Управление проектами в разъездах

В сегодняшней гибкой деловой среде для руководителей проектов стало нормой работать вдали от офиса и совершать длительные деловые поездки. Но отслеживание и управление проектом на расстоянии требует большего, чем просто ноутбука и хорошего подключения к интернету.

Джеймс Стюарт, английский генеральный директор Exact, рассматривает, как фирмы малого и среднего размера используют передовые программные продукты для бизнеса, помогающие им сдавать проекты в срок, без превышения бюджета и в разъездах.

В наши дни растущее число проектов охватывает несколько стран и вынуждает членов группы ездить по разным странам. Способность отслеживать и контролировать эти проекты, находясь в разъездах, стала критическим фактором успеха и ключевым конкурентным отличительным качеством. Но, несмотря на наличие все более развитых технологических решений, многие компании по-прежнему полагаются на неудобные и отнимающие много времени ручные процессы и разрозненные информационные системы в управлении своими проектами. Результат? Недостаток сотрудничества и прозрачности внутри всей фирмы, который может в итоге разрушить организационные цели.

Из-за глобального экономического кризиса компании находятся под большим, чем когда-либо ранее, давлением, вынуждающим их поддерживать строгий контроль над всеми аспектами их проекта и демонстрировать клиентам, что они применяют такой подход. В стандартной офисной среде согласованный подход к выполнению проекта жизненно важен. Когда проектные группы работают вдали от привычной среды их базы, это становится необходимым. Эта динамика запускает переход от традиционного ручного подхода к более рациональному, комплексному решению управления проектами, объединяющему различные технологические процессы и оптимизирующему процессы во всей организации.

Но как руководители проектов могут эффективно управлять своими проектами, когда они разбросаны по разным странам мира или работают с коллегами в зарубежных филиалах? Простой ответ заключается в том, что их программное обеспечение должно быть столь же мобильным, как и они сами. Здесь масштабируемые программные решения на интернет-основе вступают в свои права, давая руководителям проектов возможность работать в приложении через защищенный портал, чтобы управлять всеми аспектами их проектов из любого места в мире, где бы они ни находились.

Эффективное принятие решений должно быть основано на детальной и полноценной оценке каждой стадии проекта в реальном времени, подкрепленной возможностью изучать данные до уровня детализации на основные составляющие. Когда они находятся вдали от офиса, руководители проектов сильней, чем когда-либо, полагаются на надлежащую видимость своих проектов, чтобы следить за сроками и фиксировать все элементы дохода и все элементы фиксированных, плановых и фактических затрат, связанных с их проектами, внутренние или внешние.

Представьте себе эксперта по количественному анализу, работающего над глобальным проектом, чтобы проверить качество и количество угля, загружаемого на грузовики в шахте в Чили. Он знает, что ему нужно совершить полет из Рио-де-Жанейро в Сантьяго, и оценивает, что первая фаза проекта займет два дня от начала до завершения, с двумя ночами в отеле. При использовании программного обеспечения для управления проектами эти расходы могут быть изначально добавлены в систему в качестве бюджетного значения; после заказа и оплаты билетов и отеля их можно будет ввести в качестве плановых значений. Затем эксперт может использовать свой PDA или ноутбук, чтобы войти в систему, все еще находясь на месте шахты, чтобы отметить завершение этой стадии проекта по отношению к его графику.

Когда дело касается эффективности административного управления и эксплуатации, управление расходами на выписку электронных счетов – еще одна важная функция программного обеспечения для управления проектами для членов группы, находящихся в командировке за пределами страны. Сотрудник, питающийся в ресторане  в противоположном от своего руководителя конце мира , может отсканировать свою квитанцию об оплате еды и затем подать немедленную заявку на возмещение расходов. Безусловно, это преобразуется в оперативную оплату его расходов, а также обеспечит немедленную видимость в реальном времени отношения между понесенными фактическими и плановыми расходами по отношению к его проекту, по мере того как они совершаются. Это также прекращает длинную цепочку административных процессов и минимизирует путаницу относительно того, кому принадлежат бюджеты, путем использования электронных рабочих процессов для направления заявок непосредственно правильному человеку.

Расходы, связанные с получением или утратой новых коммерческих возможностей, также могут тщательно отслеживаться, давая руководителям проектов полную видимость текущего состояния их прибыли. Внеплановая и непредвиденная большая сумма расходов после очередного делового совещания может превысить бюджет и резко уменьшить прибыль. Но функция подачи заявки на возмещение расходов, связанных с потенциальным покупателем, которого они только что посетили, позволяет руководителям проектов предугадывать проблемы до их возникновения и принимать срочные меры, чтобы внести необходимые коррективы.

В своей сути  программное обеспечение для управления проектами нацелено на оптимизацию работоспособности ключевых работников во время их перемещения, освобождая их, чтобы они сосредоточились на своих главных задачах, а не теряли время и деньги из-за неэффективных процессов. Оно также поддерживает цели более крупных фирм путем применения согласованного подхода к преодолению границ между изолированными отделами, объединению рабочих потоков, документов и проектов и обеспечению более эффективной совместной работы. Все руководители проектов полагаются на передовые инструменты, помогающие им принимать быстрые эффективные решения. После того как они выведут свои проекты на верный путь, гибкое программное обеспечение , очевидно , станет основой данного процесса принятия решений, где бы они ни находились.