Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Многозадачность снижает продуктивность

Казалось бы, невозможно избежать многозадачности в современном занятом мире. Постоянная бомбардировка электронными письмами, звонками и встречами быстро начинает накапливаться, и для борьбы с этим мы пытаемся делать больше дел одновременно. Я инстинктивно отвечаю на звонок, когда еду домой с работы на машине, или отвечаю на срочное электронное письмо во время чтения отчета, но является ли это лучшим решением проблем?

Растущее число фактов показывает, что многозадачность снижает продуктивность. Хотя она заставляет нас считать себя более продуктивными, на самом деле мы нарушаем работоспособность и попутно сильно снижаем качество работы. Хотя все понимают, как многозадачность влияет на отправляющего смс сообщения водителя, вредное воздействие многозадачности на рабочем месте незаметно сразу.

В исследовании, опубликованном в журнале «Наука» в 2010 году, данный вопрос разбирался путем изучения того, как мозг человека справляется с несколькими одновременными действиями. Исследование показывает, что когда человек выполняет одну задачу, целенаправленные участки обеих лобных долей головного мозга вместе участвуют в работе над задачей. При добавлении второй задачи две доли разделяют обязанности, и каждое полушарие сосредотачивается на своей собственной цели. Две лобные доли совместно работают над выполнением независимой задачи, но они разделяются для выполнения раздробленных задач.

Имея в своем распоряжении лишь две лобные доли, люди не в состоянии одновременно справляться с более чем двумя уникальными задачами. Когда к ним добавляется третья задача, мозг вынужден заменить одну из первых задач. Это означает, что люди в небольшой степени способны к многозадачности. Но эта маленькая степень значительно ниже, чем мы часто требуем, и покрывает только две основные задачи. Хотя удается читать отчет и параллельно следить за временем, одну из первых задач придется бросить, если потребуются добавочные умственные усилия. Если проверка времени вызовет обдумывание выходных, то вы забудете об отчете.

Все люди ограничены их же мозгом, и все же кажется, что сейчас люди вынуждены делать несколько дел одновременно, чтобы выполнить все. К чему приводит многозадачность на рабочем месте? Многозадачность, особенно при ее огромном применении, как минимум, , неэффективна, а в худшем случае, просто губительна. Чем больше задач человек выполняет одновременно, тем меньше внимания он уделяет отдельным задачам. Многозадачность не только мешает текущей продуктивности, но и угрожает умению человека выполнять работу в дальнейшем.

Как можно бороться с этим повседневным явлением? Не исключено, что даже сейчас вы читаете данную статью после нескольких не имеющих к ней прямого отношения поисков, или, возможно, вы проверяете свой аккаунт в Фейсбуке через каждые несколько предложений, чтобы узнать, появилось ли что-то новое. Многозадачность в нынешнем занятом мире кажется инструментом неизбежным, хотя и мало полезным. Ниже приведено несколько способов, помогающих вам сосредоточиться на работе и успешно выполнять ваши задачи:

Делите день на части с помощью метода Помодоро

Помодоро – метод структурирования расписания, состоящий из коротких, непрерывных частей работы. Работая в течение 25-минутных частей с последующими короткими перерывами, вы чередуете периоды сосредоточенной работы и куски времени, посвященные очистке вашего ума и преследованию желанных для вас целей.

Основа метода Помодоро в том, что во время каждого Помодоро вы полностью сосредотачиваетесь на решаемой задаче. Это означает закрыть электронную почту, убрать телефон и сосредоточиться только на единственной стоящей перед вами задаче. Отстраняясь от всего, вы по-настоящему включаетесь в работу, не отвлекаясь на другие дела, сводящие на нет ваш прогресс.
Дополнительная выгода данного подхода в том, что после каждого короткого Помодоро вы можете изменить свой распорядок дня исходя из уже выполненного вами объема работ и ваших видов на будущее. Разбивая день на много частей, вы получаете намного более ясное представление о ваших затратах времени на каждую задачу.

Ограничивайте ваше расписание по времени

Эффективное управление 8-часовым рабочим днем – приобретаемый талант. Бесконечные отрезки времени могут вызывать страх и апатию, в то время как потрясающе легко выйти за дверь в конце дня, имея малое представление о достижениях дня.
Перед тем как приступать к работе на день или запускать новый проект, напишите на бумаге, чего вы хотите достигнуть, и укажите разумную оценку продолжительности для каждой цели. После того как вы изложили свои ожидаемые результаты, решайте эти задачи в течение непрерывных отрезков времени, выделенных для достижения четко установленных целей.

Ограничение по времени не только помогает вам работать в течение выделенных длинных периодов времени, но и держит вас в курсе фактических затрат времени на достижение конечных целей. Вы можете обнаружить, что ежедневно тратите три часа на разбор электронной почты, или, что написание статьи в блоге занимает два часа, тогда как при ограниченном редактировании время написания статьи сократится до 15 минут. Лучшее понимание ваших собственных затрат времени поможет вам назначить приоритеты задач и сделать работу.

Планирование работы до начала ее выполнения позволяет лучшим образом использовать длинные отрезки времени. Имея четкое представление о том, что нужно выполнить, и о выделенном на каждую задачу времени, вы по-настоящему повысите продуктивность работы.

Обновляйте ваш список текущих дел

Активный список текущих дел позволяет вам заносить идеи в каталог в любое время, когда они приходят вам в голову. Вдруг вспомнили, что нужно ответить на приглашение на свадьбу к концу недели? Не бросайтесь сразу отправлять письмо на почту, а запишите его в свой список и отметьте в соответствии с его приоритетом.

Этот простой организационный инструмент позволит вам продолжать выполнение задачи, не забывая о важных делах. С помощью блокнота и ручки вы можете сохранять сосредоточенность и существенно повысить продуктивность.

Назначая приоритеты задачам, устанавливая еженедельные цели и добавляя задачи, независимо от того, насколько длинными или сложными они являются, вы можете планировать на каждый день и всегда решать самые срочные или важные для дальнейших шагов задачи. Знайте свое время, знайте свои задачи и планируйте их соответственно.

Планирование времени принесет вам большую пользу на работе, дома и во всех аспектах вашей жизни. Понимайте вашу рабочую нагрузку, назначайте приоритеты задачам, и заставляйте себя работать без перерывов, чтобы достичь большего без необходимости заниматься слишком многими делами одновременно с потерей продуктивности в каждом из них.

Пора забыть об электронной почте, отключить Twitter, и перестать смотреть видео YouTube до тех пор, пока у вас не появится свободное время. Когда вы завершите выполнение имеющейся задачи, вознаградите себя, уделив данным действиям внимание, которого они заслуживают.


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.