Тройное ограничение, или почему нельзя игнорировать расходы (даже если ваш клиент не против)

Любой руководитель проекта скажет вам, что тройное ограничение – масштаб, сроки и бюджет – это самая важная часть управления проектом любого типа. В данной статье рассматривается третье ограничение – т.е. бюджет. Почему так много крупных корпораций игнорируют бюджет? Во многих больших компаниях перерасход денег не приветствуется, но и не является серьезным проступком, особенно если перерасход произошел внутри корпорации.

По каким-то внутренним политическим причинам, все еще трудно усвоить и понять, как это происходит. Возможно, это происходит из-за того, что многие компании имеют систему вознаграждения по рангам, согласно которой сотрудники ранжируются и вознаграждаются в зависимости от количества подчиненных им сотрудников, или в зависимости от размера бюджета их отдела? Если это так, то неудивительно, что бюджет столь часто игнорируется (если по итогам года разрешено уничтожать проблемы перерасхода, возможно, что их начальник не особо заинтересован в сокращении бюджета отдела?).

Временного руководителя сильно раздражает снисходительное отношение к бюджету, которое вредит долгосрочной коммерческой деятельности и акционерам. Управлять крупным проектом с сотнями отчетов, с семи- или восьмизначной цифрой бюджета очень увлекательно, но если вы обнаружите, что это всего лишь игра для руководства и самолюбование для вас, то вы почувствуете раздражение, потому что это просто неправильно.

Работа в небольших компаниях с ограниченными финансами и ограниченными ресурсами может разочаровать по многим причинам, но необходимость эффективного расходования средств и своевременной поставки – сильный стимул для всех нас. На перерасходованные деньги фирма могла бы сделать множество вещей, особенно когда перерасхода можно было избежать.

Нередко бывает сложно адекватно контролировать бюджет. Будь то внешний поставщик, повышающий цены, или внутренние отделы, тратящие зарезервированные человеко-часы на проекты, выполняющиеся в пределах бюджета, – результат обычно одинаковый для успешно работающего руководителя проекта. Ваши подчиненные разрушают успех, в то время как вы несете финансовую ответственность. Даже если руководство говорит: «Не беспокойтесь, это всего лишь внутренняя бюджетная проблема», для временного руководителя это жестокий удар.

Все временные руководители и руководители проектов, каким бы проектом они ни управляли, обязаны серьезно интересоваться размером затрат и постоянно информировать о прогрессе в бюджете, независимо от того, насколько неприятными могут быть новости. Это имеет дополнительное преимущество обеспечения того, что если под конец проекта бюджет будет превышен, вы сможете показать, что в течение всего проекта вы укладывались в бюджет. В конце проекта руководство напомнит вам, сколько точно стоил проект, и когда речь заходит о том, почему именно проект закончился с перерасходом 35%, память оказывается очень короткой.

На следующий день после вечеринки обычно предъявляются претензии к счету, и старый добрый временный руководитель проекта , как правило, оказывается главной мишенью для обвинений.