Шесть советов по управлению временем для руководителей проектов

Чтобы быть успешным руководителем проекта, вы должны уметь хорошо управлять своим временем. Лучшие руководители проектов гарантируют, что они продуктивны большую часть своего времени, и любой ценой избегают людей, попусту тратящих время. Здесь приведено несколько советов, которые помогут вам более эффективно управлять своим временем.

Создайте план

Вы можете спросить, какое это имеет отношение к управлению временем. Если все знают, что они делают, и имеют план с регулярными контрольными точками, на которых нужно сосредоточиться, руководитель проекта потратит намного меньше времени на решение проблем, вызванных недостатком ясности.

Помните правило 80/20

Правило 80/20 (или принцип Парето) – заключается в том, что выполнив 20% работы, можно произвести 80% выгоды от выполнения всей работы.

Ценность этого правила  для руководителя проекта в том, что оно напоминает ему о необходимости сосредоточиться на 20 процентах действий, являющихся важными. Из действий, выполняемых в течение проекта, только 20 являются важными. Эти 20 процентов дают 80 процентов результатов. Выявите эти действия и сосредоточьтесь на них.

Не только информирование о состоянии

Лучше избегать совещаний группы, на которых вы обходите все помещение, прося каждого человека дать новую информацию о состоянии дел. Эти совещания малоценны и являются пустой тратой времени. Вместо этого потратьте время на анализ рисков, проблем и возможностей. Используйте группу для коллективного обсуждения решений и генерации идей.

Групповые совещания должны иметь согласованную повестку дня, которой вы придерживаетесь. Если вы выделяете один час на совещание, обеспечьте, чтобы оно длилось час и не больше.

Исключайте крупные проблемы из совещания, если они могут затянуть совещание. Не заставляйте всех высиживать до конца длинные технические обсуждения, не затрагивающие их. Создайте рабочую группу, чтобы сосредоточиться на проблемах и отчитаться перед группой на следующем совещании.

Прекратите детальный контроль

Избегайте углубления в детали работы. В проектах разработки программного обеспечения руководитель проекта не обязан вмешиваться на уровне кода, оставьте это разработчикам. Вы выбрали подходящую группу для работы. Позвольте им заниматься тем, что они лучше всего умеют, пока вы сосредоточены на доведении проекта до успешного окончания.

Не выполняйте работу

Многие руководители проектов совершают ошибку, принимая участие в выполнении работы. Избегайте этого любой ценой. Управление проектами - работа в течение полного рабочего дня, и отвлечение от нее (даже на короткий период) может привести к проблемам. Может быть, заманчиво выполнить несколько задач, когда срок сдачи приближается, но оставьте это другим, в то время как вы занимаетесь управлением проектом.

Создайте список текущих дел

Фиксация на электронной почте – современная проблема, способная отвлечь вас от выполнения нужных или запланированных задач. Создание ежедневного списка текущих дел поддерживает вашу сосредоточенность на достижении ваших целей. Вычеркивание задач из вашего списка создает реальное ощущение достижения и стимулирует дальнейшую активность.

Вывод

Управление временем – основной навык для руководителей проектов. Если вы не можете управлять своим собственным временем, как вы можете рассчитывать управлять своими группами? Спрашивайте себя  каждый день, что вы сделали для продвижения проекта вперед. Планируйте на каждый следующий день, что вы должны сделать, чтобы обеспечить прямое и точное продвижение проекта вперед. Планируйте ваше время, с легкостью управляйте вашими ресурсами и эффективно общайтесь.  Умение управлять временем существенно способствует успешному завершению проекта.