Как круговые диаграммы и представление общей картины могут оптимизировать ваши проекты

Каков лучший метод распределения ресурсов по всем проектам? Как гарантировать, что вы уложитесь в бюджет и в установленные сроки? Ознакомьтесь с новейшими инструментами, предназначенными для облегчения вашей работы!

Обычно руководители ИТ зарабатывают и получают свои зарплаты, но  иногда в придачу к ним ещё и несколько сроков сдачи для одновременных проектов, персонал с разными навыками, конкурирующие графики и приоритеты, а также  несколько непредусмотренных переменных.  

Ежедневно возникает вопрос, какой проект и  какие ресурсы должен получить, чтобы обеспечить завершение всех проектов в срок и в рамках бюджета.

Задача максимизации выделения ресурсов – часто самая трудная задача, с которой сталкиваются руководители. Если должным образом не обеспечить персоналом и оборудованием проекты, шансы завершить их вовремя и в рамках бюджета низкие, что приводит к снижению прибыльности и потенциальной неудовлетворенности клиента. Поэтому некоторые компании и исследователи посвятили себя поиску решений, специально предназначенных для расстановки людей, времени и сил в нужное место.

Несмотря на то, что выделение ресурсов может быть трудным, есть несколько ключевых элементов управления проектами, на которых могут сделать упор руководители, чтобы заставить выделение ресурсов в разработке и внедрении программного обеспечения работать гладко и эффективно:

• Доступность высокоорганизованной информации;
• Использование данных научных исследований для управления принятием решений;
• Осведомленность о широком контексте, связанном с проектом.

Простые графики создают простой способ считывания информации для принятия сложных решений

"Проблема в том, как создавать решения распределения исследований, чтобы они были очень мощными, но с очень простым внешним интерфейсом",  -  говорит Родни Брим, президент калифорнийской Технологии производительных решений, предлагающей ManagePro (программный продукт, предназначенный для тех, кто занимается оценкой и контролем над завершением проекта).

Программа дает подробную информацию касательно того, кто назначен, на что, и когда, но с максимальным упором на удобстве, функционируя в согласии с системой электронной почты Microsoft Outlook.

«По нашему опыту, даже если вы можете выполнять все сложные задачи с вычислениями, большинство людей хотят чего-то более простого. Нет ничего похожего на очень простые графики», - считает Брим.

Он разрабатывает схему интерфейса ManagePro, чтобы предоставить дельную, разделенную на категории и сразу считываемую информацию, с графиками с цветовым кодом и всплывающими блоками информации.

Возможно, вы должны добавить мистера Спока в свою группу: логический подход к выделению ресурсов

Простота – не обязательная цель Марка Хармана, профессора разработки программного обеспечения в Королевском колледже в Лондоне. Он работает над поиском новых методов оценки максимального выделения ресурсов при помощи математического и статистического анализа.

Такие исследователи, как Харман, изучают ситуации, с которыми часто сталкиваются компании, и испытывают множество разных подходов и результатов, пытаясь найти связи между определенными видами решений и результатов.

Цель этих действий – обеспечить руководителей еще одним инструментом, который поможет им в принятии решений. «Это походит на наличии мистера Спока в группе. Данные алгоритмы очень логичны».

Но Брим не совсем уверен, что успешные руководители захотят применять такие компоненты. "Люди очень заняты,  – считает он.  – У них нет времени на внедрение новых алгоритмов".

Одно заблуждение, присущее многим компаниям, заключается  в том, что им кажется,  если они используют такое исследование, то числа слишком сильно повлияют на принятие решений.  Однако  человеческий фактор столь же важен.

"Руководитель почти всегда знает, что есть нечто, что является безусловным",  –  говорит Харман. Он считает, что фирмы часто боятся не самих данных, а неотъемлемых рисков экспериментирования. "Я часто встречаю на конференциях людей, занимающихся оценкой и тестированием, но они не могут заставить своих начальников купиться на это. Начальники обычно опасаются, что как только конфиденциальные данные попадут в руки независимых исследователей  –  промышленные тайны будут обнародованы на свободном рынке. Компании часто воображают то , чего не существует ".

