Объяснение методологии управления проектами

Управление проектами в современном смысле, берущее начало в ранних 1960-х, было введено в движение предприятиями, осознавшими преимущество организации гибкого подхода к проектам и острую потребность в коммуникации и координации работы между отделами и лицами разных профессий.

Управление проектами – это не маленькая задача. Оно имеет определенное начало и конец, и это не непрерывный процесс. Управление проектами использует различные инструменты для измерения прогресса и отслеживания задач проекта. Проектам требуются специальные ресурсы, в отличие от предприятий, имеющих отдельную постоянную занятость.

Методологии управления проектами состоят из 4 – 5 групп процессов и системы контроля. Независимо от применяемой методологии или терминологии, управление проектами использует одинаковые базовые процессы. Группы процессов обычно включают:

1. Запуск
2. Планирование и проектирование
3. Выполнение
4. Мониторинг и контроль
5. Закрытие

1. Запуск

Все проекты начинаются с идеи для продукта, услуги или иного требуемого результата. Группа процессов запуска определяет сущность и масштаб проекта. Если этот этап не выполняется успешно, маловероятно, что проект сможет успешно удовлетворить коммерческие потребности. Необходимы основные средства управления проектом, понимание экономических условий и уверенность в том, что все требуемые инструменты управления включены в проект. Нужно сообщить о любых недостатков и получить указания по их устранению.

Первый документ проекта – это устав проекта, содержащий:

• Экономическое обоснование
• Масштаб и предоставляемые результаты
• Цели
• Необходимые ресурсы
• План контрольных точек и временную линию
• Оценку расходов
• Риски и проблемы
• Зависимости

Устав отвечает на элементарный вопрос "Что мы пытается сделать?"

2. Планирование и проектирование

После запуска проект планируется до подходящего уровня детализации. Главная цель – правильно спланировать время, расходы и ресурсы, чтобы оценить требуемый объем работы и эффективно управлять риском в течение выполнения проекта. Это фиксируется в плане управления проектом. Как и в случае группы процессов запуска, отсутствие правильного планирования снижает вероятность успеха проекта.

В планирование проекта включается:

• Разработка формулировки масштаба
• Разработка графика (график Ганта)
• Разработка бюджета
• Выбор группы
• Создание структуры декомпозиции работ
• Определение предоставляемых результатов
• Планирование риска
• Планирование коммуникаций

Эта информация формирует соглашение по проекту, используемое для получения формального разрешения на начало работы.

3. Выполнение

Выполнение состоит из процессов, используемых для выполнения работы, определенной в плане управления проектом, чтобы осуществить цели проекта. Процесс выполнения предусматривает координирование людей и ресурсов, а также интеграцию и выполнение действий проекта. Предоставляемые результаты производятся как результаты выполняемых процессов, как определено в плане управления проектом.

4. Мониторинг и контроль

Группа процессов мониторинга и контроля предусматривает управление и отслеживание проекта, чтобы можно было быстро выявить потенциальные проблемы и предпринять корректировочные действия. Для выполнения этого применяется план управления проектом. Мониторинг и контроль включает:

• Контроль текущих действий проекта (где мы находимся, по сравнению с тем, где мы должны находиться?)
• Мониторинг переменных проекта (расходы, объем работ, масштаб) по отношению к плану управления проектом и базовым планом проекта (где мы должны быть?)
• Определение корректировочных действий для устранения рисков и проблем (как можно вернуться на правильный путь?)
• Управление изменениями путем процесса контроля изменений (каково влияние этого изменения?)

Группа процессов мониторинга и контроля заканчивается, когда проект достигает своих целей, описанных в соглашении по проекту. Проекты могут быть прекращены до завершения по различным причинам, включая перемены в организации, отсутствие ресурсов или высшие приоритеты.

5. Закрытие

Закрытие проекта – это важная часть управления проекта, иногда игнорируемая. Незакрытый проект будет продолжать потребление ресурсов.

Закрытие проекта подразумевает завершение всех действий по всем группам процессов, расформирование проектной группы и утверждение проекта заказчиком.

На этом этапе важно знать, насколько успешно был выполнен проект. Это выполняется при помощи отчета о закрытии проекта. В нем сообщается, насколько успешно был выполнен проект по сравнению с его исходным экономическим обоснованием, показателями качества, расходами, длительностью и допустимой ошибкой.

Вместо того, чтобы оставлять ценные уроки проекта запертыми в головах людей, лучше составить и опубликовать отчет о полученном опыте. Это используется для передачи ценных знаний, которые можно применить к будущим проектам.

Контроль над проектом

Контроль над проектом – это часть проекта, обеспечивающая его выполнение согласно графику, в срок и в рамках бюджета. Контроль над проектом начинается в начале проекта при планировании и завершается в конце проекта с обзором после реализации.

Нужно оценивать подходящий уровень контроля, требуемый для проекта: избыточный контроль отнимает много времени, слишком слабый контроль опасен. Если контроль над проектом не осуществляется правильно, расходы для организации должны быть дополнены расходами на ошибки, доработки и дополнительными расходами.

Типичные элементы контроля над проектом таковы:

• Общая деловая стратегия
• Стандарты для новых систем
• Политики управления проектом
• Управление изменениями
• Контроль качества