6 шагов к успешному составлению расписания

Составление детального расписания является одной из наиболее сложных задач на пути руководителей проектов. Составление расписания иногда считается наукой, и результаты это подтверждают. Для членов команды очень часто путаница возникает в том случае, если они, находясь в одном проекте, следуют расписанию, созданному одним руководителем, а в другом проекте другой руководитель применяет совершенно иной подход к составлению расписания.

Очень часто от членов команды можно услышать такую фразу: «Почему все руководители не могут работать в одинаковом виде?»

Если такое вы слышали в своей команде, то наверняка пришло время исследовать , как вы и ваша команда создаете свои расписания. Наверное, у вас нет постоянного подхода к составлению расписания для команды, такого, который был бы полезен во всех проектах.

Существует множество источников, которые твердят об идеальном решении проблем с расписанием. Но вы можете последовать следующим шести простым шагам для достижения успеха.

Шаг 1: Определение действий

Составьте структуру декомпозиции работ (WBS) и проведите полную декомпозицию.

Исследуйте вашу структуру WBS и изучите те действия, которые необходимо выполнить для создания элементов структуры. К примеру, если элементом является "установка нового аппаратного обеспечения", то действия, добавленные в план, могут включать в себя "установку сетевого подключения", "установку видеокарты", "установку приложений" и затем "установку почтового клиента".

Шаг 2: Определение последовательности действий

Помните, как перед школой вас просили составить правильный порядок из набора картинок? Вам необходимо было определить, какая картинка отображает первое действие, какая - второе и т.д. Так вот, это и является вторым шагом на пути к составлению успешного плана. Он заключается в расстановке действий по порядку простым расположением их одного за другим. К примеру, вам необходимо установить видеокарту до того, как вы будете настраивать сетевое соединение, устанавливать приложения и затем наконец-то устанавливать почтового клиента. В некоторых случаях два или более действий могут быть совершены одновременно. Наверняка мы можем установить приложения, параллельно устанавливая что-либо другое. На данном этапе мы можем принять во внимание различные типы зависимости действий, такие как конец-к-старту, старт-к-старту, конец-к-концу и старт-к-концу, для того, чтобы понять, как данные действия будут относиться друг к другу.

Шаг 3: Расчет необходимых ресурсов

Третий шаг включает в себя расчет тех ресурсов, которые необходимы для завершения каждого действия. Это включает в себя необходимые людские ресурсы, финансовые ресурсы и оборудование. Все эти ресурсы необходимо рассчитать для каждого действия до того, как вы будете высчитывать их длительность в следующем шаге.

Шаг 4: Оценка длительности каждого действия

Данный шаг требует от вас и вашей команды анализа того, сколько времени понадобится на завершение каждого действия. Эта оценка может быть рассчитана посредством следующих инструментов:

• Экспертная оценка - то есть советуясь с теми, кто уже знаком или имел опыт в том, что необходимо выполнить для завершения определенного действия.
• Оценка по аналогии - то есть подход к оценке сверху вниз, который выполняется путем изучения аналогичных проектов в пределах организации для того, чтобы оценить длительность действий.
• Параметрическая оценка - обычно это масштабируемая оценка. К примеру, вы предположили, что на установку одного программного продукта необходимо выделить 10 минут, значит, на установку шести приложений вы можете уделить в 6 раз больше времени, или 60 минут.
• Оценка по трем точкам - иногда называется Перт-анализом и является хорошим инструментом для оценки длительности действий. Вы зачастую должны взять взвешенное среднее значение пессимистической, ожидаемой или оптимистической оценки для нахождения длительности выполнения действия. Данная оценка имеет вид (Пессимистическое_значение+ 4x(Ожидаемое_значение) + Оптимистическое_значение) / 6

Шаг 5: Планировка разработки

Данный шаг является процессом, где последовательность действий, необходимые ресурсы и длительность каждого действия используются для оптимизации всего расписания проекта. Инструменты, используемые в данном процессе, включают в себя метод нахождения критического пути, компрессию расписания, гипотетический сценарий, равномерное распределение запросов на ресурс и метод критической цепи. Каждая из данных тем может быть раскрыта в отдельной статье, но в данную статью их описание не входит.

Как только расписание будет разработано, оно должно быть закреплено и оригинальное расписание должно быть запечатлено.

Шаг 6: Наблюдение и контроль расписания

Последний шаг заключается в наблюдении и контролировании расписания. Данный шаг выполняется на протяжении всего проекта и обеспечивает соответствие результатов плану. Контролирование расписания включает в себя использование отчета о прогрессе, расписание систем контроля изменений, такие как использование запросов об изменении проекта, управление производительностью и анализ изменений для определения дополнительных действий, необходимых для соответствия расписания с планом.

Итак, вот шесть шагов,которые вам необходимо создать для составления успешного расписания проекта.

Ron Holohan