Четыре шага по управлению временем проекта

Область знаний об управлении временем обращается к умениям, инструментам и методам, применяемым для управления временем при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Чтобы эффективно управлять временем, вы должны уметь четко понимать операции проекта и иметь необходимый набор навыков для планирования, составления и контроля сроков проекта.

Наряду с данными навыками, вы должны уметь использовать инструменты управления временем, помогающие анализировать, измерять и оценивать ваши методы управления временем. С учетом вышесказанного, предлагается четыре шага по управлению временем проекта:
1.    Определить операции
2.    Упорядочить операции
3.    Оценить ресурсы операции
4.    Разработать и контролировать график

1. Определить операции

На данном шаге нужно определить задачи, контрольные точки и другие операции, требуемые для выполнения проекта. Начните с базового определения каждой задачи и добавляйте подробности по мере детализации проекта.
График Ганта – простой и быстрый способ планирования всего проекта. Используйте график Ганта для добавления задач и их расчетных сроков. Пока не беспокойтесь о датах, а сосредоточьтесь на времени, которое займет выполнение каждой отдельной задачи.

2. Упорядочить операции

Определив операции, приступайте к их упорядочиванию. Не беспокоясь о датах, расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи при необходимости и логично выстройте проект.

После упорядочивания операций добавьте зависимости к каждой задаче. Использование зависимостей, а не дат, поможет вам увидеть истинные сроки проекта. Например, если вы создаете веб-сайт, необходимо нарисовать веб-сайт, прежде чем начинать его разрабатывать. Операция рисования является предпосылкой операции разработки. Если операция рисования завершается позже, чем ожидалось, операция разработки также сдвинется на более поздний срок.

3. Оценить ресурсы операции

Данный шаг – один из самых трудных, потому что он требует оценки предложения и спроса на каждый ресурс/человека и того, как он относится к вашему конкретному проекту. Имеете ли вы достаточно ресурсов для завершения задания по графику или вам нужны дополнительные ресурсы?

Назначьте конкретных людей или должности на каждую задачу и затем измените зависимости исходя из распределения ресурсов. Если программист требуется для 15 операций, и 10 из них перекрываются, то наймите дополнительного программиста или смиритесь с большей длительностью выполнения проекта, основанной на зависимостях ресурсов.

4. Разработать и контролировать график

Если вы использовали график Ганта для создания сроков проекта, не составит труда разработать график проекта. Разберите график Ганта вместе со всей группой и убедитесь в наличии полного одобрения перед началом проекта. Все должны понимать свою роль в проекте и должны быть в состоянии строго придерживаться сроков.

Контроль графика гораздо труднее, чем планирование графика, и требует больше индивидуального управления, чем вы ожидаете. Руководитель проекта должен тщательно следить за состоянием проекта и убеждаться в том, что операции завершаются в срок и в пределах масштаба.

Замечание: Многие сервис-ориентированные компании также могут требовать вводить время для каждой задачи. Проверка ввода количества часов при завершении операции сэкономит вам время и избавит от проблем, когда вы соберетесь отправить счет. В этом помогает комплексный инструмент управления проектами.