Управление проектами - это философия управления, а не инструмент или техника
Управление проектамиГлоссарийФорумКонтакты

Как создать график работ по проекту за 5 простых шагов

Поздравляем! Вы были назначены на ваш первый проект, и ваш руководитель хочет увидеть график работ по проекту на текущем совещании на следующей неделе. Услышав о вашем новом повышении, группа компьютерной поддержки установила Microsoft Project на ваш рабочий ПК, так что вы готовы начать создание графика работ по проекту! К сожалению, ваши курсы подготовки "Введение в Microsoft Project" не могут быть назначены до следующего месяца, а вашему руководителю необходим полный график на следующей неделе. Но если у вас есть книга о Microsoft Project и эта статья, вы сможете выполнить поставленную перед вами задачу.

В соответствии с Совокупностью знаний об управлении проектами (PMBOK), есть пять основных процессов по разработке графика работ по проекту. Область знаний об управлении временем PMBOK объясняет каждый из вводимых ресурсов, инструментов, методов и выходов подробно, поэтому вам следует искать дополнительную информацию в PMBOK. Зная, что вам нужно начать с разработки графика работ по проекту, давайте начнем с пяти основных шагов.

Шаг первый: определение действий

Цель шага определения действий – выявление всех задач, требуемых для выполнения проекта. Это часто приводит к выявлению всех результатов работы и предоставляемых результатов, которые входят в состав проекта. Данные предоставляемые результаты обнаруживаются как компоненты Структуры декомпозиции работ (WBS). График работ по проекту дальше разбивает эти предоставляемые результаты на реальные действия, необходимые для выполнения работы.

Если проектная группа не имеет установленного описания масштаба, WBS или удовлетворительного определения масштаба, вам может потребоваться провести одно или два рабочих совещания, чтобы собрать требования дальнейшей разработки графика работ по проекту. Так как вам нужно создать график работ по проекту до следующей недели, вероятно, вы будете создавать задачи для "анализа" или "определения масштаба" в вашем графике работ. На данном этапе проекта нормально не иметь всей информации о проекте. Вы можете включить действия по сбору информации в ваш график работ по проекту. Вполне допустимо создать план анализа проекта перед переходом к стадии реализации или производства результата проекта.

Предположим, что у вас есть WBS или имеется достаточно информации для создания примерного набора задач для дальнейшего определения масштаба. Когда вы определите все действия, следующим шагом будет задание последовательности действий.

Шаг второй: задание последовательности действий

На этом этапе вы записали все имена задач и затем разбили на части предоставляемые результаты, перечисленные в WBS. Следующий этап - это задание последовательности действий с зависимостями. В течение этого этапа вы выявляете любые зависимости связанных задач и документируете их в графике работ по проекту. Вам нужно проанализировать каждую из задач, чтобы понять, какая задача имеет зависимость от дополнительных задач. В вашей любимой книге о разработке графика работ по проекту описаны различные типы отношений зависимости, включая зависимости Старт-после-финиша и Начало-после-начала. Данные отношения повлияют на сроки начала и завершения ваших задач.

Шаг третий: оценка ресурсов действий

Следующий этап – выявление ресурсов и их доступности для вашего проекта. Помните, что не все члены группы будут на все 100% доступны для вашего проекта, так как некоторые члены группы будут работать над несколькими проектами. На этом этапе вы также назначаете ресурсы для каждой задачи. Мы обычно назначаем ресурсы для задач с помощью стандартного вида диаграммы Ганта в Microsoft Project. Для каждой задачи в самой нижней точке WBS щелкните мышкой на раскрывающемся списке в столбце Имена ресурсов и выберите доступного члена группы.
Мы рекомендуем разбивать задачи, чтобы вы могли назначить один ресурс для одной задачи и избежать добавления нескольких ресурсов для данной задачи. При этом получается более длинный график работ, но он позволяет лучше контролировать выделение и отслеживание ресурсов при выполнении проекта.

Шаг четвертый: оценка длительности действий

Следующий этап после назначения ресурсов – оценка длительности каждой задачи. Длительность действия – это число рабочих периодов, требуемых для выполнения задачи. В Microsoft Project ее можно задать в днях, неделях и даже в месяцах! Также важно понимать различие разных типов длительности, включающих твердо установленную работу, твердо установленную длительность и твердо установленные единицы. Выбор правильного типа длительности влияет на доступность ресурсов и прогнозируемый срок завершения задачи.

Шаг пятый: разработка графика

Следующий этап – анализ графика работ по проекту и рассмотрение последовательностей, длительностей, ресурсов и неизбежных ограничений на график. Цель этого этапа – это проверка того, что график работ по проекту правильно воспроизводит запланированную работу. На этом этапе вы не только проверяете то, что оценки длительности являются точными, но и проверяете корректность выделения ресурсов.

Выравнивание ресурсов – это важный этап в проверке того, что сроки по проекту являются реалистичными, и что ресурсы назначены должным образом. Microsoft Project имеет автоматическую функцию выравнивания ресурсов, но мы не рекомендуем ее использовать. Вместо автоматического выравнивания рекомендуется использовать ручной процесс для разрешения проблемы избыточного выделения ресурсов. Данный ручной процесс выравнивания ресурсов требует много времени, но он приводит к лучшему завершению проекта с реалистичными сроками окончания.

Как только вы завершите разработку графика, вы будете готовы к его рассмотрению вместе с вашим руководителем для получения начальных отзывов о нем. Как только вы встретитесь с вашим руководителем для рассмотрения графика, получите его отзыв и выполните необходимые изменения, вам потребуется создать базовый график работ по проекту перед переходом к выполнению графика. Эта мера обеспечит сохранение исходных сроков в Microsoft Project, и вы сможете сравнить планируемые сроки с реальными сроками по мере прогресса проекта.

Следующий этап в PMBOK – контроль графика, что будет темой будущей статьи. Мы надеемся, что эти простые шаги помогли вам подготовиться к вашему предстоящему совещанию. Удачи в работе над проектом!


Newer news items:
Older news items:

 

Предложения

Copyright ©2014, PMToday.ru. При копировании материалов наличие прямой индексируемой ссылки на сайт обязательно.