдельных задач, они были оторваны от своих обычных ежедневных дел, поэтому важно провести какое-либо общественное мероприятие по закрытию проекта. Это может быть обед, угощение или какой-либо вид совместной деятельности, во время которого заслуги всех людей будут признаны и вознаграждены.

Что значит быть хорошим руководителем проекта?

Помимо понимания методологии, есть другие характеристики для успешного управления проектами, которые нужно учитывать. Учитывая то, что проект требует участия проектной группы и заинтересованных лиц, хороший руководитель проекта должен иметь не только отличные навыки планирования времени, но и хорошие навыки работы с людьми, такие как:

• Отличные навыки общения
• Умение работать в коллективе
• Отличная коммуникабельность
• Умение вести переговоры

Опытные руководители проектов считают, что есть два ключевых фактора для определения успешности проекта: 1. Наём и отбор участников проекта с подходящей квалификацией на значимые должности в рамках проекта крайне важен. Набор членов проектной группы должен выполняться с такой же тщательностью, что и наём новых сотрудников для занятия постоянных должностей в компании. 2. Хорошо документированная методология, легко приспосабливаемая к различным размерам проектов, является важнейшим основанием для обеспечения успеха проекта. Данная документированная методология должна быть разъяснена членам группы на начальном этапе проекта. Это обеспечит точное понимание всеми того, как развивать проект дальше, что ожидается на каждом этапе, и что методология приспособлена к конкретным нуждам выполняемого проекта.