Харман, которому доверили свои данные такие технические гиганты, как Sony и Motorola, сказал, что когда доходит до распределения ресурсов, в частности, информация, нужная ученым, не обязательно должна быть очень точной: "Нужны только основные численные данные. Мы знаем это как комплекс работ 49. Не обязательно знать, с чем именно он связан".

Харман и его группы используют необработанные числовые данные, полученные от Sony, Motorola и других, чтобы получить количественно выраженные ответы на вопросы, на которые издавна было трудно отвечать людям, ответственным за распределение, такие как "Кому я должен назначить проект" и "Сколько времени потребуется группе на завершение выполнения данной работы?"

Для этого он использует так называемый фронт Парето – идею, рожденную из экономических исследований, в которой создается схема набора вариантов и назначаются числовые значения всем возможным результатам с целью сужения области только до самых эффективных вариантов.

Харман сравнивает идею дарвиновской эволюции с идеей, что есть большое число потенциальных решений проблемы, но только одно решение, или набор решений, которые подходят: "Рассмотрим компромисс между достоверностью и риском. Нужно найти золотую середину в области компромисса".

"Мы создаем среду, в которой вырабатываем решения проблем. Мы берем лучшие кусочки из каждого плана проекта".

Концентрация на правильном ответе – цель изучения инструментов распределения. Главное – управлять всеми параметрами, связанными с конкретным проектом.

Понимание общей картины способствует рациональным деловым решениям

"Для нас контекстная информация важна так же, если не больше, чем фактическое число. Какова цена завершения не в срок, и насколько она реальна? Я работал над проектами, в которых теряется миллион долларов прибыли в день. Я работал над другими проектами, в которых почти не было заметной стоимости",   -  сказал Брим.

Исполнители, занимающиеся руководителями нижнего и среднего звена, распределяющими кадровые ресурсы, рассматривают параметры людей, перегруженных работой, поставщиками, изменяющими продукты, используемые компанией, чтобы помочь в создании ее программного обеспечения, и удовлетворить  требования или равнодушие конечных пользователей.

Вопросы руководителя: "Кто мне доступен? Где найти ресурсы? Насколько сильно я перегрузил делами данного человека?"  Вопросы исполнителей такие: "Сможем ли мы это сделать в срок и в рамках бюджета?"

Задача – создать инструменты, сообщающие, насколько далеко вперед компания продвинулась в проекте, и когда она его закончит, а также насколько велики потенциальные трудности. "Нужен простой способ получения обоснованной оценки».

Удобство не только экономит время, но уменьшает вероятность того, что компонент окажется незамеченным, вызвав непредвиденную задержку в производстве: "Вы бдительны, поэтому не оказываетесь удивлены".

Ученые признают, что достоверность полезна на руководящем уровне. "Больше всего их (т.е. руководителей) волнует управление риском".

Часть трудности, с которой Харман сталкивается при убеждении руководителей фирм согласиться с его исследованием, - не только избавить их от беспокойства, но и показать им финансовую выгоду:"Мы доказали на реальных данных, что это исследование может быть очень полезно. Оно также очень полезно в работе с идейными лидерами".

В свою очередь, Брим уверен, что исследование, способное повлечь за собой новую технологию, будет наилучшим средством для движения вперед: "Мы будем переходить на все более разумные системы, способные вычислять, что происходит, и вносить коррективы в реальном времени".

"Какие бы достижения ни появились, они будут зависеть от средств связи между учеными-исследователями и промышленными лидерами,  – говорит Харман, считающий, что беседы между коллегами почти ничего не меняют.  – Научные журналы – не место. Должен быть и второй план".

Так или иначе, наиболее важная задача для специалиста по программному обеспечению, отвечающего за распределение ресурсов,  – всегда быть в курсе событий, не только внутри компании, не только в отношении проекта, но и относительно достижений, способных упростить дилемму определения приоритета проектов и подбора ресурсов.