Игла в стоге сена: советы по выбору правильного инструмента управления проектами

При наличии огромного количества вариантов на выбор, немудрено, что выбор инструмента управления проектами стал столь трудной задачей. Здесь вы научитесь, как находить правильное решение для вашей фирмы!

Как известно, сегодня на рынке  существует огромное количество программных продуктов. Сами приложения варьируются от бесплатных до многофункциональных программ с договорами на обслуживание, которые могут стоить десятки тысяч долларов. Более того, есть программное обеспечение, разработанное известными марками производителя, такими как Microsoft Project, и ПО, созданное малоизвестными новыми компаниями.

Неудивительно, что все эти варианты заставляют руководителей ИТ настороженно относиться к выбору правильных программных продуктов для  своих фирм.

"Если бы мне надо было купить какое-либо ПО, я  не знал бы, с чего начать, так как есть очень много вариантов",  -  говорит Дэйв Фартинг, дипломированный инженер, член Британского общества вычислительной техники,  профессор, читающий лекции по управлению проектами, в числе прочих дисциплин, в университете Гламоргана в Англии.

Чтобы облегчить часть этих сомнений, на своем университетском веб-сайте Фартинг составил список из более чем четырех дюжин автоматических продуктов.

В качестве дополнительных пояснений каждая из программ на веб-сайте снабжена кратким описанием ее возможностей и ссылкой на сайт производителя. Однако, несмотря на этот полезный список, Фартинг считает, что компании всегда должны правильно оценивать свои цели и имеющуюся инфраструктуру перед внедрением новой программы.

Руководители ИТ должны изучить культуру компании

Фартинг также убежден, что господствующий дух времени внутри организации является ключом к определению того, какой тип инструментов управления проектами компания должна использовать.

"Некоторые организации, из-за традиций и тому подобное, имеют или привыкли к наличию очень строгого контроля или очень строгих процедур. Иногда это внешнее ограничение",–      считает Фартинг.

По его мнению, государственный сектор в целом имеет  большую потребность в отчетности, чем частные компании. Следовательно, ПО, обеспечивающее тщательное отслеживание изменений и эффективное суммирование цен, особенно полезно для данных групп.

Разделение на государственный/частный сектор – лишь один элемент в широком спектре определяющих факторов. Фартинг указывает несколько основных функций автоматических программных инструментов управления проектами –  каждую с разной степенью соответствия, исходя из типа организации, которая может использовать данные инструменты. Упомянутые основные функции следующие:

• ПО, которое помогает руководителям планировать проект путем оценки стоимости, времени и других факторов.
• Инструменты, занимающиеся управлением документами и сотрудничеством рабочих групп, особенно полезные для больших организаций с отдаленными отделами.
• ПО, решающее проблему отслеживания и вычисления расходов, особенно полезное для международных компаний, имеющих дело с таможней и пошлинами.
• Инструменты и устройства управления конфигурациями, отслеживающие переходы.
• ПО для контроля за изменениями и отслеживания дефектов.

Конечно, лидеры ИТ должны выявлять ключевые процессы внутри отдельных компаний и сужать рынок, чтобы включать в него лишь продукты, обслуживающие данные ключевые процессы.

Выполнение такого шага может сократить расходы, так как указанный метод исключит покупку лишних или ненужных инструментов.

Разные заявления об автоматических продуктах вызывают путаницу

В то время как сужение рыночного фокуса для компании полезно, все же, может быть, трудно установить, какой именно продукт способен заботиться о компании.

Тексты рекламных объявлений на сайтах продуктов часто вызывают больше вопросов, чем ответов. Здесь дано несколько примеров рыночных предложений от разных компаний:

• OroLogic славится тем, что его "OroTimesheet 5 " – лучшее ПО табеля учета на рынке!" Сайт заявляет, что данное ПО "бесспорно, лучшее решение для простого, эффективного и грамотного слежения за вашими проектами".
• Метод 123, рекламируя свои шаблоны управления проектами, сообщает, что его ПО –     "невероятно всестороннее", "легко читаемое и используемое для проектов" и "подходит для проектов всех типов и размеров".
• InterPlan Systems рекламирует свой eTaskMaker как "быстрый и легкий для изучения".
• Project Perfect заявляет на своем сайте, что его продукт создает "действительно полезное ПО управления проектами". Компания утверждает, что ее инструмент администратора проекта "бесценен для отслеживания вопросов".
• TrackStudio начинает свою сетевую рекламу с утверждения, что "TrackStudio замечателен. TrackStudio лучше".

