Являются ли практики управления проектами общими?

Формальные концепции управления проектами, такие как те, которые закреплены в PMBOK, предоставляют практикующим специалистам серию инструментов и методов, которые можно применять в различных проектах. Однако такие концепции и методологии обычно не дают советов о том, какие инструменты и методы уместны в конкретных ситуациях или обстоятельствах. Это вызывает вопрос, а  являются ли практики управления проектом общими?

Новая статья Клода Беснера и Брайана Хоббса, озаглавленная “Практика управления проектами, общая или зависящая от условий: проверка на реальных данных”, решает этот вопрос путем рассмотрения использования инструментов и методов управления проектами и уровня поддержки, предоставленного им в различных организациях. Эта заметка – краткое описание статьи.

В обычной манере научного исследования авторы начинают с обзора литературы. Они выясняют, что большая часть исследований, выполненных до настоящего времени, относится к одной из двух категорий тех, кто считает, что практика управления проектами общая, и тех, кто считает иначе. Авторы выяснили, что среди последних мало кто изучал степени различия или сходства в практиках управления проектами в разных организациях и проектах. Немногие, которые изучали это, сфокусировались на конкретных инструментах и методах или прикладных областях. Авторы заявляют, что их работа  - первая, которая рассматривает совпадения и отличия в практике управлении проектами на широком спектре типов организаций и проектов.

Перейдем к их исследованию...

Авторы собрали данные более 750 организаций при помощи анкетирования, выявлявшего следующую информацию:

1. Демографические данные респондентов (должность, образование, опыт работы).
2. Отрасль производства, зрелость организации и характеристики проекта.
3. Уровень использования 70 конкретных инструментов и методов, как измерено на шкале Ликерта с 5 делениями.

Респонденты были из следующих отраслей производства:

• ИТ и телекоммуникации (~59%)
• машиностроение/строительство (~12%)
• деловые услуги (~12%)
• другое (~17%)

Данные были проанализированы по всей группе и по подгруппам (выделены по отрасли, организационной зрелости или типу проекта) при помощи двух методов:

1. Ранжирование инструментов по среднему  использованию во всей группе и внутри подгрупп.
2. Поиск статистически значимых различий между уровнями использования по подгруппам.

Результаты ясно показали несколько интересных особенностей, которые описаны ниже.

Что касается уровней использования во всей группе, то пять больше всего используемых инструментов следующие:

1. Отчёт о ходе работ
2. Стартовое совещание
3. Программное обеспечение для составления графика
4. График Ганта
5. Формулировка масштаба

5 наименее используемых инструментов (в порядке убывания частоты использования) следующие:

1. Схемы причин и следствий
2. Метод критической цепочки
3. Диаграмма Парето
4. Программное обеспечение моделирования
5. Анализ методом Монте-Карло

Пять первых инструментов не удивительны, за исключением того, что один из них (стартовое совещание) отсутствует в PMBOK! Широко распространенные инструменты являются более простыми в использовании, чем инструменты, используемые реже всего. Последние обычно используются, только когда для них есть сильная организационная поддержка. Другое препятствие к использованию наименее используемых инструментов – их сложность: хотя люди могут быть знакомы с ними (т.е. они знают, что делают инструменты), они могут не иметь технических знаний, чтобы использовать их эффективно. Техническая сложность инструмента может быть сильным ограничивающим фактором в его использовании.

Что касается организационной поддержки, есть очень сильная связь между уровнем использования инструмента и его организационной поддержкой. Это не удивительно: если людям приказывают использовать инструмент, они его используют. Более интересно узнать, используют ли люди инструменты, которые не поддерживают их организации. Авторы выяснили, что такое самостоятельное использование имеет место в определенной степени, но обычно затрагивает только инструменты, которые можно использовать без сильной организационной поддержки. Это значит, что самостоятельно используются только те инструменты, которые легко внедрить и использовать на индивидуальном уровне (т.е. не нужны организационные ресурсы).

