Управление несколькими проектами: избегание перегрузки проектами

Каким максимальным количеством проектов руководитель проекта может управлять одновременно, чтобы не стать чрезмерно перегруженным работой?

В последнем выпуске журнала сети управления проектами, руководители проектов жалуются на количество проектов, которыми их попросили управлять, со средним числом одновременных проектов, равняющимся восьми. Оно выглядит большим по меркам любого человека, тем более что многие проекты являются большими и громкими инициативами.

Во время интервью с руководителем проекта в фирме по разработке программного обеспечения несколько лет назад  я по ошибке сказал интервьюеру, что руководители проектов должны управлять  лишь одним проектом одновременно, чтобы они могли уделять ему полное внимание. Это было не то, что он хотел услышать. После поспешного отказа от данных слов, мне удалось убедить  интервьюера в том, что я успешно управлял одновременными проектами, и получить работу.

После этого пришлось принять реальность, что в современной организации руководители проектов должны управлять несколькими проектами одновременно.

Принимая это, сколькими проектами должен управлять руководитель проекта? На данный вопрос трудно ответить, так как все проекты различаются по размеру, сложности и важности.

Чем больше шаров руководитель проекта держит в воздухе одновременно, тем скорее он уронит один из них. Недавно это произошло со мной. В тот момент я управлял несколькими проектами малого и среднего размера, и не заметил, что один из них двигался к проблемам. Проект был в фазе выполнения, с жестким сроком сдачи. К сожалению, я не понял, что требовалось дополнительное тестирование, чтобы гарантировать безопасность приложения в интернете, перед тем, как оно будет полностью готово к использованию конечными пользователями. Я не запланировал эту работу, и был вынужден бороться в течение дней перед запуском, чтобы заставить третью сторону провести тестирование безопасности. К счастью, у них были свободные люди, и мы уложились в срок, но это стало причиной нескольких бессонных ночей и не улучшило мою репутацию как руководителя проекта.

Возможно, пять проектов было слишком много для одновременного управления? Да, пятый проект был соломинкой, сломавшей спину верблюду. Я не уделил достаточно времени управлению ожиданиями заинтересованных лиц, пропустив важный пакет работ.

Как руководители проектов могут избежать перегрузки проектами?

• Научитесь говорить «нет» – понимайте, когда с вас хватит.
• Не срезайте углы, чтобы взяться за большее число проектов.
• Поручайте определенные части проектов подчиненным.
• Устанавливайте приоритеты по важности и сроку сдачи.
• Уделяйте достаточно времени управлению ожиданиями заинтересованных лиц (включая вашего линейного руководителя).

Невозможно сказать, какое максимальное число проектов руководитель проекта должен выполнять одновременно, до того как он станет перегружен работой. Но бесспорно, что если их число больше одного, есть риск столкнуться с трудностями. Чем больше проектов берет на себя руководитель проектов, тем менее эффективными они становятся.

Был ли я неправ во время собеседования при приеме на работу? Нет, если руководитель проекта уделяет все свое время и силы одному проекту, то существует малый риск отвлечения или потери внимания. Но это нереально в современной деловой среде, в которой руководители проектов вынуждены управлять несколькими проектами одновременно. Поэтому будьте внимательны, чтобы не перегрузиться, иначе можно столкнуться с проблемами, которые подорвут вашу репутацию как руководителя проектов.