Все данные заявления могут быть полностью истинными, полностью ложными или комбинацией верных и неверных заявлений. Так или иначе, руководителям ИТ будет трудно проверить эти утверждения, если они не могут на практике использовать указанные продукты, или поговорить с кем-то, кто уже применял в деле эти приложения.

Для руководителей ИТ имеет смысл искать независимое исследование, анализирующее приложения.

Фартинг рекомендует компаниям обращаться к различным промышленным журналам. Компании должны стремиться найти объективную информацию. Однако найти объективную информацию трудно из-за корпоративной рекламы, с одной стороны, и из-за необоснованных заявлений, публикуемых на сетевых форумах, с другой стороны.

"Не нужно уделять большое внимание нагнетанию страха одним человеком", –  добавляет Фартинг.

Надежный источник – лишь один голос среди множества потенциальных голосов. Разнообразное и подробное исследование дает лучшие результаты.

Более четкую картину можно получить, если при работе с ПО определенного типа  многие получили плохой опыт работы.

Программные инструменты управления проектами требуют зоркого взгляда

Когда руководители ИТ изучают опыт других пользователей продукта, они должны зорко следить за тем, что происходит внутри.

Автоматические инструменты – не устройства (как можно предположить по термину), которые можно установить и забыть. Компании ИТ должны оценивать их рентабельность так же, как они изучают все остальные аспекты работы.

Компании, занимающиеся ПО, могут иметь неотъемлемое преимущество внутренних знаний о продукте и разумную степень скептицизма, уверен Фартинг.

Программисты знают, что дела могут пойти неправильно, и любой, кто достаточно долго проработал в отрасли, понимает, что самое простое недоразумение или простая ошибка могут иметь серьезные последствия.

Сущность этих устройств, особенно всеобъемлющих и дорогих, может вызвать сильное сопротивление изменению курса в компании.

Цена покупки и стоимость получения лицензии – не все расходы, связанные с использованием автоматизированного инструмента управления. Часто приходится проводить дорогостоящее обучение. Дорогостоящие кадры должны тратить большое количество времени на такие задачи, как ввод данных и тестирование во время этапа внедрения продукта.

Если компания длительное время использует конкретный продукт, то возникает вопрос, что делать со всеми архивными данными.

"Если все ваши записи находятся в старой системе, которую вы больше не можете использовать, то вы остаетесь без этой полезной информации", –  считает  Фартинг. 

Если нет по-настоящему веской причины для изменения, ИТ компании желательно продолжать использовать имеющуюся у нее в данный момент автоматизированную программную систему управления проектами –  по причине дороговизны смены программного обеспечения. Иначе оно в итоге окажется  весьма дорогостоящим.

Однако отрасль, пожалуй, может выиграть от большей стандартизации хранения данных, могущей предоставить гибкость, требуемую компаниям для легкого перехода на наиболее эффективные системы.

"Если ваши данные были сохранены стандартным способом, будет относительно легко перенести их из одного пакета в другой. Также можно использовать инструменты для этих данных, чтобы запросить новые куски информации, к которым ранее вы не могли получить доступ".

От руководства требуется четкое видение при выборе и оценке инструментов

Учитывая стоимость внедрения автоматизированного программного инструмента управления проектами, нужно делать упор на правильном выборе программного обеспечения с первого раза.

Руководители ИТ должны понимать следующее о программной платформе управления проектами их компании:

• Какие участки программной платформы управления проектами могут быть облегчены за счет автоматизации.
• Какие продукты, скорее всего, будут работать, а какие продукты, скорее всего, не будут работать.
• Как эти продукты функционируют после того как становятся частью процесса проекта.

В заключение  следует отметить,что пока есть необходимость в просвещенном руководстве во время процесса выбора, данное требование не исчезнет, как только автоматизация ПО будет реализована.