Следующая часть анализа – отличия в использовании между подгруппами – непосредственно решает главную цель исследования: т.е. являются ли практики общими или зависящими от условий. Сначала авторы обнаруживают, что ранговое упорядочивание инструментов по уровню использования показывает, что наиболее и наименее используемые инструменты практически одинаковые во всех подгруппах. Это четко показывает, что есть сходства в способе применения управления проектами по отраслям, типам организаций и проектов. При этом авторы спешат подчеркнуть, что есть существенные различия между подгруппами. Основные различия кратко изложены в следующих абзацах.

Уровень зрелости организации

Респондентов попросили оценить уровень зрелости их организации по шкале от одного до пяти, согласно модели зрелости возможностей. Авторы разбили ответы на две части: в одну поместили оценки зрелости в два и ниже, а в другую – оценки выше двух. Они обнаружили существенные различия в использовании инструментов между двумя группами. Они включают:

• Все инструменты чаще используются в проектах в зрелых организациях.
• В менее зрелых организациях отмечено больше самостоятельного  использования инструментов.

Исходя из этого, чаще всего и реже всего используемые инструменты оказались практически одинаковыми во всех организациях, независимо от уровня зрелости.

Размер проекта

Авторы разбили группу на две группы, исходя из стоимости проекта в долларах (приблизительный показатель размера проекта), с разделительной линией, проведенной (произвольно) в отметке миллион долларов. И опять они обнаружили, что график частоты использования инструментов был почти таким же. Были выявлены следующие различия:

• Более крупные проекты использовали большее число инструментов, поступали так чаще, чем более маленькие проекты.
• Более крупные проекты намного чаще используют инструменты контроля/мониторинга проекта и инструменты управления рисками.

Типы продуктов

Здесь авторы разделили группу на три категории на основании типа продукта. Категории были такими: проектирование и строительство (E&C), информационные технологии (IT) и деловые услуги (BuS). В каждой из них есть несколько различий в широко используемых инструментах. Основные выводы авторов кратко изложены ниже:

• Проекты E&C используют связанные с контрактом инструменты (документация по предложениям, конференции участников тендера, и т.д.) чаще, чем проекты IT или BuS. Это, как правило, соответствует большей денежной стоимости проектов E&C по сравнению с двумя другими категориями. Также это согласуется с тем, что большинство проектов E&C предназначено для внешних заказчиков, в то время как значительная часть проектов BuS и IT предназначена для внутренних заказчиков.
• Проекты IT используют инструменты определения масштаба и требований больше, чем проекты BuS, и намного больше, чем проекты E&C. Это отражает тот факт, что требования более изменчивы для проектов IT и BuS.
• Проекты IT используют больше инструментов для коммуникации и координации по сравнению с двумя другими типами проектов. Вероятно, причина этого в том, что проекты IT страдают от проблем коммуникации!
• Инструменты планирования E&C делают упор на управлении расходами, в то время как инструменты планирования IT делают упор на выделении графика и ресурсов. Последнее перекликается с моим опытом в проектах для широкого спектра заказчиков (внутренних и внешних).
• Проекты IT используют больше инструментов управления риском, чем проекты E&C или BuS. Вероятно, это объясняется тем, что проекты IT чаще сталкиваются с неожиданными трудностями, чем другие проекты.
• Проекты BuS используют меньшее число инструментов планирования проекта, чем любой из двух остальных типов проекта. Однако они чаще используют инструменты анализа заинтересованных лиц.

В оригинальной статье содержится гораздо больше сведений о различиях между другими подгруппами – я привел только самые интересные (на мой взгляд!). Интересующемуся читателю советую обратиться к оригинальной статье за дополнительной информацией.

Как понятно из вышесказанного, статья освещает много тем. Что касается ответа на вопрос, заданный в начале (и в названии этой заметки): практики управления проектами – общие в значительной степени, но есть различия, зависящие, в том числе, от зрелости организации, размера проекта и типа проекта.

Как указывают сами авторы, статья пытается решить общий вопрос зависимости от условий практик управления проектами путем рассмотрения довольно узкой составляющей практики - т.е. использования инструментов и методов. Это недостаток исследования. Тем не менее, его результаты, которые интересны сами по себе, подтверждают принцип, что, несмотря на отличия в конкретных практиках, управление проектами – это общая дисциплина с широкой областью применения.