17 обязательных вопросов к планированию успешных проектов

Почему некоторые проекты протекают без запинки, а другие чуть ли не тонут? Одной из причин может быть тип и качество вопросов, которые люди задают в самом начале проекта. Далее мы приведем 17 полезных вопросов, которые могут осветить неясные аспекты вашего проекта и тем самым помочь вам избежать дорогих  «сюрпризов» в будущем.

1. Как бы вы описали свой проект?

Опишите его как можно выразительнее, показав общую картину и цель при успешном завершении. Как будет проект выглядеть, ощущаться, звучать, выполнять работу, улучшать производительность, помогать вашим клиентам и любым способом помогать человечеству?

2. Каковы ваши цели?

Чего вы пытаетесь достичь? Перечислите цели проекта, которые четко определены, ясны, достижимы и измеримы. К примеру: "Создать четырехчасовое видео по тренировке самозащиты, а также инструкцию по тренировке и базу данных, к которым можно будет, используя интернет, получить доступ к маю 2008-го года."

3. Кому будет выгодно от реализации вашего проекта?

Примером аудитории, на которую рассчитан проект, могут быть: клиенты, потребители, клиенты потребителей, местные общины, дикая природа, студенты и специфические сегменты населения.

4. Создаете ли вы товар?

Примером могут быть: книги, статьи, отчеты, исследования, учебники, видео-, аудио-, мультимедийная продукция, инструменты, инструкции, графика, программное обеспечение и информационные системы, веб-сайты, базы данных и специальное оборудование.

5. Предоставляете ли вы какие-либо услуги?

Примеры включают в себя: предоставление поддержки по телефону, тренировка по использованию бизнес-ПО, дневная медицинская помощь, статистический анализ, редактирование текста и опрос клиентской удовлетворенности.

6. Какой метод вы выберете?

К примеру, начнете ли вы с изучения нужд вашей аудитории? Будете ли вы использовать этапы дизайна, разработки, реализации, пилотного тестирования и отката проекта?

7. Какой тип графика\расписания вы собираетесь использовать?

Будет ли ваш проект включать в себя инкрементальную реализацию процесса, которая может заключаться в нескольких месяцах или годах? Если да, то какие этапы вы предвидите в будущем? Содержат ли данные этапы критические контрольные точки? Можете ли вы создать детальное расписание для ближайших задач?

8. Есть ли необходимость в партнерах?

Проектам многих типов будет выгодно сотрудничество с партнерами, которые смогут предоставить дополнительные силы или же ресурсы в какой-либо области. Собираетесь ли вы объединить усилия с другими организациями, консультантами или агентствами для завершения проекта? Если да, то какой опыт, надежность, материальную поддержку или другие преимущества привнесет каждая сторона?

9. Есть ли необходимость в совете или какой-либо конкретной информации?

Планируете ли вы искать какую-либо информацию или помощь экспертов предметной области или других советчиков? Есть ли необходимость в исследованиях и если да, то какие источники вам помогут? К примеру, это могут быть ресурсы интернета, документация компании, отчеты об услугах, журнал проблем, отзывы потребителей, опросы, информация фокуса группы, формы прогнозов, библиотеки и формальные учения.

10. Есть ли необходимость в специальных системах или оборудовании?

Некоторые проекты требуют установки технической инфраструктуры для создания товара или предоставления услуг. Инфраструктура может включать в себя: сервера, сети, компьютера и устройства периферии, мультимедиа, звук или видеосистемы.

11. Понадобятся вам какие-либо специальные инструменты или шаблоны?

Некоторые проекты требуют использования определенного набора программных инструментов или специфического набора шаблонов или техник. Важно то, что вы должны указать их в начале проекта, таким образом каждый будет четко осведомлен о том, что является необходимым.

12. Как вы оцениваете успех проекта?

Как бы вы оценили и измерили прогресс и эффективность вашего проекта? Будете ли вы собирать информацию о том, как вы претворяете в жизнь все установленные цели (оценка процессов) и  насколько  хорошо вы удовлетворяете все нужды целевой аудитории (оценка результатов)?

13. Кто должен рассматривать и одобрять решения?

Будет ли существовать четкой процесс передачи элементов на рассмотрение и одобрение, а также установка временных рамок для получения отзывов? Какой вид договора будет использован? Все зависит от того, будет ли кто-то уполномочен такой  ответственностью и властью, которая поможет примирить различающиеся мнения в случае, если команда не может достичь консенсуса.

14. Как ваш проект развивается со временем?

Почему то, что произойдет в будущем, настолько важно сегодня? Одна из причин заключается в том, что  возникновение убыточных возможностей может быть предотвращено или поддержано теми решениями, которые будут приняты в самом начале. Небольшое однократное усилие  зачастую может  перерасти в отдельный цикл путем добавления неожиданных этапов, вариаций и версий. Так почему же не планировать все наперед?

15. Кто за что будет нести ответственность?

Данный аспект наиболее важен в случае, когда множество сторон вкладывают усилия для получения результата, а еще более, когда они зависимы друг от друга. К примеру, ваш четкий график для Задания X может указывать  на то, что "Завершение Задания X зависит от Человека Y в Компании C , предоставляющей Результаты ABC к такой-то дате."

16. Каким рискам вам стоит уделить пристальное внимание?

Нет ничего сложнее, чем прогнозирование, определение и управление потенциальными рисками проекта в целом либо даже успешно завершенной части проекта. Ведь никто не хочет признавать потенциальный крах, верно? Тем не менее, риск - это нормальное явление повседневной жизни и, уделив ему должное внимание, мы можем им управлять!

17. Что вам осталось решить?

Какие проблемы и задачи остались после всего обсужденного? У вас и вашей команды может остаться список вопросов, не получивших ответов, а также  других неизвестных вещей. Что это за элементы, как и когда, вы полагаете, они будут решены? Представляют ли они какую- либо опасность до того, как на них будет получен ответ?

Продумав и найдя ответы на  все данные вопросы, вы сможете достичь своих целей с гораздо меньшим ,нежели в  ранних  своих проектах, количеством проблем и угадываний.