Стандарт социальных сетей для управления проектами

Из-за роста социальных сетей в проектах и организациях возникла потребность  в новом типе руководства. Это руководство должно быть понятным, кратким и однозначным. Оно должно продвигать интересы проекта, в то же время, защищая интеллектуальную собственность и корпоративные цели материнской компании. Однако общение в социальных сетях должно быть ограничено только в сферах, в которых это абсолютно необходимо, и не более.

Проекты могут и должны извлекать пользу из возможностей для взаимодействия, предоставляемых социальными сетями. Свободный динамичный обмен идеями служит интересам проекта и должен использоваться руководителями проектов. Однако есть вероятность неправильного использования этой растущей технологии. Знание того, как максимизировать доход, при этом уменьшив риски, является сложной проблемой. Ниже приведены 10 простых правил, чтобы направить дискуссию:

1. Среда социальной сети должна содержать заинтересованных лиц проекта и никого кроме них

Хотя это может казаться разумным (и это так и есть), взаимодействия, предоставляемые и упрощаемые социальной сетью, должны быть ограничены заинтересованными лицами проекта. Это значит, что участники проекта должны иметь предусмотренные учетные записи в социальной сети для этой цели.

2. Использование социальной сети в проектах должно регулироваться правилами, разработанными руководителем проекта

Хотя проект существует только как часть общей среды материнской компании, он имеет уникальные характеристики, которые лучше регулируются с помощью разработанных правил, работающих именно в данном случае. Проект должен суметь выпустить уникальный продукт или услугу путем рационального использования ограниченных ресурсов. Руководитель проекта должен быть готов применять более агрессивные и рискованные тактики, не всегда подходящие для текущей деятельности материнской компании. Консерватизм материнской компании, наоборот, может замедлить и негативно повлиять на динамичную среду проекта.

3. Социальная сеть должна оцениваться руководителем проекта в ходе процесса планирования

Требования социальной сети должны быть частью процесса планирования коммуникаций проекта. Оценка требований коммуникаций для данного проекта – обязанность руководителя проекта. В ходе процесса планирования коммуникаций руководители проектов, должны анализировать текущие требования проекта и решать, какую стратегию социальных сетей проводить.

4. Использование социальной сети, возможно, не нужно ограничивать только одним типом, но все же оно может быть ограничено

Социальная сеть приходит во множестве разновидностей и типов. Знать, какие из них служат интересам проекта, - обязанность руководителя проекта. Если руководитель проекта считает конкретную социальную сеть несоответствующей целям и интересам проекта, он может ограничить или полностью запретить доступ к этой социальной сети.

5. Реализация социальной сети должна контролироваться в ходе процесса мониторинга и контроля

Издержки использования социальной сети в проектах – повышенный риск отвлечения внимания, незаконной передачи интеллектуальной собственности и другие. Вероятной ценой возврата к консерватизму и не использования социальной сети может быть сниженное сотрудничество, потерянная совместная деятельность, неэффективные процессы, менее новаторское мышление и другие. Узнать, как найти баланс между двумя внешне противоречащими стратегиями, - сложная задача. Мониторинг и приспособление стратегии в рабочем порядке, чтобы она соответствовала целям проекта, должны осуществляться проектной группой.

6. Преимущества использования социальной сети должны перевешивать риски

Выбор, использовать социальную сеть в проекте или нет, - деловое решение, уникальное для каждого проекта. Риски принимают много форм и могут проявляться на политической арене компании или в опасениях насчет потери интеллектуальной собственности.

7. Лучше начать с малого –  и развиваться, чем начать с большого – и потерпеть неудачу

Иногда поэтапные изменения лучше, чем большие. Это один из таких случаев. Это дает время другим приспособиться и усвоить идею. Это дает время цепи обратной связи догнать и приспособиться к системе. Руководитель проекта не должен развертывать пять разных социальных сетей одновременно. Начать с Wiki и развиваться на ее основе, может быть, более реально.

8. Первоочередной задачей социальной сети должно быть создание сообщества

Как первоочередная задача, усилия социальной сети не должны быть сосредоточены на создании таких сред, как отслеживание ошибок, мозговой штурм или поиск и устранение неисправностей. Они должны иметь только одну цель; создать сообщество для заинтересованных лиц проекта. После того как  появляется чувство принадлежности к сообществу и социальная сеть используется, она может разветвиться, чтобы включить в себя более развернутые цели.

9. Усилия социальной сети требуют защитника

Использование социальной сети в проектах может быть новшеством для большинства организаций. Сама социальная сеть может быть источником перемен. Поэтому ее использование может умышленно замедляться, или с ним могут открыто бороться другие люди. Наличие защитника, который завлечет людей в нее, сместив дискуссию с традиционных методов на эту новую среду, может быть отличием, отделяющим успех от провала.

10. Социальная сеть усиливает как хорошее,  так и плохое

Способность социальной сети объединять людей во всем мире может привести к совместной деятельности, высокоэффективным и новаторским группам, с качествами, превосходящими сумму отдельных частей. Но ее способность выдвигать на передний план желательные черты и мышление, точно так же действует и на нежелательные. Поэтому нужно анализировать "зрелость социальной сети" для групп или организаций, прежде чем  широко использовать её в проектах.